10 Pasos para implementar la ISO 45001 en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Subestimar la necesidad de proteger la salud y seguridad de los empleados, clientes y demás partes interesadas puede ser un peligro potencial para la estabilidad, reputación y crecimiento de tu marca. 

 

Cuando las condiciones de trabajo son desfavorables y los empleados están expuestos a peligros que afectan su bienestar físico y mental, los impactos negativos se ven reflejados en el rendimiento, la productividad y el cumplimiento de tu organización.

 

La ISO 45001 cuida tu negocio de estos problemas a través de la implementación de un Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo. Sin embargo, si no cuentas con las bases y los conocimientos necesarios, el proceso puede ser tedioso y un tanto abrumador.

 

En este sentido, he preparado una guía paso a paso que te ayudará a implementar la ISO 45001 de forma segura y sin complicaciones en tu organización.

 

¡Empecemos!

Paso 1.  Busca el apoyo de la dirección

 

Implementar la ISO 45001 en tu organización es un proceso que requiere de forma indispensable el apoyo de la alta dirección para lograr con éxito las metas y objetivos propuestos.

 

La alta dirección además de liderar y apoyar a los empleados de la organización, cumple roles clave para el crecimiento y la solidez empresarial, por ejemplo, la toma de decisiones y la gestión del cambio.

 

Aunque conseguir el apoyo de la alta dirección no siempre es la tarea más fácil, puedes lograr que esta parte esté de tu lado considerando las siguientes recomendaciones:

 

✅ Conecta el sistema con las metas y prioridades de la organización.

✅ Comunica de forma asertiva los beneficios del sistema.

✅ Explica el retorno de la inversión, el ahorro financiero y rentabilidad para el negocio que conlleva la implementación de la ISO 45001.

✅ Considera la situación real de la organización.

 

Paso 2. Conoce los requisitos legales

 

Identificar, comprender y controlar las obligaciones legales en salud y seguridad en el trabajo puede ser complejo, ya que la cantidad de normas y requisitos en esta materia son considerables.

 

Para facilitar este proceso puedes apoyarte en una matriz legal. Esta herramienta permite organizar todo tipo de normatividad asociada al SGSST, verificar su estado de cumplimiento y adoptar medidas de mejora continua.

 

Paso 3. Define el alcance de tu SGSST

 

El alcance define el límite y la aplicabilidad de tu SGSST, es decir, indica las actividades sobre las cuales se actúa según la ISO 45001. Si quieres implementar y mantener un sistema de forma exitosa, debes definir un alcance real a las capacidades de tu organización y a los objetivos estratégicos.

 

Para definir el alcance de tu sistema de manera oportuna, debes considerar los siguientes aspectos:

 

El contexto organizacional.

Los requisitos de las partes interesadas.

Los productos y servicios que ofrece la organización.

Los objetivos del negocio.

La disponibilidad de recursos (tiempo, personal, dinero)

Número 4. Define los procesos y procedimientos

 

La ISO 45001 requiere una serie de documentos y registros obligatorios y no obligatorios que permiten el cumplimiento de los requisitos aplicables. En este paso debes hacer una lista de los procesos y procedimientos que serán necesarios para: 

 

Identificar y controlar los peligros de salud y seguridad dentro de tu organización.

Evaluar los riesgos.

Determinar controles operativos y procedimientos de preparación a emergencias.

Documentar los procesos y las actividades.

 

Número 5. Implementa los procesos y procedimientos

 

Aquí debes implementar todos los procesos y procedimientos definidos en el paso anterior. Para lograr una implementación exitosa, puedes considerar las siguientes recomendaciones:

 

Alinear el sistema a la cultura organizacional.

Comprometer al equipo de trabajo.

Lograr un proceso teórico claro, completo y bien estructurado.

Dividir el proceso de implementación por etapas.

Compartir y celebrar los logros con el equipo de trabajo.

Desarrollar procesos de capacitación.

Fortalecer los canales de comunicación.

Ajustar los procesos a las buenas prácticas.

Automatizar el proceso.

Buscar la mejora continua de los procesos.

Número 6. Formar y sensibilizar al personal

 

La capacitación del personal es la piedra angular para implementar, mantener y mejorar continuamente tu SGSST. Al desarrollar procesos de formación y sensibilización con tus empleados, estos adquieren y desarrollan los conocimientos, herramientas y actitudes necesarias para interactuar en el ámbito laboral y cumplir las responsabilidades que se les encomienda.

 

Todo el personal, desde los miembros de la alta dirección hasta los proveedores y el personal de apoyo, debe participar y ser sensibilizado frente al SGSST y sus requisitos.

 

Algunos de los beneficios de invertir en la capacitación del personal son:

Mayor calidad y mejora en los procesos.

Optimización del tiempo y los recursos.

Resolución asertiva de los problemas.

Mayor resiliencia ante nuevos cambios.

Fortalecimiento ético del personal.

Formación de equipos de trabajo sólidos.

Mejor toma de decisiones.

Mayor rendimiento y especialización, a la vez que flexibilidad en las tareas.

 

Número 7. Opera tu sistema

 

Utiliza tu sistema y mantén los registros. A medida que avanza la implementación, analiza lo que dicen los registros sobre tus procesos para definir si están funcionando o se deben hacer cambios a través de acciones correctivas.

 

Asegúrate de que tus empleados comprendan lo que deben hacer tal cual está escrito en los procedimientos, si no es así, fortalece las áreas débiles con jornadas de capacitación.

Número 9. Realiza auditorias internas

 

Las auditorias internas son indispensables para la mejora continua del SGSST. Es un proceso cuyo responsable debe ser experto en planificar, desarrollar y presentar los resultados de la auditoría.

 

Algunas recomendaciones que puedes considerar como auditor son:

Preparar la auditoría teniendo en cuenta el alcance del sistema.

Mantener una comunicación abierta y sin restricciones entre las partes interesadas.

Aclarar de forma oportuna los hallazgos o malentendidos que puedan surgir durante la auditoría.

Cumplir al pie de la letra el programa de auditoría.

Evitar los conflictos entre las partes involucradas. El auditor y el auditado deben basar sus fundamentos en la evidencia objetiva.

Centrar la atención en aspectos que puedan ser críticos para la salud y seguridad de los trabajadores.

Verificar el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos sin juzgar los procedimientos o actividades llevadas a cabo por la organización.

 

Desde el rol de auditado ten presente:

Responder sólo lo preguntado y evitar impresionar al auditor mostrando más de lo requerido.

Manejar la respiración durante la auditoria para mantener el cerebro oxigenado y desarrollar mejor las ideas.

✅ Preparar y organizar la documentación antes de la auditoría para entregar de forma oportuna las evidencias solicitadas por el auditor.

Informar al personal que deben evitar responder sobre temas que estén fuera del alcance de sus responsabilidades.

Solicitar explicación al auditor en caso de que las preguntas no sean claras.

Evitar mentir u ocultar realidades que puedan afectar la mejora continua del sistema de gestión.

Cumplir los tiempos establecidos en el plan de auditoría.

 

Número 10. Realiza la revisión por la dirección

 

La revisión por la dirección es la inspección sistemática para medir el desempeño y la eficacia del SGSST de tu organización. La ISO 45001 indica que dichas revisiones se deben cumplir para asegurar que el sistema permanezca enfocado en la dirección del negocio y la mejora continua.

 

La revisión por la dirección permite:

Revisar los resultados reales asociados al desempeño del negocio y el sistema.

Definir las tendencias en los problemas identificados con miras a eliminar las causas y mejorar las prácticas.

Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos y las medidas clave de desempeño para el sistema.

Monitorear las acciones correctivas y preventivas.

Identificar las áreas con debilidades e implementar mejoras.

Ideas para comer en el camino

 

Al implementar la ISO 45001 en tu organización podrás operar tus procesos, prácticas y actividades bajo un Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo. Con este sistema puedes proteger la integridad de tus empelados y garantizar sitios de trabajo saludables para un mejor desempeño y una mejor producción.

 

El proceso de implementación de la ISO 45001 requiere:

👉 Buscar el apoyo de la dirección.

👉 Conocer los requisitos legales aplicables.

👉 Definir el alcance del sistema.

👉 Definir los procesos y procedimientos.

👉 Implementar los procesos y procedimientos.

👉 Formar y sensibilizar al personal.

👉 Opera tu sistema.

👉 Realizar auditorias internas.

👉 Realizar la revisión por la dirección.

 

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¡Nos vemos en breve!

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