Los principales obstáculos durante la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad

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Implementar un Sistema de Gestión de Calidad es una iniciativa estratégica que puede presentar diferentes obstáculos, tanto internos como externos para el negocio. Poder superarlos implica que la organización se conozca y cambie a sí misma, en la medida que fortalece sus procesos y solidifica el sistema.

 

Adoptar los cambios y mejoras que requiere la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad es clave para lograr buenos resultados y evitar que los inconvenientes internos y externos se transformen en barreras infranqueables para los objetivos fijados.

 

Cuando la organización evita reconocer y comprender los obstáculos que pueden entorpecer el desempeño del SGC, corre el riesgo de poner en marcha un proyecto importante sobre bases inestables  y poco reales, situación fatal para el negocio.

 

La alta dirección desempeña un papel crucial durante la implementación del sistema, de ella depende la creación y desarrollo de ideas innovadoras que generen nuevas alternativas de acción, cambio, gestión y mejora continua.

 

Además es la encargada de supervisar que la organización esté preparada para implementar eficazmente el sistema, adelantándose a los obstáculos e inconvenientes que puedan surgir.

 

¿Cuáles son esos obstáculos? Hoy te presentaré los más importantes en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, y cómo debes prepararte para afrontarlos oportunamente.

 

Empecemos!

Obstáculos al Sistema de Gestión de Calidad

 

Obstáculos Internos  

 

Entre los más destacados se encuentran:

 

  • Falta de conciencia sobre la importancia y necesidad del Sistema de Gestión de Calidad por parte de la alta dirección.

 

  • Insuficiente apoyo, compromiso y liderazgo con la iniciativa de implementar el Sistema de Gestión de Calidad.

 

  • Personal desinteresado con los requisitos y responsabilidades del SGC.

 

  • Incoherencia entre los procesos, políticas y estrategias organizaciones con los nuevos métodos del SGC.

 

  • Dificultad en la gestión documental. Los procedimientos se presentan mal explicados y en formatos que dificultan el registro de la información requerida.

 

 

  • Planificación estratégica del Sistema de Gestión de Calidad mal estructurada, confusa e incompleta.

 

  • Falta de tiempo y disponibilidad del personal para desarrollar adecuadamente el soporte documental del SGC.

 

 

  • Poca disponibilidad de recursos para implementar exitosamente el SGC.

 

  • Diseño de procesos engorrosos.

 

 

  • Incoherencia entre los métodos aplicados internamente y las características del contexto organizacional.

 

  • Falta de estrategias de control, seguimiento y mejora continua.

 

  • Problemas de comunicación y trabajo en equipo entre el personal e involucrados del SGC.

 

 

  • Ausencia de estrategias para motivar al personal con el cumplimiento de los requisitos y el logro de los objetivos del SGC.

 

 

  • Desconocimiento de los beneficios del SGC a nivel local e internacional.

 

  • Motivación excesiva en la certificación del SGC.

 

  • Resistencia al cambio.

Obstáculos externos

 

  • Políticas estatales inestables que impiden acuerdos y lineamientos públicos sólidos y sostenibles en el tiempo.

 

  • Organización y estructuras económicas ineficientes.

 

  • Inexistencia de una cultura de trabajo centrada en la calidad y el cumplimiento.

 

  • Baja utilidad de la inversión y rentabilidad del negocio.

 

  • Mercado interno inconsistente.

 

  • Crecimiento del trabajo informal.

 

  • Falta de innovación tecnológica.

 

  • Debilidad económica e inflación en el mercado.

 

  • Carencia de fuerza legal y políticas oficiales que controlen eficazmente el cumplimiento de los requisitos de calidad.

 

  • Inexistencias de políticas educativas que contribuyan a la creación de una cultura de calidad en las organizaciones.

 

  • Sistema político-económico centrado en el capital.

 

  • Falta de estímulos públicos-privados a iniciativas centradas en la calidad.

 

Cómo superar los obstáculos internos y externos del SGC

 

Superar estos obstáculos es un reto estratégico que vale cada esfuerzo que hagas para lograrlo. El compromiso, apoyo, participación y constancia de los líderes y empleados de la organización harán la diferencia entre el éxito y el fracaso del proceso de implementación del SGC. 

 

La gestión del cambio, el enfoque basado en procesos y la mejora continua, son las herramientas de afrontamiento a cada uno de los obstáculos mencionados.

 

Gestión del cambio

 

La organización debe autoconocerse y hacer cambios. Son dos etapas indispensables para superar los obstáculos internos y externos del SGC, y lograr los objetivos estratégicos.

 

La gestión del cambio es un enfoque sistemático que busca que el negocio se adapte, acepte y responda favorablemente a las transformaciones que puedan afectarle.

 

Aunque este proceso puede generar miedo e inseguridad en las personas, convirtiéndolas en reacias al cambio, el liderazgo de la organización debe intervenir oportunamente. Esto significa adoptar medidas que permitan, por un lado eliminar en los empleados sentimientos de frustración o estrés, y por otro, combatir problemas como la falta de productividad, incumplimiento o mal ambiente laboral.   

 

A medida que los empleados sean conscientes de la importancia del cambio organizacional, incrementa el compromiso, la confianza e interés por asumir nuevos retos y dar cumplimiento oportuno a los objetivos.

 

En qué consiste la gestión del cambio

 

Los cambios que la organización puede implementar para superar los obstáculos al SGC son:

 

Cambio de desarrollo. Aquel que mejora los procesos y procedimientos.

 

Cambio de transición. Permite alejar el negocio de su estado actual para posicionarlo en un ambiente de transformación que resuelva determinados problemas.

 

Cambio transformacional. Modifica la cultura y la estructura funcional.

 

Sea cual sea el cambio que la organización adopte, es importante:

 

  • Identificar la necesidad del cambio: La organización debe conocer y comprender las razones del cambio.

 

  • Contar con el apoyo necesario: Los líderes, empleados y demás partes interesadas deben comprometerse con el proceso, incorporando las estrategias planificadas dentro de sus actividades cotidianas.

 

  • Adoptar estrategias de comunicación asertiva: Mantener informados al personal sobre los objetivos, las actividades, metodologías, los avances, logros y demás aspectos importantes del SGC, es una estrategia que motiva, involucra y empodera.

 

Así mismo, la organización debe construir, implementar y mantener los procedimientos que permitan:

 

  • Planificar y probar el cambio.

 

  • Comunicar el cambio.

 

  • Programar e implementar el cambio.

 

  • Evaluar los efectos de la transformación.

 

Beneficios de la gestión del cambio

 

  • Permite implementar el SGC de forma exitosa.

 

  • Promueve la eficiencia y aprovechamiento del personal.

 

  • Contribuye a la estabilidad, desarrollo y posicionamiento del negocio.

 

  • Facilita la introducción de nuevas tecnologías o procedimientos.

 

  • Impulsa el trabajo en equipo.

 

  • Fortalece las capacidades y competencias del personal, reduciendo errores, no conformidades y problemas por incumplimiento.

 

Al ser la gestión del cambio un proceso complejo, la planificación detallada y las metas definidas son clave. Esto quiere decir que los líderes y su fuerza laboral deben trabajar de la mano para alcanzar los objetivos estratégicos.

 

Enfoque basado en procesos

 

Para resultados consistentes es necesario que las actividades se gestionen como procesos interrelacionados de tal forma que en conjunto den vida al SGC. Y de esto precisamente se encarga el enfoque de procesos.

 

Al identificar todos los procesos incluidos en el SGC,  cómo funcionan y sus interdependencias, se facilita la determinación de las áreas críticas que requieren mejoras, la implementación de cambios, el seguimiento y control del desempeño.

 

Un SGC bajo este enfoque funciona entorno a los siguientes procesos:

 

  • Principios de calidad. La organización debe identificar sus fortalezas y debilidades para dar cumplimiento a los estándares de calidad. .

 

  • Las competencias requeridas por el sistema y los procesos deben alinearse de tal forma que se cumpla los intereses y requisitos de los involucrados sin afectar la calidad de los productos, servicios o soluciones.

 

  • Controles de calidad. Se debe comprender los distintos procesos organizacionales para poder implementar adecuadamente los controles de calidad.

 

  • Seguimiento y evaluación. Ambos deben incluirse para cada proceso en términos de calidad y cumplimiento.  

 

  • Auditoría interna. Es indispensable revisar las salidas de cada proceso para determinar si corresponden a lo que estaba previsto.

 

  • Acción correctiva. Toda acción destinada a corregir, modificar o evitar un problema dentro del SGC, amerita actualizar o cambiar un proceso

 

Mejora continua

 

Es uno de los principios esenciales en la implementación de un SGC. Dentro de los procesos organizacionales que ameritan mejora continua están, la utilización de los objetivos y el pensamiento basado en el riesgo.

 

Con estos dos procesos, los beneficios para el sistema son incalculables. Cuando los objetivos de calidad buscan la mejora continua de los procesos, el cumplimiento y el desempeño son sólidos y consistentes.

 

El pensamiento basado en riesgos busca prever cualquier problema que pueda ocurrir en un proceso antes de que suceda, siendo una de las mejores alternativas para mejorar el SGC.

 

En las normas ISO, la mejora continua se evidencia en el proceso de acción correctiva, con lo cual el SGC se implementa de forma exitosa en la medida que se reducen las no conformidades y se fortalece la rentabilidad de las inversiones del negocio.

 

Tanto la gestión del cambio, el enfoque basado en procesos y la mejora continua se basan en la metodología Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). Bajo este ciclo los resultados de la implementación permiten la mejora integral de la competitividad, los productos y servicios en términos de calidad, reducción de costos, productividad y ventas. 

 

  • Al Planificar, la organización define las actividades y estrategias en base a los resultados que se espera lograr, la exactitud y el cumplimiento de los requisitos.

 

  • En el Hacer, se llevan a cabo los cambios y acciones requeridas por el sistema.

 

  • Al Verificar, se analiza el grado de cumplimiento y de mejora alcanzados.

 

  • Y finalmente en el Actuar, se pone en marcha lo aprendido en las etapas anteriores para modificar y perfeccionar las acciones implementadas, logrando el desempeño optimo del sistema.

 

Conclusión

 

Aunque los obstáculos al implementar un SGC son muchos y varían de una organización a otra, la principal fortaleza que debe presentar todo negocio es el  liderazgo de la dirección y el compromiso participativo del personal, esto debido a que la pieza clave de todo sistema de gestión son las personas.

 

Busca que los miembros de la organización participen dentro del sistema, asumiendo su rol y cumpliendo sus responsabilidades. Fomenta la motivación, la confianza y el conocimiento en tu personal. Superen juntos estos y otros obstáculos del camino.  

 

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 Nos vemos en breve!

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