Cómo desarrollar la evaluación de proveedores en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Quizá hayas escuchado la frase que dice: “Dime con quién andas y te diré quién eres”. En relación a tu organización esta frase se aplica directamente a tus proveedores quienes suministran la materia prima y demás elementos primordiales para llevar a cabo los diferentes procesos de producción.

 

Sin embargo, no sólo el abastecimiento de productos y servicios es lo que obtienes de la relación con tus proveedores. De forma tácita ellos inciden sobre el tipo de imagen que tus clientes forman sobre tu organización en términos de calidad.

 

En este sentido, la capacidad de tu organización para proporcionar y garantizar resultados, productos o servicios consistentes y válidos depende de la existencia de una asociación con un proveedor que opere regularmente bajo un Sistema de Gestión de Calidad.

 

De la interdependencia entre tu organización y tus proveedores en cumplimiento con los requisitos de calidad, es que se obtiene una relación beneficiosa que fortalece en ambas partes las competencias para crear y añadir valor a la ética, la seguridad y la confianza en el origen de los productos, servicios y soluciones que ofertas.

 

Asegurar la calidad de tus proveedores y contratistas es posible, mediante el diagnóstico de sus debilidades y aspectos a mejorar en las fases tempranas del proceso de selección de los mismos. Con esto se logra obtener un mapa de riesgos para diseñar los mecanismos de control y mitigación apropiados.

 

También puedes implementar un sistema de recompensas entorno al cumplimiento de contratos, presupuestos y costos de operación.

 

Existen algunos mecanismos más exigentes con los productos y servicios como son las auditorias de inspección y control, la política de desarrollo de proveedores y contratistas, entre otros.

 

Acertar con el proveedor indicado que cumpla con los estándares de calidad e implemente el sistema de gestión de forma pertinente y sostenible, es beneficioso para tu organización en relación con la competitividad, reducción de costos y mejora continua.

 

En este nuevo post aprenderás a desarrollar una evaluación completa de proveedores, así agregarás confianza, oportunidad y valor a tu cadena de producción.

 

Empecemos!

 

 

Calidad del proveedor

 

Se refiere a la capacidad de este para entregar productos o servicios que satisfagan las necesidades, los requisitos y las expectativas de la organización, en conformidad con las normas y reglamentos aplicables, es decir, es la competencia del trabajo bien hecho.

 

Para asegurarte de la calidad de tus proveedores es indispensable realizar un proceso de evaluación. Si piensas que será complicado y tomará mucho tiempo, no te preocupes hoy aprenderás hacerlo de forma práctica y ventajosa, tanto que al finalizar el blog querrás iniciar cuanto antes.

 

La evaluación de proveedores

 

Este proceso te permite aprobar la línea potencial de tus proveedores a través de criterios cuantitativos y cualitativos que verifican el nivel de conformidad de estos con los requisitos normativos, los objetivos y la política de calidad propios de tu organización.

 

También puedes aplicarlo para medir y monitorear el desempeño de tus proveedores con el fin de reducir costos, mitigar riesgos e impulsar la mejora continua.

 

Beneficios de la evaluación de proveedores

 

Como lo mencioné anteriormente el proveedor no sólo presta un servicio o vende un producto. De la relación comercial entre tu organización y el proveedor emergen situaciones que pueden reflejarse como huellas o cicatrices. Todo depende de las competencias de calidad que cumplan tus proveedores.

 

Algunos beneficios de evaluar a tus proveedores son:

 

-Visibiliza el nivel de desempeño

 

Al conocer las competencias que tienen tus proveedores sabrás si estos representan una oportunidad de mejora o un peligro para el cumplimiento de los objetivos de calidad de tu organización.

 

-Evita riesgos e interrupciones de la cadena de suministro

 

Con la evaluación de proveedores te familiarizas con los factores externos que componen tu cadena de suministro e identificas posibles riesgos. De esta forma puedes implementar medidas para prevenir interrupciones y reducir probabilidades de quedarte sin provisiones.

 

-Protege y mejora la imagen

 

Evita que la imagen que has ganado por años ante los ojos de tus clientes se vea empañada por las acciones de tus proveedores. Evalúa su desempeño y verifica que su política de calidad se alinee a los objetivos de tu organización.

 

-Protege finanzas

 

Evaluar a tus proveedores antes de pactar un contrato puede librarte de muchos inconvenientes y pérdidas financieras. Cuando no conoces el nivel de competencia de un proveedor puedes llevarte sorpresas que terminan afectando la calidad de tus productos, la satisfacción de tus clientes y por ende la rentabilidad de tu negocio.

 

-Clasifica a proveedores

 

Podrás agrupar a cada proveedor dependiendo de sus capacidades para satisfacer las expectativas y requisitos de tu organización. Con los datos de rendimiento en la mano, el departamento de compras puede tomar la decisión de a dónde dirigir el gasto.

 

-Fortalece la relación con proveedores

 

Con el proceso de evaluación conoces las fortalezas y debilidades de tus proveedores, con esto ambas partes se benefician. Los resultados son numerosos: La mejora continua de la base de suministro, creación de contratos realistas basados en el desempeño, mayor comunicación con los proveedores, formación de metas comunes y establecimiento de confianza, son algunos de estos.

 

-Mejorar los procesos internos

 

Sin duda tu organización fortalece sus procesos, optimiza sus recursos y mejora su desempeño cuando los proveedores cumplen con los estándares de calidad y las competencias para la entrega a tiempo, el precio y el costo total esperado, el cumplimiento de los contratos, los plazos de entrega y la capacidad de respuesta general. 

 

Aspectos a tener en cuenta para evaluar tus proveedores

 

Te presento una lista de elementos que puedes tener en cuenta antes de realizar la evaluación a tus  proveedores:

 

  1. Comunicación. Asegúrate que el proveedor tenga la disponibilidad para responder preguntas, correos electrónicos o contestar el teléfono.

 

  1. Competencia. Busca al proveedor cuyas capacidades satisfagan tus requisitos. Para darte una idea de las competencias de un proveedor, puedes comparar los servicios que ofrece con los intereses de la organización u obtener información sobre la experiencia de otros clientes similares a ti.

 

  1. Capacidad. El proveedor debe cumplir con los requisitos y alinearse a los estándares de calidad de tu organización.

 

  1. Compromiso. El proveedor debe comprometerse con el sistema de gestión de calidad, las exigencias de tus clientes y demás partes interesadas de la organización.

 

  1. Control. Infórmate sobre cuánto control tiene el proveedor sobre la cadena de suministro, los procedimientos y los procesos. Esto te ayuda a conocer la capacidad del proveedor para garantizar el cumplimiento confiable y consistente de los acuerdos.

 

  1. Solidez. Es importante que el proveedor tenga estabilidad financiera, así podrá cumplir eficazmente con las expectativas de tu organización. Procura elegir al proveedor que pueda evitar las incertidumbres económicas.

 

  1. Costos. Lo barato no siempre equivale a calidad. El precio es, en última instancia, solo uno de los factores a considerar al elegir un proveedor, recuerda que el precio se olvida, la calidad permanece.

 

  1. Consistencia. Opta por el proveedor que pueda proporcionar constantemente productos de alta calidad. Las relaciones duraderas con otros clientes, es una buena señal de que puede cumplir continuamente los acuerdos.

 

  1. Cultura. Recuerda que el proveedor que elijas hará parte de tu imagen comercial. Por ello, confirma si los valores como la velocidad, la calidad, la excelencia, la innovación y la confiabilidad que hacen parte de la cultura de tu organización también se manifiestan en la del proveedor.

     

    1. Cultura ambiental. Cerciórate que los métodos de producción del proveedor sean sostenibles y amigables con el medio ambiente. Además, revisa su capacidad de expandirse en la medida que su negocio crece.

     

    Puedes mantener toda la información que recopiles sobre tus proveedores en un formato de tabla fácil de entender. Así podrás identificar el proveedor que se adapta perfectamente a tus necesidades.

     

    ¿Qué hacer cuando la evaluación de proveedores no fue completa o no se hizo?

     

    Por otro lado, si firmaste con proveedores sin una previa evaluación o esta se hizo a medias, tal vez por falta de tiempo, dinero, iniciativa o porque no se dieron las cosas, es posible  que durante el desarrollo de estos contratos hayas notado algunas fallas e inconformidades que te han generado uno que otro dolor de cabeza.

     

    Con suerte este post te llega como anillo al dedo. No sirve de nada llorar sobre la leche derramada, lo mejor que puedes hacer es ayudar a mejorar a tu distribuidor.

     

    Recuerda que el proveedor ideal no nace, se hace y juntos pueden lograrlo.

     

    Te daré unos tips que al poner en práctica en la relación con tu proveedor, ambos ganarán en términos de calidad, mejora continua y crecimiento empresarial: 

     

    Tip 1. Involucra a la alta gerencia en todo el proceso, esto te ayudará cuando veas la necesidad de alinear las metas de desempeño del proveedor con las metas de la organización.

     

    Tip 2. Acompaña a tus proveedores diariamente y permíteles ver que estás al pendiente de su desempeño. No te desgastes evaluando treinta cosas diarias, más bien comunícales los estándares que monitorearás, así tendrás su atención y te responderán con más velocidad.

     

    Tip 3. Hazle saber a tu proveedor lo que esperas de él. Define los requisitos y responsabilidades para cada uno de tus proveedores, evita hacerlo de forma genérica.

     

    Tip 4. Asigna un equipo para la gestión de proveedores. La idea es que sus integrantes aprendan y actúen juntos para mejorar al proveedor. Lo importante aquí es que las metas y los planes de gestión sean eficaces y sostenibles en el tiempo, así que nada de designaciones temporarias.

     

    Tip 5. Una vez conformado tu equipo, capacítalo de forma continua en estrategias para ayudar a mejorar a los proveedores. Para llegar al proveedor es importante entender con respeto y empatía sus operaciones, prácticas o sistemas, en la medida que se poya en el logro de nuevos niveles de realización en conformidad con los objetivos de la organización.

     

    Tip 6. Conoce a tus proveedores y visítalos con frecuencia. Cuanto más sepas de ellos  mejores serán las oportunidades que obtengas en costos, calidad, entrega, innovación, desempeño y cumplimiento de la cadena de suministro.

     

    Tip 7. Crea y comunica políticas de mejores prácticas entre tus proveedores. De la evaluación de un proveedor en particular, puedes obtener ideas e información valiosa que al compartir con el resto de tus proveedores pueden usarla para mejorar su desempeño.

     

    Tip 8. Procura que el número de proveedores con los que te relacionas sea una cantidad posible de administrar y llevar control de su desempeño. De no ser así debes disponer del personal suficiente para que se realice el proceso de forma correcta.

     

     

     

    Conclusión

     

    Los proveedores representan más que sus productos o servicios. Son parte fundamental del éxito de tu organización, por ello hacer un proceso de evaluación pertinente es clave para establecer relaciones comerciales que aporten al cumplimiento de los objetivos de calidad, generen confianza en el cliente, satisfagan los requisitos de las partes interesadas y mejoren competitivamente la imagen de la organización.

     

    Destina los recursos necesarios para llevar a cabo este proceso, será una de las inversiones más importantes y fructíferas que hagas. Sembrarás trabajo y cosecharás logros exitosos para tu organización, y lo mejor de todo es que serán resultados consistentes y duraderos.  

     

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    Nos vemos en breve!

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