5 Pasos para asignar roles y responsabilidades en tu organización según la ISO 14001

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Para mantener un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) sólido, funcional y conforme a los requisitos normativos, es importante conocer los roles y responsabilidades clave para lograr los objetivos planificados por la organización.

 

La norma ISO 14001:2015 especifica que esta tarea es propiamente de la alta dirección y la compromete a garantizar que los roles y responsabilidades se asignen bajo los principios de idoneidad, equidad y cumplimiento, con el propósito de evitar sobrecargas laborales, errores humanos y futuras no conformidades del sistema.

 

Cumplir con este requisito de acuerdo a los términos normativos, permitirá que la organización implemente y mantenga un SGA en el que se involucre y valore los distintos aportes de gerentes, empleados y otras partes interesadas.

 

En este sentido, hoy aprenderás cómo asignar correctamente los roles y responsabilidades de la ISO 14001 para cumplir exitosamente los requisitos normativos.  

 

Empecemos!

 

Roles y responsabilidades

 

Afortunadamente la ISO 14001 ofrece un esquema organizativo que fomenta la participación y el compromiso de todas las partes interesadas sin discriminar por especialidad o perfil.

 

El liderazgo es clave dentro del SGA. Los altos mandos deben ser ejemplo de empeño y constancia, aunque esto no significa que las responsabilidades ambientales deban centrarse sólo es este rol, sino por el contrario, el personal debe involucrarse y ser apoyo en la implementación de la norma de principio a fin.

 

Dentro de la organización cada nivel tiene a su cargo diferentes tareas; la dirección, los empleados, proveedores y otros interesados deben rendir cuentas sobre su trabajo y demostrar que sus aportes están en sintonía con los objetivos ambientales.

 

En este sentido, para garantizar que los roles y responsabilidades se cumplan de forma factible y pertinente, la organización debe planificar, revisar y aprobar continuamente los objetivos del SGA, diseñando estrategias que permitan resultados medibles y personal competente.

 

Algunos ejemplos de los roles y responsabilidades del SGA son:

 

1. Alta dirección.

 

  • Garantizar la disponibilidad de los recursos financieros, técnicos y de talento humano necesarios para la implementación y mantenimiento del sistema.

 

  • Cumplir con las políticas ambientales.

 

  • Asegurar la eficacia y buen desempeño del sistema.

 

  • Asignar y comunicar las responsabilidades de todos los niveles organizacionales.

 

 2. Representante de la dirección

 

  • Determinar las instrucciones y planes orientados al desarrollo sostenible.

 

  • Supervisar el cumplimiento de los requisitos normativos ambientales.

 

  • Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema.

 

  • Informar a las partes interesadas sobre las actividades de protección ambiental.

 

3. Delegados por la alta dirección

 

 

  • Revisar la política ambiental.

 

  • Proponer nuevas estrategias que permitan la mejora continua del sistema.

 

  • Supervisar los planes de trabajo ambiental.

 

  • Mantener actualizada la documentación del sistema.

 

  • Gestionar los recursos necesarios para el funcionamiento del sistema.

 

  • Asesorar al personal operativo de la organización.

 

  • Vigilar que se contrate personal idóneo para apoyar al sistema.

 

 4. Responsable del sistema

 

  • Garantizar el mejoramiento y sostenibilidad del SGA.

 

  • Conocer los requisitos sobre los aspectos e impactos ambientales.

 

  • Buscar oportunidades de mejora del sistema.

 

  • Actualizar la política ambiental.

 

  • Definir los objetivos, metas e indicadores ambientales.

 

  • Elaborar, revisar y comunicar la documentación del sistema.

 

  • Capacitar y sensibilizar al personal sobre buenas prácticas ambientales.

 

  • Coordinar las auditorías internas y externas.

 

  • Evaluar el desempeño de los planes ambientales.

 

  • Presentar los informes de gestión.

 

5. Empleados

 

  • Adoptar las buenas prácticas promovidas por los responsables del SGA.

 

  • Aplicar los planes ambientales de la organización.

 

  • Reportar oportunamente los aspectos e impactos ambientales identificados.

 

  • Participar activamente en las jornadas de capacitación del SGA.

 

  • Dar cumplimiento a las políticas del SGA.

 

6. Brigadistas ambientales

 

  • Prevenir y controlar emergencias ambientales.

 

  • Garantizar el cumplimiento de las condiciones ambientales mínimas.

 

  • Participar en los simulacros programados dentro del SGA.

 

  • Conocer y apoyar los planes de contingencia ambiental de la organización.

 

Beneficios de asignar roles y responsabilidades

 

  • Mejor coordinación en el cumplimiento de las actividades.

 

  • Mayor fuerza laboral.

 

  • Posibilidad de descubrir nuevos métodos de mejora continua.

 

  • Capacidad corporativa para asumir y afrontar nuevos retos y desafíos ambientales.

 

 

  • Personal más comprometido, capacitado y competente.

 

  • Solidez del SGA.

¿Cómo asignar roles y responsabilidades dentro del SGA?

 

Paso 1. Identificar los roles y responsabilidades del SGA

 

Inicialmente se debe conocer cuáles son los roles y responsabilidades requeridos para implementar y mantener con éxito el SGA, desde lo más simple hasta lo más complejo.

 

Asegúrate de hacer una identificación completa sin pasar por alto ningún detalle, de esta forma los roles y responsabilidades se asignan de forma asertiva teniendo en cuenta las características e intereses de la organización.

 

Saber delegar es fundamental para garantizar la eficacia y buen desempeño del sistema. Para hacerlo debes conocer muy bien las competencias de tu personal, y por su puesto la naturaleza de las responsabilidades. Por ejemplo:

 

  • Las pequeñas tareas, son aquellas que pueden ser delegadas sin distinguir especialidad, todo empleado tiene la capacidad de asumir este tipo de responsabilidad.

 

  • Las tareas tediosas, están relacionadas con un área específica, por lo que se pueden delegar a personal que cumpla con un determinado perfil.

 

  • Las tareas que requieren de mucho tiempo, por su parte son complejas y aunque pequeñas partes pueden ser delegadas sólo a personal especializado y competente, se requiere del acompañamiento y supervisión constante.

 

  • Las tareas indelegables, son aquellas que sólo le competen a una persona por su rol o especialidad, y que su delegación implica consecuencias desfavorables para el sistema.

 

Paso 2. Analizar las competencias del personal

 

Ahora que conoces los roles y responsabilidades requeridos por el sistema, debes evaluar las competencias de tus empleados para identificar fortalezas, debilidades y aspectos por mejorar.

 

El buen liderazgo será fundamental para comprender las preferencias del personal, de esta manera se asignará correctamente las responsabilidades y su cumplimiento se hará en conformidad con los requisitos normativos e intereses organizacionales.

 

Otro elemento clave es la confianza. Debes aprender a confiar en tu fuerza laboral, para que esto sea más fácil, asegúrate de contar con las personas idóneas y calificadas que requiere el sistema.

 

Durante la implementación del SGA es normal que surjan dudas y se cometan errores, lo importante es que se gestionen oportunamente. Y la mejor forma de hacerlo es a través de jornadas de capacitación donde se aborden las necesidades de conocimiento del personal y se desarrollen nuevas competencias que favorezcan al sistema.

 

Paso 3. Establecer expectativas claras

 

Definir los responsables de cada tarea y los resultados que se esperan, evitará malas interpretaciones y posibles ambigüedades que afecten el rendimiento del sistema. Para esto es recomendable:

 

  • Definir los objetivos, el tiempo de ejecución y los indicadores de eficacia por cada rol y responsabilidad.

 

  • Divulgar los métodos y estrategias que permitan cumplir las metas propuestas y priorizar las tareas.

 

  • Motivar a los empleados a logar los objetivos ambientales a través de la comprensión del alcance de sus contribuciones con el éxito del sistema.

 

Paso 4. Apoyar al personal  

 

Como líder de la organización, eres responsable de acompañar, motivar y apoyar a tu personal durante la implementación, mantenimiento y mejora del SGA, asegurando tu disponibilidad para resolver las dudas que surjan a lo largo del proceso.

 

Para garantizar que tus conocimientos son verdaderamente confiables y significativos en el SGA, debes actualizar, mejorar y fortalecer tus competencias y especialidades. De esta forma, tus empleados creerán en ti y en tus instrucciones.

 

Paso 5. Documentar todo el proceso

 

Aunque documentar todo requiere de tiempo, es una decisión que a largo plazo te librará de muchos dolores de cabeza y sobrecargas laborales, lo cual resulta muy beneficioso para el sistema al mejorar el rendimiento de los empleados, el control de los procesos, los resultados, la inversión, etc.

 

Mantener la documentación completa y actualizada facilita las consultas de los empleados cuando en el desarrollo de sus funciones o aprendizaje de otras surgen dudas. Además, es un buen recurso que garantiza el funcionamiento adecuado de los procesos, y en caso contrario permite hallar la causa raíz de las posibles fallas.

 

Otro beneficio de documentar todo, es que puedes incorporar nuevos miembros al equipo de trabajo sin correr el riesgo de arruinar el funcionamiento de los procesos, sólo necesitarás entregar una copia de la información documentada clave del SGA y supervisar que se siga al pie de la letra.

 

Te recomiendo hacer copias de seguridad de la información y mantenerla disponible de acuerdo a la frecuencia de uso, de esta forma se agiliza su acceso en caso de requerirse.

 

Conclusión

 

Recuerda que el primer paso para lograr el cumplimiento exitoso de los objetivos planificados, es asignar correctamente los roles y responsabilidades del SGA, teniendo en cuenta el potencial, la experiencia y el conocimiento de tus empleados.

 

Finalmente, el trabajo en equipo es la clave para motivar y fortalecer la creatividad del personal. Esta práctica maximiza las competencias de cada empleado  y favorece el desempeño y los resultados del sistema.

 

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Nos vemos en breve!

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