Cuáles son los documentos obligatorios de la ISO 45001 para tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Una de las grandes ventajas de la ISO 45001 es la flexibilidad en qué, cómo y cuándo documentar un elemento del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.

 

Cuando tu organización goza de dicha flexibilidad, es más fácil reutilizar y mantener los documentos actualizados, controlar el acceso y asegurar la confidencialidad de la información.  

 

En cuanto a la gestión documental, la ISO 45001 indica que tu organización debe, por un lado, retener información documentada, es decir, producir el registro y por otro, mantener la información documentada, lo que significa desarrollar el documento.

 

Pero, ¿Qué documentos son los requeridos por la ISO 45001? Sigue leyendo para conocer la lista de información documentada obligatoria para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

¡Empecemos!

Documentos obligatorios de la ISO 45001

Registros obligatorios de la ISO 45001

Documentos no obligatorios de la ISO 45001

Ahora que sabes cuáles son los documentos obligatorios de la ISO 45001, veamos cómo puedes elaborarlos:

 

Alcance del sistema

 

El alcance define los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo. En otras palabras, permite conocer las áreas de tu negocio que están dentro o excluidas del proceso.

 

Si estás empezando a implementar la ISO 45001 en tu organización, debes definir el alcance del sistema, justificando los requisitos aplicables y no aplicables.

 

 

Por ejemplo, si tu negocio no diseña o desarrolla productos o servicios, debes justificar la exclusión de esta sección de la norma ISO 45001 dentro de tu alcance. También si tu organización cuenta con varias instalaciones, es prudente señalar cuáles están dentro y fuera del alcance.

 

Durante esta etapa es necesario que consideres tanto los problemas internos y externos, como los intereses de las partes involucradas. De esta forma, el alcance de tu sistema es coherente a la dirección estratégica y real al contexto organizacional.

 

Política de Salud y Seguridad en el Trabajo

 

Es el compromiso documentado de tu organización con la salud y la seguridad de sus empleados. En ella describes cómo se va a garantizar sitios de trabajo saludables y el bienestar integral de las personas.

 

Antes de construir tu política de salud y seguridad debes definir: 

 

  • Tu compromiso con la salud y seguridad de los empleados.
  • Las estrategias para mantener sitios de trabajo seguros.
  • Los responsables de los deberes y compromisos con la salud y seguridad.
  • Las tácticas para gestionar los riesgos de seguridad.

 

Para que tu política de salud y seguridad sea exitosa es importante que el liderazgo y la gestión comprometan a todo el equipo de trabajo. También es conveniente que los objetivos del sistema estén alineados con la misión, la cultura y los intereses de la organización. Por supuesto, estos objetivos tienes que ser realistas y alcanzables.

 

Responsabilidades y autoridades dentro del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.

 

Cada cargo del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo necesita de una persona responsable para garantizar una implementación exitosa. Debes enlistar el personal clave y la descripción de su trabajo, divulgar información entre los interesados y finalmente, velar por que se comprenda y cumpla las responsabilidades.

 

Entre los roles y responsabilidades que la ISO 45001 señala están:

 

  • Alta dirección. Debe planificar, desarrollar y comunicar la política de salud y seguridad. También es responsable de gestionar el sistema, supervisar el cumplimiento de los objetivos, garantizar la asignación de recursos y promover la mejora continua.

 

  • Gerente de salud y seguridad. Debe garantizar la identificación de los riesgos para la salud y la seguridad en el trabajo, su eliminación y control tanto como sea razonablemente practicable.

 

  • Representantes de salud y seguridad. Se encargan de presentar las necesidades e intereses de los empleados para trabajar en conjunto con la alta dirección en pro de la salud y seguridad de todos.

 

  • Asesores de salud y seguridad. Son el apoyo de la alta dirección y el gerente para lograr las políticas y objetivos de salud y seguridad planificados.

 

  • Supervisores. Proporcionan las instrucciones a los trabajadores sobre mejores prácticas para cumplir los objetivos del sistema y las normas de seguridad.

 

  • Trabajadores y contratistas. Tienen la responsabilidad de proteger la salud y seguridad de sus trabajo y compañeros. También deben participar en la implementación de las políticas y procedimientos aplicables a los procesos operacionales. En sus manos recae la autoridad de detener la producción para solucionar problemas de seguridad.

Proceso de Salud y Seguridad en el Trabajo para abordar riesgos y oportunidades.

 

Este proceso permite adoptar un enfoque de gestión de riesgo adecuado para identificar los riesgos, gestionar las oportunidades y lograr la mejora continua del sistema.  

 

Entre las ventajas de la gestión del riesgo para tu negocio están:

 

  • Facilita una mejor toma de decisiones y planificación.
  • Permite mayor flexibilidad para responder a amenazas imprevistas.
  • Maximiza las oportunidades y permite ganar una ventaja competitiva.
  • Proporciona a los gerentes las herramientas adecuadas para prever cambios y amenazas.
  • Garantiza que la alta dirección y a las partes interesadas gestionen los riesgos críticos.
  • Mejora la resiliencia organizacional y la gestión del cumplimiento.

 

Metodología y criterios para la evaluación de riesgos en salud y seguridad en el trabajo

 

Este proceso permite evaluar los riesgos, verificar la pertinencia de los controles existentes y definir si los riesgos son o no aceptables. La evaluación de riesgos puede ser de tipo cuantitativa o cualitativa y finalidad es medir la probabilidad y gravedad de un riesgo para su debida gestión.

 

Asegúrate especificar dentro del documento cómo la organización llevará a cabo: 

 

  • El análisis del riesgo.
  • La evaluación del riesgo.
  • La clasificación del riesgo.
  • El control del riesgo.
  • La implementación de las medidas de control.
  • La documentación del proceso.

 

Objetivos de salud y seguridad en el trabajo y planes para lograrlos.

 

Tu Sistema de Gestión de Salud y Seguridad debe alinear las políticas con los objetivos estratégicos, proporcionando un marco que traduzca dichos objetivos en metas funcionales.

 

La organización puede definir algunos objetivos para mantener el desempeño y la mejora continua del sistema, aprovechando las oportunidades existentes.

 

Los planes para lograr los objetivos deben contener como mínimo:

 

  • Lo que se debe hacer.
  • Los recursos financieros, humanos y de infraestructura necesarios.
  • Los responsables.
  • El tiempo de ejecución.
  • El proceso para evaluar los resultados.

 

Proceso de preparación y respuesta ante emergencias.

 

Debes establecer y mantener un sistema que permita desarrollar estrategias de preparación y respuesta ante emergencias dentro de las instalaciones de la organización y sus diferentes áreas operativas para:

 

  • Ubicar la emergencia, controlarla y evitar que se propague.
  • Proteger a las personas y reducir el riesgo de accidentes.
  • Minimizar los daños a las instalaciones.
  • Lograr la normalidad cuanto antes.
  • Garantizar el mínimo daño ambiental.

 

Dentro de proceso de preparación y respuesta ante emergencias es importante que incluyas acciones claras de evacuación, refugio y confinamiento.

Algunas recomendaciones que puedes considerar para elaborar tu plan de preparación y respuesta son:

 

  • Revisa los objetivos del sistema.
  • Revisa los escenarios de peligro identificados en la evaluación de riesgos.
  • Evalúa la disponibilidad y las capacidades de los recursos para atender los incidentes.
  • Conoce el tiempo y capacidad de respuesta de los servicios públicos de emergencia.
  • Define los reglamentos aplicables para la planificación de emergencias en tus instalaciones.
  • Desarrolla estrategias de protección para la salud y seguridad del trabajador.
  • Crea procedimientos de emergencia para peligros y amenazas.
  • Coordina la planificación de emergencias con los servicios públicos de emergencia.
  • Capacita a tu personal para que pueda cumplir con sus funciones y responsabilidades.
  • Programa simulacros.

 

Ideas para comer en el camino

 

Para la ISO 45001 no hay distinción entre documentos y registros, ambos se denominan información documentada. Dentro de la documentación obligatoria se encuentra:

 

  • Alcance del sistema.
  • Política de seguridad y salud.
  • Roles y responsabilidades.
  • Gestión de riesgos y las oportunidades.
  • Metodología y criterios de evaluación de los riesgos.
  • Comunicación.
  • Controles operacionales.
  • Preparación para emergencias.
  • Requisitos legales.
  • Registros de las capacitaciones.
  • Resultados del monitoreo.
  • Calibración y verificación de los equipos.
  • Evaluación del cumplimiento.
  • Registro de los resultados de las auditorias internas.
  • Revisiones por la dirección.
  • Acciones correctivas

 

La ISO 45001 mantiene la misma dirección de la ISO 9001 y la ISO 14001, lo que significa que existe similitud en los documentos y registros obligatorios de estas normas. Así las cosas, puedes implementar y mejorar tres Sistemas de Gestión al mismo tiempo sin complicaciones ni dolores de cabeza.  

 

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¡Nos vemos en breve!

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