Cuál es la diferencia entre una auditoría interna y externa y por qué son importantes para tu organización

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Probablemente, al hablar de auditorías la primera idea que llega a tu mente es la de un proceso angustiante y agotador donde se descubren errores reales o imaginarios. Esta impresión engañosa demerita la verdadera importancia de la auditoría y el papel fundamental del auditor en la mejora continua de los Sistemas de Gestión.

 

Pero, ¿Cómo combatir este pensamiento errado y lograr una visión más optimista del concepto de auditoría? Lo primero que debes hacer es comprender el significado y la aplicabilidad tanto de una auditoría interna como de una auditoría externa.

Hoy conocerás las diferencias entre ambos tipos de auditoría y la importancia de cada una para tu organización.

 

¡Empecemos!

 

Auditoría interna y externa

 

La auditoría interna es una actividad diseñada para agregar valor y mejorar los procesos, las operaciones y los resultados de una organización. Sus esfuerzos están centrados en el cumplimiento de los objetivos estratégicos, el control de fraudes y la mejora continua.

 

Dependiendo del tamaño y naturaleza de tu organización, puedes desarrollar la auditoría interna con el apoyo de tu equipo de trabajo o subcontratarla con un tercero, de cualquier forma, debes asegurar y controlar el cumplimiento de los principios de imparcialidad definidos en tus políticas y procedimientos.

 

Por su parte, el responsable de ejecutar la auditoría interna debe identificar los riesgos y fallas del sistema para evidenciar oportunidades de mejora e implementar las medidas correctivas que prevengan daños mayores.

De otro lado, la auditoría externa es un requisito legal que busca brindar seguridad a las partes interesadas sobre la validez y conformidad de los procesos, prácticas y resultados de tu organización. Esta auditoría se lleva a cabo por un organismo externo, independiente y autorizado.

 

El auditor externo por lo general evalúa minuciosamente los registros, los procedimientos y las evidencias que presenta tu organización para verificar el cumplimiento de los requisitos e identificar no conformidades.

 

Por lo regular, las auditorías externas se hacen una vez al año y sirven para mantener la solidez y eficacia de tu sistema.

¿Cuáles son las diferencias entre una auditoría interna y externa?

 

Algunas de las principales diferencias entre la auditoría interna y la auditoría externa son:

 

  • La auditoría interna es un proceso constante liderado por los directivos y empleados de la organización. La auditoría externa es una evaluación desarrollada una vez al año por un organismo independiente.

 

  • La auditoría interna es un proceso voluntario. La auditoría externa es obligatoria.

 

  • El informe de auditoría interna se presenta a la alta dirección, en cambio el informe de auditoría externa se entrega a las partes interesadas como inversionistas, proveedores, gobierno, etc.

 

  • La auditoría interna se desarrolla de forma continua y la auditoría externa una vez al año.

 

  • El objetivo de la auditoría interna es verificar los procesos del negocio y sugerir mejoras. La auditoría externa busca analizar y comprobar la exactitud y confiabilidad de los resultados.

 

  • La auditoría interna informa sobre la eficacia de las actividades y procesos operativos de la organización. La auditoría externa fortalece la imagen y reputación de tu marca.

 

  • El alcance de la auditoría interna lo define la alta dirección, mientras que en la auditoría externa lo hace la ley.

 

  • El auditor interno puede ser un empleado de la misma organización elegido por la alta dirección. El auditor externo es miembro de un organismo independiente y autorizado para este proceso.

 

¿Cómo puedes preparar tu organización para una auditoría interna y externa?

 

Aunque son procesos evaluativos que difieren entre sí, las siguientes recomendaciones te pueden ayudar a preparar tu organización tanto para una auditoría interna como externa:

 

  • Conoce el procedimiento de auditoría

 

Generalmente, las auditorías internas y externas se apoyan en un procedimiento operativo estándar para planificar y ejecutar las actividades, registrar las evidencias, informar los resultados, hacer las recomendaciones e impulsar la mejora continua.

 

Tu organización debe conocer el paso a paso del proceso para preparar mejor el escenario, capacitar al personal, controlar las actividades y obtener buenos resultados.

  • Capacita a tus empleados

 

Ya sea que quieras desarrollar una auditoría interna o debas cumplir una auditoría externa, la competencia de los empleados es clave. Un personal capacitado responde mejor a los requerimientos del auditor interno o externo, además demuestra el cumplimiento y la conformidad del sistema con los requisitos aplicables.

 

Recuerda que invertir en capacitaciones es una estrategia que favorece la calidad y validez de los resultados, previene fallas operativas, multas y problemas con los clientes.

 

  • Adopta los principios de gestión

 

Crear una cultura organizacional centrada en el enfoque al cliente, el liderazgo, el compromiso, la toma de decisiones, la relación exitosa con los proveedores y la mejora continua te ayuda a mantener de forma consistente la calidad y conformidad general del sistema. De este modo, la organización se prepara para las auditorías de manera continua y no días previos al proceso.  

  • Adopta un enfoque de procesos

 

Obtienes mejores resultados tanto en las operaciones diarias como en las auditorías internas y externas cuando las actividades se entienden y manejan como procesos interrelacionados de forma sistemática y coherente.

 

En la actualidad, las normas indican que las auditorías deben orientarse hacia la evaluación y el análisis de los procesos y sus relaciones, lo que significa que si o si debes adoptar este enfoque en tu organización.

 

¿Cuáles son los errores más comunes en una auditoría interna y externa?

 

A continuación te presento una lista de errores de auditoría interna y externa que debes evitar y controlar:

 

  • No planificar la auditoría o hacerlo de forma deficiente

 

Planificar una auditoría es indispensable para que sea un proceso exitoso y permita lograr los resultados previstos. Sin embargo, algunas organizaciones no dedican el tiempo, los esfuerzos y la entrega que exige esta actividad, por lo que obtienen una planificación pobre y mal estructurada que afecta la eficacia del proceso.

 

Una buena planificación permite aterrizar la auditoría en un plan de acción realista que involucre y comprometa a todas las partes interesadas, favoreciendo el desempeño y la calidad de los resultados.

  • Gestión inadecuada de documentos

 

La falta de gestión documental incrementa el riesgo de operar las actividades bajo políticas, manuales, registros y procedimientos desactualizados u obsoletos que afectan directamente la calidad de los productos y la validez de los resultados.

 

Si el auditor descubre fallas en la gestión documental, los resultados de la auditoría serán desfavorables para tu organización y tendrás que esforzarte el doble para corregirlo.

 

En este sentido, una decisión estratégica en términos de optimizar tiempo, dinero y esfuerzos es implementar un proceso de gestión documental eficaz que te permita crear, etiquetar, acceder y mejorar de forma controlada los documentos, registros y archivos del sistema.

 

  • Enfocarse en marcar las casillas

 

Marcar las casillas deportivamente como un atajo para terminar pronto la auditoría es un error común que afecta la calidad de la evaluación e impide visualizar la realidad del sistema.

 

Aunque tomar atajos ayuda a obtener resultados rápidos, la mayoría de estos son inconsistentes a largo plazo y poco eficaces para tu organización.

  • Mala comunicación

 

La falta de comunicación asertiva impide que la auditoría se planifique y desarrolle de forma exitosa, por lo tanto, los resultados obtenidos pueden ser inexactos a la realidad de los procesos y el informe poco claro y sesgado.

 

Una mala comunicación es un obstáculo para la solidez y la mejora continua del sistema, así que fortalece este aspecto entre las partes interesadas antes de empezar cualquier proceso de auditoría.

 

Conclusión

 

Hoy en día, las organizaciones basan sus procesos en controles internos y externos que permiten optimizar los recursos y mejorar la rentabilidad del negocio. Las auditorías internas y externas son estrategias de control y gestión útiles para mitigar los riesgos, maximizar la calidad, mejorar las operaciones, proteger el patrimonio, etc. 

 

Como sabes, las auditorías internas y externas son procesos diferentes que se complementan en pro de la calidad, el cumplimiento y la mejora continua del sistema. Por lo tanto, el trabajo y los resultados obtenidos en una auditoría interna pueden ser útiles en la auditoría externa sin afectar la calidad y validez del proceso.

 

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¡Nos vemos en breve!

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2 Comentarios

  1. IVAN JARAMILLO PEREZ

    Me gustaría saber si tienen alguna reflexión o instrucción sobre la Auditoria de Cuentas o facturas de salud

    Responder
    • Paola

      Hola Ivan! Por el momento no tenemos contenido sobre Auditoría de Cuentas o facturas de salud, apenas dispongamos de él, te lo informaremos a través de correo electrónico.

      Saludos y gracias por leernos.

      Responder

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