¿Qué son los papeles de trabajo de auditoria y cómo prepararlos en tu organización?

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Preparar los documentos de una auditoria interna es una de las tareas más críticas e importantes, de esto depende la ejecución sistemática del proceso, el cumplimiento de los objetivos, la validez de los resultados y el éxito de la mejora continua.

 

Aunque es responsabilidad directa del auditor encargado la planificación y preparación de los papeles de trabajo, tu organización debe supervisar que estos correspondan y cumplan con los requisitos normativos e intereses del negocio.  

 

Por lo tanto, ¿Sabes qué son los papeles de trabajo de auditoria y por qué son tan importantes para lograr resultados consistentes? Si no lo tienes claro, hoy aprenderás a preparar, organizar y controlar la papelería clave de una auditoria antes, durante y después de su desarrollo.

¡Empecemos!

Papeles de trabajo

 

¿Qué son los papeles de trabajo del auditor?

 

Los papeles de trabajo de auditoría son documentos formales que el auditor prepara, organiza y emplea a largo del proceso evaluativo como parte de sus responsabilidades para garantizar resultados reales y consistentes.

 

Generalmente, los papeles de trabajo de auditoria describen detalles clave de la auditoría como el alcance, el cronograma, el personal, las áreas, los métodos, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones.

 

Es importante que el auditor guarde y mantenga copias de los papeles de trabajo más primordiales, evitando acumular documentos de poca relevancia que puedan entorpecer el proceso y generar confusión a la hora de entregar los resultados. 

¿Cuál es la importancia de los papeles de trabajo de auditoría?

 

Los papeles de trabajo son importantes para:

 

  • Planificar la auditoría

 

Los papeles de trabajo son el principal recurso para planificar una auditoria real al contexto organizacional y eficaz a los intereses del negocio. Gracias a estos documentos puedes conocer los recursos, los plazos, las actividades, los objetivos, los responsables y demás detalles importantes de una auditoria.

 

  • Controlar la autoría

 

Puedes medir el cumplimiento de las instrucciones dadas, los objetivos establecidos y las metas propuestas a lo largo de las etapas de la auditoria y el proceso de mejora continua. 

  • Asegurar una auditoría de calidad

 

Mantener los registros de las tareas realizadas antes, durante y después de la auditoria te permite garantizar que el proceso evaluativo es de calidad y sus resultados confiables.

 

  • Obtener conclusiones

 

Para concluir la auditoria debes revisar los papeles de trabajo utilizados durante el proceso y extraer los hallazgos que te permitan hacer las recomendaciones pertinentes. Recuerda mantener los registros.

 

  • Preparar el informe de auditoría

 

El auditor prepara y finaliza el informe de auditoría en base a los papeles de trabajo utilizados, así presenta y sustenta los hallazgos sin problemas ni pérdidas de tiempo.

  • Evidenciar el cumplimiento

 

Los papeles de trabajo de auditoria son una valiosa evidencia para demostrar el cumplimiento de los requisitos, el compromiso y liderazgo de tu organización. Además, le ayudan al auditor a justificar sus afirmaciones en caso de ser cuestionado.

 

  • Mantener registros permanentes

 

 Los documentos de trabajo de auditorías anteriores son de gran utilidad para futuros procesos evaluativos, ya que permiten comprender la dinámica del negocio y el trabajo realizado por los auditores.

¿Cuáles son los objetivos de los papeles de trabajo?

 

  • Registrar de forma permanente el trabajo de auditoria.

 

  • Controlar las actividades de auditoria programadas.

 

  • Guiar la planificación de futuros procesos de auditoria.

 

  • Garantizar auditorias precisas y completas.

 

  • Ordenar los datos obtenidos a lo largo de la auditoria.

 

  • Comprobar el trabajo y los hallazgos de los auditores.

 

  • Respaldar los hallazgos y resultados de auditoria.

 

  • Garantizar la integridad del trabajo de auditoría.

¿Qué requisitos deben cumplir los papeles de trabajo del auditor?

 

Algunas de las características que deben cumplir los papeles de trabajo de auditoria para ser pertinentes y de máxima utilidad son:

 

  • Contener toda la información clave de la organización y omitir lo irrelevante.

 

  • Presentar el objetivo de la auditoria de forma clara, medible y realizable.

 

  • Mostar la fecha completa de elaboración.

 

  • Indicar el alcance total de la auditoria para evaluar la suficiencia de las evidencias del proceso.

 

  • Referenciar otros papeles de trabajo que complementen las tareas, los hallazgos o las recomendaciones.

 

  • Señalar los resultados de auditoria sin prejuicios y en base a evidencia documentada.

 

  • Presentar conclusiones consistentes y comprobables.

 

  • Se debe hacer referencia al papel de trabajo para archivarlo y encontrarlo fácilmente cuando se requiera más adelante.

 

  • Estar firmado por el responsable de la auditoria.

 

  • Evidenciar que cumple con los controles de calidad.

 

  • Estar elaborado en papel de calidad, en tamaño y forma adecuada. 

¿Cuáles son los papeles de trabajo de auditoria más importantes?

 

Entre los papeles de trabajo más importantes que debes preparar para tus auditorias están:

 

  • Planes de auditoría.
  • Hojas de trabajo.
  • Hojas de detalles.
  • Declaraciones. 
  • Evidencias.
  • Actas.
  • Otros registros.

 

¿Cómo puedes elaborar los papeles de trabajo de auditoria?

 

El diseño y contenido de los papeles de trabajo de auditoria varía de una organización a otra, sin embargo, la siguiente información si o si debe aparecer dentro de estos documentos:

 

  • Encabezado. Registra el nombre de tu organización, el área auditada, la fecha y el nombre del auditor.

 

  • Referencias. Define un sistema de codificación alfabético o alfanumérico para organizar y controlar los documentos.

 

  • Alcance. Establece el límite de la auditoría y define los objetivos que deseas lograr.

 

  • Procedimientos. Describe los detalles de las actividades y técnicas empeladas para desarrollar la auditoria.

 

  • Marcas de auditoria. Emplea símbolos o convenciones para validar el estado de cumplimiento de las pruebas aplicadas en el desarrollo de una auditoria.

 

  • Desarrollo de la prueba. Debes documentar cada procedimiento descrito al inicio del papel de trabajo y registrar las evidencias correspondientes.

 

  • Cuadro de marcas. Explica el significado de las marcas usadas dentro de los papeles de trabajo de tal forma que el documento hable por sí solo y se pueda comprender con facilidad.

 

  • Conclusión. Es una de las partes más importantes del papel de trabajo, aquí debes mencionar los resultados obtenidos en cada área.

 

  • Firma del auditor. Asegúrate de que los papeles de trabajo estén firmados por el responsable de ejecutar, documentar y concluir el proceso de auditoría.

¿Cómo puedes mejorar los papeles de trabajo de auditoria?

 

  • Revisa los papeles de trabajo y analiza las notas de revisión dentro de un periodo de tiempo oportuno.

 

  • Define un propósito para cada papel de trabajo.

 

  • Revisa que cada papel de trabajo permita cumplir el plan o programa de auditoria, si notas que sobran o faltan papeles de trabajo, haz los ajustes necesarios.

 

  • Asegúrate que el auditor firme los papeles de trabajo.

 

  • Controla la cantidad de papeles de trabajo, si tienes dudas sobre la utilidad de alguno, elimínalo.

 

  • Revisa que los formularios estén completos.

Modelo de papeles de trabajo de auditoria

Conclusión

 

Como ves, los papeles de trabajo de auditoría no solo evidencian el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, sino que son pruebas clave de control de calidad.

 

Recuerda que el orden, los encabezados completos, las referencias de fuentes de datos y actividades de verificación son indispensables para crear en las partes interesadas la confianza en el auditor, su trabajo y en los resultados.

 

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¡Nos vemos en breve!

 

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