4 Pasos para cumplir con el requisito de competencia del personal de la ISO 9001

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La ISO 9001 en su versión 2015 presenta nuevos requisitos para la competencia de las personas que ponen en funcionamiento los procesos en tu organización, con el debido control y de forma independiente a su situación laboral.

 

El requisito de competencia debe ser verificado como parte del sistema y no de forma aislada. Sin embargo, tu organización puede separar sus procesos para administrar los recursos humanos con mayor eficacia y cumplimiento.

 

Tu deber como organización es satisfacer las necesidades de competencia, evaluando al nuevo personal y fortaleciendo los programas de capacitación. Esto para cumplir con la ISO 9001, asegurar la calidad de los procesos y fortalecer la confianza en el cliente.

 

Así las cosas, conoce como lograr estos propósitos en 4 sencillos pasos.

 

¡Empecemos!

¿Qué es la competencia en la ISO 9001?

 

Recuerdo que en una ocasión alguien me dijo que para ser competente primero se debía tomar consciencia, ¿Consciencia? ¿Qué tiene que ver?. Más adelante, cuando me adentré en el mundo de la gestión de calidad logré comprender a que se refería.

 

En ISO 9001, la competencia y la conciencia van de la mano: definen las pautas que deben cumplir tus empleados para ser considerados competentes y conscientes de los requisitos, desempeñando sus funciones de forma idónea de acuerdo a cada área específica.

 

Si tu sistema de gestión de calidad está comenzando de cero, lo ideal es que capacites a tu personal a partir de un análisis de brechas. A medida que el empleado va capacitándose, aumentan sus niveles de consciencia y con ello la motivación para lograr la excelencia y mejora continua del sistema.

 

Para cubrir el requisito de competencia de la ISO 9001, tu organización debe llevar a cabo distintas actividades, entre ellas:

 

  • Evaluar las competencias del personal de forma integral. Debes conocer las habilidades y niveles de experiencia actuales de todos tus empleados. Además, debes identificar cualquier brecha de conocimiento para que se puedan mitigar dentro de un plan de capacitación.

 

  • Visualizar las habilidades fácilmente. Una matriz de habilidades es una herramienta visual que permite obtener una descripción completa del nivel de competencia del personal.

 

  • Realizar un análisis de brechas. Es una estrategia muy útil que te ayuda a identificar con facilidad las brechas de habilidades en el personal para que puedas adoptar medidas pertinentes de capacitación, aprendizaje y desarrollo.

 

  • Planificar acciones para la mejora continua de habilidades. Esto te permitirá fortalecer las competencias del personal e ir un paso adelante en el cumplimiento del sistema. 

 

Ahora bien, para cumplir correctamente el requisito de competencia de la ISO 9001puedes seguir los siguientes pasos:

 

 

Paso No.1. Identificar las competencias necesarias en el personal que lleva a cabo trabajos que afectan la calidad de los resultados.

 

 

Dentro de este primer paso, determina si en tu organización existe un enfoque sistemático para identificar las competencias exigidas al personal. Si existe, debes verificar su efectividad. Como salida del proceso puedes obtener una lista, un registro, una base de datos, un plan de recursos humanos, un informe de competencias, un contrato, proyecto o plan de producto.

 

También puedes desarrollar reuniones con la alta dirección para fomentar su compromiso y participación en la identificación de las competencias exigidas a los empleados. De estos encuentros puedes obtener información clave sobre nuevas actividades o procesos modificados, dejando en evidencia los diferentes requisitos de competencia que son necesarios para tu organización.

 

Por otro lado, la revisión de las competencias es indispensables cuando tu organización piensa firmar una nueva alianza o contrato comercial, especialmente si las actividades del proveedor pueden afectar los procesos y la calidad de los resultados.

 

Debes mantener al día los registros de todo el proceso, más delante te serán de gran utilidad cuando los auditores te soliciten las evidencias de que tu organización ha identificado las competencias y brechas de conocimiento del personal.

Paso No.2. Asignar personas competentes a las actividades clave para la calidad de los procesos y resultados.

 

 

 

La organización debe contar con un formato para evaluar que las competencias definidas dentro del manual son adecuadas a las actividades y que el personal las posee.

 

Este formato debe estar diseñado de tal forma que permita:

 

  • Evidenciar las habilidades a potenciar y los aspectos a mejorar de tus empleados, facilitando la toma de conciencia para el desarrollo y crecimiento profesional.

 

  • Evaluar el desempeño laboral de forma integral.

 

  • Prevenir que algunos inconvenientes puntuales se compliquen.

 

  • Evaluar el desempeño de forma periódica durante todo el año.

 

  • Adoptar las medidas necesarias para fortalecer las competencias del personal.

 

Las competencias de los empleados no sólo se evidencian en la cantidad de certificados de estudio de sus curriculum, la competencia va más allá. En la universidad solía escuchar a mis docentes decir que un título no nos haría profesionales, debíamos ser competentes en nuestros trabajos o en lo que sea que nos desempeñemos para alcanzar la profesionalidad.

 

Ahora bien, como ser profesional es ser competente, entonces la competencia implica tener los conocimientos para saber hacer, poseer las habilidades innatas y destrezas adquiridas para poder hacer (aptitudes), y demostrar comportamiento para querer hacer (actitud).

 

En este sentido, tus profesionales serán competentes si saben hacer, pueden hacer y quieren hacer. Sin embargo, determinar si un empleado es competente no es tan sencillo como parece, por un lado, puedes evaluar el saber hacer de acuerdo a la educación y preparación formal e informal, el número de capacitaciones, seminarios, etc.; también medirás el poder hacer con los registros de inducción, desarrollo de destrezas o habilidades, las evidencias de sus resultados, entre otras. Pero ¿Cómo mides el comportamiento y la actitud para querer hacer?

 

De aquí que, no basta sólo los títulos y certificados para saber qué tan competente es un empleado, estos solo evidencian una parte de sus capacidades. Algunas recomendaciones que puedes tener en cuenta para medir el querer hacer de tus empleados son:

 

  • Analiza la tasa de rotación y ausentismo laboral, a partir de esta información reconocerás el tipo de experiencia que vive el personal con sus puestos de trabajo.

 

  • Evalúa el nivel de satisfacción de tus empleados con el trabajo, los resultados dejarán en evidencia su nivel de compromiso y motivación.

 

  • Realiza encuentras a tus empleados para fomentar la participación e identificar los éxitos y las amenazas de tu estrategia de compromiso.

 

  • Escucha los intereses e ideas de tu personal, pueden ayudarte a comprender de mejor manera sus visiones y a desarrollar estrategias que los entusiasme y comprometa.

 

 

 

Paso No.3. Evaluar la efectividad de las acciones tomadas para suplir las necesidades de competencia.

 

 

 

Tu organización a través de los juegos de roles, las revisiones de pares, la observación, la revisión de registros de capacitación, las entrevistas y otras metodologías, puede verificar que las medidas adoptadas fueron eficaces y alcanzaron los resultados planificados.

 

La utilidad y conveniencia de un método de evaluación va a depender de varios factores relacionados con los objetivos a evaluar, por ejemplo, los registros de capacitación te permitirán verificar si un empleado culminó un curso, pero el documento en sí mismo no evidencia la competencia del participante. Para lograr esto puedes apoyarte en la observación, revisión por pares, entrevistas, etc.

 

Como organización puedes demostrar el logro de la competencia de tus empleados mediante la combinación de educación, formación y experiencia laboral.

 

 

 

Paso No.4. Asegurar el mantenimiento de las competencias del personal

 

 

 

El activo más valioso de tu organización es el personal, por ello invertir en el desarrollo y mantenimiento de sus competencias es de las mejores decisiones estratégicas que puedes adoptar.

 

El aprendizaje continuo refuerza las capacidades de tus trabajadores, aumenta la motivación y reduce gastos por reclutamiento. Mi jefe solía decir que formar a un empleado y que se vaya, no resulta tan caro como no capacitarlo y que se quede.

 

Un negocio que no desarrolla los conocimientos de sus empleados está destinado al estancamiento y a grandes pérdidas financieras. No puedes esperar a que tú mismo personal tome la iniciativa de capacitarse en temas relacionados al trabajo, mejor:

 

  • Mantén actualizado a tu personal en torno a los cambios y nuevas necesidades del contexto actual.

 

  • Motiva a tus empleados a crear, innovar y gestionar su tiempo.

 

  • Desarrolla escenarios para un mejor trabajo en equipo y compañerismo laboral.

 

  • Promueve habilidades de comunicación y otras cualidades que permitan manejar tareas diversas.

 

  • Invierte en foros, seminarios y capacitaciones para desarrollar habilidades de aprendizaje.

 

  • Contribuye a fortalecer el manejo de emociones.

 

  • Fortalece en tu personal la capacidad de resiliencia y adaptación al cambio.

 

 

 

Conclusión

 

Impulsar las competencias del personal en el mercado actual puede ser todo un reto, sin embargo, es la clave para incrementar los niveles de empleabilidad, compromiso y desempeño. De allí la importancia de la formación continua y mejorada.

 

Esfuérzate por desarrollar y mantener las competencias de tu personal, verás cómo hacer esto te ayuda a lograr las metas del negocio.

 

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¡Nos vemos en breve!

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