7 consejos para crear un programa de formación exitoso dentro de tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

Kit de Certificación ISO 22000:2018

Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

Si en este momento haces parte de una organización, sabrás que en estos sitios de trabajo todo es dinámico, es decir, el ambiente laboral y los equipos de trabajo cambian, el personal rota con facilidad, etc.

Por esta razón, la organización debe tener un programa de entrenamiento que garantice que todo el personal tiene y mantiene la competencia necesaria para las actividades que realiza.

De esta manera, por ejemplo, en la norma ISO 9001:2015 las cláusulas 7.2 y 7.3 están dedicadas a la competencia, capacitación y concienciación del personal. Exactamente la cláusula 7.2 dice: » La organización debe: a) Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad; b) Asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas; c) Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas; d) Conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia». Por su parte la cláusula 7.3 señala: «La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de: a) La política de la calidad; b) Los objetivos de la calidad pertinentes; c) Su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño; d) Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad».

Así que para darle cumplimiento a estos requisitos, la organización debe diseñar un programa de formación para todo el personal que permita el logro de los objetivos, y por supuesto, la mejora continua del SGC.

A continuación te expongo 6 consejos para que diseñes un programa de formación exitoso.

Empecemos!

 

Identifica las necesidades de formación del personal

 

Para lograrlo, te recomiendo tener una herramienta (que la puedes diseñar en Excel), donde se identifique a todo el personal que realiza actividades clave dentro de la organización, además, debes identificar por lo menos lo siguiente:

  • Nombres completos
  • Edad
  • Área de trabajo
  • Fecha de ingreso a la organización
  • Tiempo que lleva trabajando
  • Educación
  • Calificación
  • Habilidades
  • Entre otros

Con esta información organizada y visible, puedes tener un panorama más claro de cuáles son las necesidades de formación que hacen falta o las que necesitan refuerzo.

De hecho, puedes evaluar la competencia del personal con cierta frecuencia, y estos datos  te servirán como indicador para identificar necesidades de formación.

Otra manera de identificar las necesidades de formación es con el análisis de riesgos.

Supongamos que dentro de la matriz de riesgos se identificó que la maquinaria lleva más de 15 años en la organización y que en la actualidad existe una tecnología mucho más eficiente, que da mejores resultados en cuanto a diseño y calidad, pero ningún miembro del personal sabe operar esa maquinaria.

Así que, si la organización piensa adquirir dicha tecnología, debe estructurar dentro de su programa de formación, las capacitaciones teóricas y prácticas para el manejo de esta maquinaria.

 

Define las metas del programa de formación

 

Una vez identificadas las necesidades de formación, el siguiente paso consiste en definir cuáles serán los resultados de aprendizaje y qué se espera cuando finalice la formación, o incluso puedes establecer metas intermedias, en caso de que el programa de formación esté diseñado para un tiempo largo, por ejemplo, un año.

Las metas y los resultados esperados deben estar bien alineados con la esencia de la organización, es decir, con sus políticas, objetivos y riesgos asociados, entre otros.

La dirección de la organización junto con el líder o responsable de calidad deben asegurarse de que el personal conoce y entiende el programa de formación. Todo el personal debe hablar el mismo idioma en cuanto a necesidades de formación se refiere.

 

Define quién va a realizar las capacitaciones

 

Dependiendo de las necesidades que tenga la organización, será necesario realizar algunas capacitaciones con personal interno y otras con personal externo.

Cuando hagas estas consideraciones, debes tener en cuenta lo siguiente:

  • El costo
  • La calidad de la capacitación
  • La experiencia del personal a cargo
  • La disponibilidad del personal

Con todo ello sobre la mesa, podrás definir si emplear personal interno o externo.

Nunca sacrifiques la calidad por el precio. A veces cometemos el error de emplear solo personal interno para ahorrar dinero, pero al final esto resulta en una mala decisión, dado que la gente no logra los resultados esperados y luego se incurre en sobrecostos porque hay que volver a programar capacitaciones, y esta vez con personal externo.

Siempre que las condiciones así lo permitan, debes tener un buen equilibrio entre capacitaciones con personal interno y externo.

Muchos proveedores cuentan con programas de formación gratuitos para sus clientes, debes estar pendiente de sus ofertas de servicios y, por qué no, enviarles una solicitud para que realicen ciertas capacitaciones en tu organización.

Si optas por contratar empresas o agencias externas, asegúrate que cumplen con los requisitos que tú necesitas. Puedes por ejemplo visitar sus sitios web, solicitar las hojas de vida de los conferencistas, pedir contratos que hayan ejecutado con otras organizaciones, etc.

 

Motiva al personal para que asista a las capacitaciones

 

Si tu organización está en proceso o ya se encuentra acreditada bajo alguna de las normas ISO, sabrás que hay muchas cosas por hacer; reuniones de calidad, reuniones técnicas, evaluar proveedores, supervisar lo uno y lo otro, en fin, miles de cosas que se deben hacer si o si.

Con esto en mente, las personas que deben recibir las capacitaciones tienen pocas ganas de asistir, y esto es también en gran medida porque las capacitaciones son percibidas como algo aburrido, como una pérdida de tiempo.

Dentro del programa de capacitaciones debe quedar muy claro cuáles serán las metodologías a emplear. Por favor  haz que el personal cambie la percepción negativa de las capacitaciones.

Para lograrlo te recomiendo:

  • Programar las capacitaciones en un horario apropiado. No las programes para un viernes en la tarde.
  • Buscar un lugar fresco, bien iluminado y con capacidad suficiente para las personas que estarán presentes.
  • Prepara lo medios audiovisuales con anticipación. Haz pruebas del sonido, del video y demás herramientas disponibles.
  • Evita las típicas presentaciones de power point. Ahora existen muchas herramientas en línea que harán de tus presentaciones algo más atractivas y divertidas. Te recomiendo prezzy, herramienta en línea y gratis.
  • Usa juegos. A los adultos nos encanta jugar, si los puedes hacer dentro del auditorio mejor, pero también existen herramientas en línea muy divertidas.

Te recomiendo QUIZIZZ, aquí puedes realizar las evaluaciones en modo juego, de hecho es la herramienta que usamos en las evaluaciones de los nuestros cursos virtuales.

En fin, pon a trabajar tu creatividad para lograr el máximo de interés de las personas que reciben las capacitaciones.

 

Pon en práctica lo aprendido en las capacitaciones

 

Es muy importante que todo el conocimiento aprendido se transfiera a las actividades de rutina de la organización, de nada sirve si lo aprendes un día y luego se olvida.

Para ello puedes empaquetar los contenidos de las capacitaciones o entrenamientos en diferentes formatos para que estén disponibles para el personal.

También puedes repetir por varias semanas o meses y en forma resumida dichas capacitaciones. Recuerda que somos seres de repetición, no lo vamos a interiorizar a la primera.

Si haces parte del equipo de calidad de la organización, te recomiendo ser el primero en poner en práctica los conocimientos. Nada más poderoso que predicar con el ejemplo.

 

Garantiza el aprendizaje continuo dentro de la organización

 

Si te detienes a pensar, sabrás que las personas pasan gran parte de su vida dentro del trabajo, es como su segundo hogar. Por ello debes garantizar que dentro de la organización se fomenta el aprendizaje continuo.

Recuerda que las personas llevamos la curiosidad en nuestro ADN, permite que esa chispa se avive, haz que la gente sea propositiva.

Puedes por ejemplo, premiar a las personas que fomentan las buenas prácticas organizacionales, a las que mejoran los procesos, a las que reducen costos, etc. Hazlos visibles y potencia su creatividad.

 

No dejes ir a los buenos empleados

 

Lograr que una persona adquiera la competencia suficiente dentro de la organización cuesta mucho, y no hablo solo de dinero.

Así que esfuérzate en retener a los buenos empleados, diseña un programa para incentivar su sentido de pertenencia, haz que amen ir a trabajar a tu organización. Puedes por ejemplo hacer lo siguiente:

  • Permite que pasen tiempo de calidad con sus amigos y familiares.
  • Busca espacios para que hagan deporte. Está comprobado que el ejercicio cardiovascular reduce los niveles de estrés y mejora la productividad.
  • Fomenta la sana diversión. Si ves muchas caras largas, algo no se está haciendo bien la organización. Suelta una carcajada de vez en cuando!
  • Celebra las fechas importantes. Los cumpleaños, el día del trabajador, el día de los amigos, etc.
  • Permite que asistan a talleres o a cursos que ellos solicitan. Y si el presupuesto lo permite, financia dichas actividades.

En fin, todo depende de tu creatividad. Una de las razones por las cuales las organizaciones tardan mucho en acreditarse es porque el personal formado y competente renuncia.

Y para finalizar, recuerda que la gente no renuncia por dinero, sino más bien, renuncia a sus malos jefes,  o al mal ambiente laboral.

 

Conclusión

 

Potencia la mejora continua de tu sistema de gestión de calidad diseñando un programa de formación exitoso.

Aplica el ciclo PHVA para tu programa de formación. Primero debes planificar y al final debes evaluar dicho programa. Si algo no funcionó, debes tomar las medidas necesarias para corregir y lograr las metas propuestas.

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Que tengas un excelente día!!

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8 Comentarios

  1. Jhon Fredy Rincón

    Buen día,

    Muchas gracias por sus aportes.

    Responder
    • Oscar Delgado

      Gracias a ti Jhon por creer en nosotros.

      Responder
  2. Nelly Jiménez

    En la identificación de los elementos del programa de formación, tenemos la calificación. Así como la norma nos habla de los requisitos de conocimiento técnico y calificación para el personal.
    A partir de qué definimos esta calificación. Podrías explicar con ejemplos. Gracias.

    Responder
    • Oscar Delgado

      Hola Nelly, gracias por escribirnos. La calificación se refiere a unos conocimientos muy especializados y también en ciertos casos a una determinada experiencia. Por ejemplo, algunas empresas de soldadura tienen calificación para sus soldadores, un soldador 1 es aquel que puede soldar cosas muy sencillas y un soldador 5 es aquel que hace soldadura para equipos aeroespaciales (solo es un ejemplo), otro ejemplo puede ser un analista que deba operar un equipo demasiado especializado y solo lo puede calificar la empresa fabricante del equipo. En la mayoría de laboratorios no aplica la calificación. que tengas un excelente día!

      Responder
  3. Carlos

    Buen contenido.

    Responder
    • Oscar Delgado

      Siempre para servirte Carlos.

      Responder
  4. Jessica

    Me cuesta entender la diferencia entre calificación, formación y conocimiento técnico

    Responder
    • Oscar Delgado

      Hola Jessica, gracias por escribirnos. Es cierto, estas palabras parecen lo mismo, pero existen diferencias, aquí te las explico. La formación es todo el programa de formación de tu laboratorio, incluye las capacitaciones para cuando llega el personal por primera vez, los entrenamientos en los métodos, el conocimiento de los documentos, en fin, todas las capacitaciones previstas para que el personal logre la competencia.

      La calificación son un conjunto de conocimientos y experiencia que una persona debe tener para desempeñar funciones muy específicas, por ejemplo, en la parte de soldaduras existe el soldador 1, soldador 2, soldador 3, esto significa que el soldador 3 está calificado para realizar cierto tipo de soldaduras que no las puede hacer el soldador 1 o el 2. Así que es posible que algún laboratorio requiera, por ejemplo, analistas muy calificados.

      Y los conocimientos técnicos son todos aquellos que como su nombre lo indica, son muy tecnicos, jeje. En realidad en las normas que conozco solo encuentras la definición para «formación» y «Calificación». Saludos!

      Responder

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