7 Requisitos obligatorios para implementar la ISO 22000 en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

Kit de Certificación ISO 22000:2018

Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

El esfuerzo y la constancia serán elementos clave para instaurar un Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria (SGAI) eficaz en tu organización, que le permita fortalecer sus capacidades para minimizar, eliminar y controlar los riesgos que alteren la seguridad alimentaria.

 

Los mejores atributos de la ISO 22000 están relacionados con la vida y salud del consumidor, las expectativas y satisfacción del cliente, el cumplimiento de los requisitos normativos, trazabilidad y limpieza en los procesos, mejor respuesta y adaptabilidad a los cambios y otros sistemas, prestigio, reconocimiento y oportunidades internacionales, etc.

 

Como puedes ver, los beneficios son muchos para tu organización, pero antes de adentrarse al proceso de implementar tu SGIA es importante que conozcas su estructura y documentación obligatoria.

 

Son 10 las cláusulas que conforman la ISO 22000:2018, de las cuales las comprendidas entre la cláusula 4.0 a 10.0 son de carácter obligatorio. Lo característico de esta norma es que todos los requisitos deben cumplirse sin opción  a la no aplicabilidad.

 

Adicionalmente, en la cláusula 8 se precisan otros requisitos sobre el Plan de control de peligros (plan HACCP/APPCC /PPRO) representando la columna vertebral del sistema.

 

Hoy te presento los 7 requisitos obligatorios que debes cumplir en tu organización para implementar exitosamente el SGIA.

 

Empecemos!

Requisito 1. Contexto de la organización

 

El objetivo principal del Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria (SGIA) es garantizar la seguridad del producto para su consumo, mediante la ejecución de procesos propios de la organización y otros requeridos por la norma que permiten la mejora continua.

 

Antes de cualquier definición, es importante que tu organización se autoevalúe, reconozca su contexto, recursos, debilidades y demás aspectos clave para alcanzar el cumplimiento de los objetivos del sistema.

 

Para cumplir con este requisito la organización secuencialmente debe:

 

  • Comprender su contexto.

 

La organización analiza los riesgos internos y externos del sistema que pueden interferir en el cumplimiento de los objetivos planificados, puedes buscar de entre las diferentes estrategias de evaluación, la que mejor se adapte a tu organización y te permita un proceso completo.

 

Definido el contexto  de la organización, tienes las bases para  establecer los objetivos de seguridad alimentaria.

 

Toda la información obtenida durante esta y otras etapas debes documentarla, ya que en las auditorías serán la prueba del cumplimiento de los procesos.   

 

 

  • Definir las partes interesadas y sus expectativas.

 

Define las partes interesadas del sistema como clientes, proveedores, socios, propietarios, competencia, empleados, etc. Determina de qué forma inciden sobre la seguridad alimentaria y diseña estrategias que permitan abordar sus expectativas y requisitos. 

 

Debes documentar este proceso indicando cada parte definida, su relación y aporte con el sistema. Se debe revisar periódicamente y hacer los cambios y ajustes necesarios.

 

  • Determinar su alcance.

 

El alcance es información documentada muy importante que permite referir sobre el tipo de actividades, procesos, productos, servicios, infraestructura, partes interesadas, etc., que intervienen sobre la seguridad del alimento.

 

Para la efectividad e idoneidad del sistema asegúrate de ser realista en el alcance, teniendo en cuenta las posibilidades y límites de la organización.

 

  • Diseñar el Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria.

 

Con los procesos anteriores tu organización puede establecer, implementar, mantener y mejorar su Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria. Es indispensable garantizar que dentro de la organización se implementa un enfoque de procesos que permita la interacción operativa para el cumplimiento de los objetivos previstos en la política de inocuidad alimentaria.

 

Requisito 2. Liderazgo

 

En la ISO 22000 la alta dirección se refiere al grupo de personas que dirigen la organización y quienes deben demostrar liderazgo y compromiso en todo el proceso de implementación del SGIA.

 

El liderazgo y compromiso puede ser demostrado mediante:

 

  • La política de seguridad alimentaria.

 

  • La congruencia entre los objetivos de la organización y los de inocuidad.

 

  • La disponibilidad de recursos.

 

  • El fomento de la mejora continua.

 

  • La comunicación interactiva entre las partes interesadas.

 

  • La integración del SGIA en otros sistemas.

 

 

Política de Inocuidad Alimentaria

 

Contiene la misión y visión de la organización frente a la seguridad alimentaria. La alta dirección es quien aprueba esta política y dirige las diferentes acciones y controles para supervisar su eficacia y cumplimiento. Una vez publicada se debe comunicar a todas las partes interesadas.

 

Puedes mantener visible la política a través de capacitaciones, anuncios comerciales, sitios web, etc., lo ideal es que todos los miembros de la organización conozcan la política de inocuidad alimentaria, la comprendan e incorporen dentro de sus actividades diarias.

 

Roles y responsabilidades  

 

Además, es tarea de la alta dirección asignar los roles y responsabilidades dentro de la organización y asegurar que se comprendan y desempeñen correctamente.

 

Los organigramas son una excelente herramienta para garantizar que el personal identifica claramente sus deberes, derechos y garantías.

Requisito 3. Planificación.

 

El proceso de planificación exige que la organización se examine así misma para definir los riesgos y oportunidades teniendo en cuenta entre otros aspectos:

 

  • Los propósitos.

 

  • Los riesgos para cumplir estos propósitos.

 

  • Las acciones para bordar los riesgos.

 

  • La posibilidad de convertir un riesgo en oportunidad.

 

  • Las oportunidades para la mejora continua.

 

  • Los responsables.

 

  • El tiempo.

 

  • La eficacia.

 

Para abordar los riesgos y oportunidades es necesario que la organización planifique  acciones y trace objetivos en un plan de acción, que incluya por ejemplo:

 

  • Las actividades que se ejecutarán.

 

  • Los recursos.

 

  • Los responsables.

 

  • El periodo de ejecución.

 

  • La evaluación de resultados.

 

Los objetivos por su parte deben ser:

 

  • Específicos.

 

  • Medibles para controlar su eficacia.

 

  • Realistas a las características de la organización.

 

  • Temporales para la oportuna actualización.

 

Para garantizar que todo lo planificado en el plan de acción se desarrolle exitosamente, es indispensable llevar a cabo la gestión del cambio que permite mayor control sobre las modificaciones al sistema, supervisar la disponibilidad de recursos y prever los riesgos que los cambios implican.

 

Requisito 4. Apoyo

 

Recursos

 

El apoyo se refiere a los recursos necesarios para llevar a cabo los procesos productivos en la organización, el personal, las instalaciones, el ambiente laboral, el dinero, etc. La organización debe  analizar su capacidad de funcionamiento y sus límites.

 

La ISO 22000 exige que la organización contrate personal competente, con las habilidades y destrezas que se ajusten a los requisitos del sistema. En caso de encontrar debilidades en este aspecto, debes buscar soluciones, por ejemplo contratar o subcontratar. En cualquier caso, asegúrate de mantener pruebas documentadas que demuestren las cualidades de los empleados.

 

Así mismo, la organización debe garantizar que su infraestructura e instalaciones operativas no afecten la inocuidad del producto, para esto es responsabilidad de la alta dirección supervisar que las diferentes áreas dispongan los recursos necesarios para el desarrollo eficaz de sus procesos.

Proveedores

 

La norma señala que la organización debe avalar que los productos o servicios externos no alteren la seguridad alimentaria. Por ello antes de firma contratos debes llevar a cabo la evaluación de proveedores y asegurarte de que la relación comercial no traerá consecuencias negativas para el sistema.

 

Formación del personal

 

Para la eficiencia y eficacia del sistema, es vital mantener capacitado al personal en todo lo relacionado a la seguridad alimentaria. Entre los beneficios de implementar un programa de capacitación con los empleados están.

 

  • El personal comprende la importancia de las buenas prácticas para la seguridad alimentaria.

 

  • Se fortalece el conocimiento y experiencia del equipo de seguridad alimentaria.

 

  • Mayor control sobre los riesgos de seguridad alimentaria durante los procesos.

 

  • Menor infracción y sanciones por incumplimiento a requisitos normativos.

 

Te recomiendo que antes de construir el plan de capacitaciones, realices un diagnóstico sobre las necesidades y lagunas en la formación que presenten tus empleados. Igualmente mantén el registro de las capacitaciones que se desarrollen en la organización para evidenciar las competencias del personal.

 

Comunicación

 

Una organización que sabe comunicar entre sus partes interesadas logra todos los objetivos planificados.

 

La comunicación es clave para el buen desempeño, la conformidad y mejora continua del sistema, de ahí la importancia de asignar los recursos suficientes y mantener control sobre los distintos canales y medios de comunicación corporativos.

 

Toda publicación o boletín informativo debe quedar en el registro de comunicaciones, recuerda documentar este proceso.

 

Información documentada.

 

La norma específica que las organizaciones deben mantener la información documentada, lo cual implica que todo procedimiento, registro, documento, archivo, etc., debe revisarse y actualizarse periódicamente.

 

Controla y garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de la información y demás datos sensibles. Además, lleva registro de toda la documentación, especificando el dueño del activo, las revisiones hechas, el tiempo para eliminarse, etc.

 

Requisito 5. Funcionamiento.

 

Este apartado es la columna vertebral del SGIA ya que integra y lleva a la práctica los principios APPCC, siendo importante la documentación y registro de todas las actividades y controles implementados.

 

Aquí la comunicación con el cliente es fundamental ya que debes comprender claramente sus intereses  y requisitos, y además debes analizar la capacidad que tiene la organización para cumplir, antes de pactar un compromiso.

 

Programas de prerrequisitos (PRP)

 

Son de gran ayuda para mantener un control de riesgos adecuado y deben estructurarse de acuerdo a las particularidades de la organización.

 

La norma te enlista unos PRP que puedes tener en cuenta antes del análisis de riesgos.

 

Control de riesgos

 

Este proceso se basa en la gravedad y ocurrencia del riesgo, para determinar su nivel de significancia e implementar las acciones o controles pertinentes.

 

Debes construir un plan de control de riesgos que incluya entre otros elementos:

 

  • El riesgo para la seguridad alimentaria que se está abordando.

 

  • Los controles implementados.

 

Mantener supervisión continua permite detectar fallas y no conformidades del sistema, e intervenirlas oportunamente.  Además de garantizar la eficacia y rendimiento de las medidas implementadas.

Requisito 6. Evaluar el rendimiento

 

Se debe hacer control y seguimiento al desempeño del SGIA. Primero define aquello que requiere ser evaluado, los recursos que deben ser destinados al proceso, la metodología de evaluación, la frecuencia, los responsables, y otros detalles que consideres importantes.

 

Los indicadores son la base del proceso evaluativo que te permitirán verificar el cumplimiento de los objetivos de seguridad alimentaria establecidos.

 

Auditorias

 

La norma indica que las auditorías internas deben ser periódicas, aunque no establece el número ni la frecuencia entre cada una. Tu organización es libre de programar la cantidad de auditorías teniendo en cuenta los riesgos y complejidad de los procesos.

 

El propósito de una auditoría interna es verificar el rendimiento del sistema y su conformidad con los requisitos normativos y organizacionales. Los evaluadores encargados deben ser objetivos e imparciales para garantizar resultados reales y confiables, de ahí la recomendación de que el auditor no evalúe sus propios procesos.

 

Los resultados de las auditorías permiten adoptar acciones correctivas en búsqueda de la mejora continua del sistema.

 

Todo el proceso de auditorías internas de inicio a fin se comunica a las partes interesadas de la seguridad alimentaria y se documenta como evidencia para próximas revisiones.

 

Revisión por la dirección

 

La alta dirección tiene la facultad de revisar el desempeño y cumplimiento de los objetivos del sistema y establecer unos nuevos. Entre los temas que se deben tener en cuenta durante estas reuniones están:

 

  • Modificaciones sobre el contexto organizacional que puedan incidir sobre el sistema.

 

  • Desempeño de proveedores, clientes, personal y demás partes interesadas.

 

  • Riesgos identificados, no conformidades y acciones correctivas.

 

  • Resultados de auditorías.

 

  • Mejora continua.

 

  • Objetivos cumplidos y fallidos.

 

  • Disponibilidad de recursos.

 

  • Debilidades y oportunidades organizacionales.

 

Requisito 7. Mejora continua

 

La mejora continua es el resultado del aprovechamiento de las oportunidades y fortalezas organizacionales.

 

La ISO 22000:2018 establece que mejorar el SGIA es posible cuando la organización responde oportunamente ante las No conformidades con Acciones correctivas.

 

El análisis de causa raíz es una estrategia que puede ayudarte a controlar los riesgos, mitigar los impactos y eliminar el origen de las no conformidades.

 

Recuerda llevar el registro de todas las acciones correctivas que implemente tu organización y mantén documentación de los cambios y mejoras que presente el sistema.

 

Finalmente, el compromiso de la alta dirección está asignar recursos suficientes para la actualización y mantenimiento del sistema, basándose en los resultados de las auditorías internas, las conclusiones de la evaluación del desempeño y los requisitos que surjan durante el progreso del sistema.

 

Conclusión

 

Iniciar con la implementación del Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria es un excelente reto que te permitirá comprender porque todo lo bueno toma su tiempo y requiere de esfuerzo, especialmente cuando el proceso trae consigo grandes ventajas y beneficios para la organización.

 

El liderazgo, compromiso y participación activa de todos los miembros y partes interesadas del sistema, son clave para poder prosperar exitosamente en conformidad con los requisitos aplicables de la seguridad alimentaria.  

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Nos vemos en breve!

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