Qué es la Matriz de Partes Interesadas y cómo se construye en Excel

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

Kit de Certificación ISO 22000:2018

Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

Conoce todo sobre La Matriz de Partes Interesadas ¿Qué es? ¿Por qué es importante? ¿Para qué sirve?  y lo mejor de todo ¿Cómo puedes hacerla en un abrir y cerrar de ojos usando Excel? Estas en el lugar correcto, sigue leyendo y descubre por ti mismo lo que tenemos preparado.

 

¡Aquí vamos!

¿Qué es la matriz de partes interesadas?

Olvídate de las cartas náuticas y los sextantes. En el turbulento mar de la gestión de calidad, tu brújula infalible es la matriz de partes interesadas. Y sí, lo sé, suena más a trabalenguas de pirata que a herramienta útil, pero créeme, es tan poderosa como el mismísimo Poseidón.

 

Imagina que tu empresa es un barco surcando los mares del éxito. A bordo llevas a tu tripulación (empleados), tu preciada carga (productos o servicios) y, por supuesto, tu capitán (tú, el líder supremo). Pero, ¿y los piratas? Ah, los piratas… esos entes caprichosos que pueden hundirte o elevarte a la cima del éxito.

 

En el mundo empresarial, los piratas son tus partes interesadas: clientes, proveedores, accionistas, la comunidad, el gobierno… Todos ellos tienen sus propios intereses y expectativas, y si no los tienes contentos, ¡te hundirán más rápido que un barco de papel en una tormenta!

 

La matriz de partes interesadas es como un mapa que te muestra dónde están los piratas, qué quieren y cómo puedes calmarlos para que no te hundan. Es una herramienta que te ayuda a identificar, clasificar y gestionar a todas las personas o grupos que tienen interés en tu empresa.

 

En términos más técnicos:

 

  • Es una tabla que resume información sobre las partes interesadas.
  • Incluye su nombre, rol, intereses, expectativas, influencia y estrategias para gestionarlas.
  • Se utiliza para la planificación estratégica y la toma de decisiones.

Importancia de la matriz de partes interesadas

 

¿Por qué es importante la matriz de partes interesadas? Porque una buena gestión de las partes interesadas te ayuda a:

 

  • Mejorar la satisfacción del cliente.
  • Aumentar la eficiencia y la productividad.
  • Reducir los riesgos.
  • Identificar nuevas oportunidades.
  • Obtener una ventaja competitiva.

 

La matriz de partes interesadas es una herramienta fundamental para cumplir con los requisitos de las normas ISO.

Beneficios de utilizar una matriz de partes interesadas

 

Utilizar una matriz de partes interesadas te ofrece una serie de beneficios, como:

 

  • Mejora la comunicación y la colaboración entre las partes interesadas.
  • Ayuda a tomar decisiones más informadas y estratégicas.
  • Permite identificar y gestionar los riesgos de forma más efectiva.
  • Aumenta la transparencia y la rendición de cuentas.
  • Contribuye a la mejora continua de la organización.

 

En resumen, la matriz de partes interesadas es una herramienta poderosa que puede ayudarte a navegar con éxito por el mar turbulento de la gestión de calidad.

Cómo crear la matriz de partes interesadas

Te conté que la matriz de partes interesadas es tu brújula en el mar de la gestión de calidad. Ahora es hora de convertirte en un experto cartógrafo y crear tu propio mapa.

 

¿Preparado para la aventura?

Cómo identificar las partes interesadas:

 

El primer paso es identificar a todos los piratas que navegan por tus aguas. Para ello, puedes usar diferentes técnicas, como:

 

  • Brainstorming (lluvia de ideas) con tu equipo.
  • Revisar la documentación de la empresa.
  • Realizar entrevistas a las partes interesadas.

 

Pregúntate:

 

  • ¿Quiénes son mis clientes?
  • ¿Quiénes son mis proveedores?
  • ¿Quiénes son mis accionistas?
  • ¿Qué papel juega la comunidad en mi empresa?
  • ¿Qué interés tiene el gobierno en mi empresa?

Priorizar las partes interesadas:

 

No todos los piratas son iguales. Algunos son más importantes que otros. Por eso, debes priorizar a tus partes interesadas según su influencia, poder e interés en tu empresa.

 

Para ello, puedes utilizar una matriz de poder/interés.

 

Eje X: Poder (capacidad de influir en tu empresa)

 

Eje Y: Interés (nivel de interés en tu empresa)

 

Clasifica a tus partes interesadas en las siguientes categorías:

 

  • Alto poder e interés: Son tus principales aliados. Debes enfocarte en mantenerlos satisfechos.
  • Alto poder y bajo interés: Debes mantenerlos informados y monitorearlos.
  • Bajo poder y alto interés: Debes escucharlos y atender sus necesidades.
  • Bajo poder y bajo interés: Puedes mantenerlos informados de forma general.

Definir las necesidades y expectativas de las partes interesadas:

 

Cada pirata tiene sus propios tesoros que busca. Debes identificar las necesidades y expectativas de cada parte interesada.

 

Para ello, puedes:

 

  • Realizar encuestas.
  • Organizar entrevistas.
  • Analizar sus comentarios y quejas.

 

Pregúntate:

 

  • ¿Qué esperan de mi empresa?
  • ¿Qué necesidades tienen que puedo satisfacer?
  • ¿Cuáles son sus preocupaciones?

Desarrollar estrategias para gestionar las partes interesadas:

 

Una vez que conoces a tus piratas y sus tesoros, es hora de desarrollar estrategias para mantenerlos contentos.

 

Para ello, puedes utilizar diferentes técnicas, como:

 

  • Comunicación efectiva.
  • Involucrarlos en la toma de decisiones.
  • Ofrecerles productos o servicios que satisfagan sus necesidades.
  • Gestionar sus expectativas de forma realista.

 

Recuerda:

 

  • No trates a todos los piratas por igual.
  • Adapta tu estrategia a cada parte interesada.
  • Sé flexible y adaptable.

 

¡Y listo! Ya tienes tu propia matriz de partes interesadas. Ahora, úsala como tu brújula para navegar con éxito por el mar turbulento de la gestión de calidad.

Cómo crear la matriz de partes interesadas usando Excel

Ha llegado el momento de llevar tu matriz de partes interesadas al siguiente nivel con el poder de Excel. Te guiaré paso a paso por la creación de una matriz en Excel, desde la configuración inicial hasta la implementación de estrategias.

Pasos para crear la matriz de partes interesadas en Excel:

 

Paso 1. Abre Excel y crea un nuevo libro de trabajo.

Paso 2. En la primera hoja, crea una tabla con las siguientes columnas:

 

  • Nombre de la parte interesada
  • Rol
  • Intereses
  • Expectativas
  • Influencia
  • Prioridad
  • Estrategias

Paso 3. Completa la tabla con la información de tus partes interesadas.

Paso 4. En la segunda hoja, crea una matriz de poder/interés.

 

  • Eje X: Poder (1-5)
  • Eje Y: Interés (1-5)

Para llevar la información a otro nivel, haremos otra tabla que te ayudará a diseñar estrategias para las partes interesadas.

 

  • En las columnas escribirás: Nombre de la parte interesada, Poder, Interés Ubicación y Estrategias

 

  • Darás una calificación de 1-5 en el poder e interés

 

  • En la ubicación determinas la calificación de poder e interés

 

  • Añadirás estrategias para cada una de tus partes interesadas.

Ubica a tus partes interesadas en la matriz según su poder e interés.

 

Paso 6. Formatea la matriz para que sea fácil de leer y comprender.

  • Utiliza colores, encabezados y gráficos para resaltar la información importante.

 

  • Añade notas y comentarios para explicar tus decisiones.

 

Recuerda:

 

  • Adapta la plantilla a las necesidades de tu empresa.
  • No tengas miedo de ser creativo y personalizar tu matriz.

 

¡Y listo! Ya tienes tu matriz de partes interesadas en Excel. Ahora, úsala como una herramienta poderosa para navegar con éxito por el mar de la gestión de calidad.

¡Dominando el mar turbulento! Consejos para una gestión exitosa de las partes interesadas

¡Felicidades, capitán! Ya tienes tu brújula (matriz de partes interesadas) y tu mapa (matriz de poder/interés). Ahora es hora de convertirte en un experto navegante y gestionar a tus piratas (partes interesadas) con éxito.

Comunicación efectiva:

 

La comunicación es el alma de la gestión de las partes interesadas. Debes mantener una comunicación clara, abierta y honesta con todos tus piratas.

 

Para ello:

 

  • Define un plan de comunicación.
  • Utiliza diferentes canales de comunicación (correo electrónico, reuniones, redes sociales).
  • Adapta tu mensaje a cada audiencia.
  • Sé transparente y honesto.
  • Escucha activamente a las partes interesadas.

Monitoreo y revisión:

 

El mar de la gestión de calidad está en constante cambio. Debes monitorear y revisar tu matriz de partes interesadas de forma regular para asegurarte de que sigue siendo efectiva.

 

Para ello:

 

  • Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs).
  • Realiza encuestas y entrevistas a las partes interesadas.
  • Revisa tu matriz de poder/interés.
  • Actualiza tu matriz de partes interesadas según sea necesario.

Adaptación y mejora continua:

 

La gestión de las partes interesadas es un proceso continuo. Debes estar dispuesto a adaptarte y mejorar tu enfoque en función de las necesidades cambiantes de tus piratas.

 

Para ello:

 

  • Sé flexible y adaptable.
  • Aprende de tus errores.
  • Busca nuevas ideas y estrategias.
  • Implementa la mejora continua.

 

Recuerda:

 

  • La gestión de las partes interesadas es una inversión, no un gasto.
  • Una buena gestión de las partes interesadas puede ayudarte a alcanzar tus objetivos de forma más rápida y efectiva.

En conclusión:

 

En esta travesía, hemos explorado el mundo de la matriz de partes interesadas, una herramienta poderosa que te ayuda a navegar con éxito por el mar turbulento de la gestión de calidad.

 

Te animo a que implementes la matriz de partes interesadas en tu empresa. Es una herramienta simple pero poderosa que puede ayudarte a alcanzar tus objetivos de forma más rápida y efectiva.

 

¡No olvides que la gestión de las partes interesadas es un proceso continuo! Sé flexible, adaptable y busca siempre la mejora continua.

 

¡Con la brújula de la matriz de partes interesadas en tus manos, el éxito en la gestión de calidad está a tu alcance!

 

Fin de la travesía.

Talvez te interese leer más sobre:

0 comentarios

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Ahorra tiempo, esfuerzo y dinero en la implementación de la ISO 9001.

Es GRATIS, DESCÁRGALA AHORA. Al hacer clic en "descargar" aceptas los términos y condiciones de nuestra web.

Para terminar con la descarga, debes ir a tu correo y confirmar tu cuenta.