Guía paso a paso para implementar la Norma ISO 14001 en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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El actual crecimiento económico y desarrollo organizacional pone a prueba valores humanos indispensables para la vida misma, como lo es el respeto por el medio ambiente.

 

 

Preservar los recursos naturales y mitigar los impactos del cambio climático son objetivos perseguidos por muchas organizaciones que optan por el desarrollo sostenible, un proceso que favorece tanto los intereses comerciales como los intereses ambientales.  

 

 

El equilibrio entre el medio ambiente, la sociedad y la economía es la garantía de que las acciones del presente aseguren el bienestar integral de las generaciones futuras. En este sentido, los esfuerzos están encaminados a que las organizaciones adopten un enfoque sistemático con relación a la gestión medioambiental a través de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y la ISO 14001 es la norma para ello.

 

 

El objetivo de esta norma es proporcionar a las organizaciones un marco de referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes en equilibrio con las necesidades socioeconómicas.

 

 

Hoy quiero que conozcas esta norma y tengas una idea de los requisitos que permiten que tu organización logre los resultados previstos que has establecido para tu Sistema de Gestión Ambiental.

 

Empecemos!

¿Qué es la Norma ISO 14001:2015?

 

La ISO 14001 es una norma internacional que busca proteger el medio ambiente, fortaleciendo el pilar ambiental compuesto entre la armonía del medio ambiente, la sociedad y la economía.

 

 

Su enfoque sistemático de gestión ambiental puede proporcionar información a la alta dirección para generar éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir al desarrollo sostenible mediante:

-La protección del medio ambiente, a través de la prevención o mitigación de impactos ambientales adversos.

-La mitigación de efectos negativos de las condiciones ambientales sobre la organización.

-El apoyo a la organización en el cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables.

-La mejora del desempeño ambiental.

-El control o la influencia sobre la forma en la que la organización diseña, fabrica, distribuye, consume y lleva a cabo la disposición final de productos o servicios, usando una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir que los impactos ambientales sean involuntariamente trasladados a otro punto del ciclo de vida.

-El logro de beneficios financieros y operacionales que puedan ser el resultado de implementar alternativas ambientales respetuosas que fortalezcan la posición de la organización en el mercado.

-La comunicación de la información ambiental a las partes interesadas pertinentes.

 

Beneficios de la aplicación de la norma

 

-Aplicando la norma ISO 14001, las decisiones de tu organización se fundamentarán en el desarrollo sostenible, de tal manera que se aprovechará mejor la energía y dirás adiós al desperdicio de este y otros recursos.

-Notarás mayor desempeño en tu organización, los procesos y procedimientos se efectuarán con mayor eficiencia, reflejándose en la reducción de costos.

-Mejorará la imagen de tu organización frente a los clientes al demostrar responsabilidad social que busca proteger el medio ambiente, atraerás muchos clientes.

-Evitarás sanciones económicas por incumplimiento a los requisitos, además podrás hacer una evaluación constante y actualizada de estos.

-Te guiará para establecer los riesgos de un accidente ambiental y disminuir notablemente el impacto negativo en el entorno.

-La satisfacción y confianza en tus clientes incrementará, pues la norma permite generar confianza en tus productos y servicios.

 

Mejoras de la ISO 14001:2015

 

Con la ISO 14001:2015 se dijo adiós a las 14001:2004. Algunas de las mejoras de esta actualización son:

 

-Focaliza mucho a la alta dirección y su desempeño dentro de la organización para el logro de la implementación de la norma. Se pone a prueba tu capacidad de liderazgo y compromiso como el cabecilla de la organización.

-Guía bajo el principio de gestión ambiental la misión y los objetivos organizacionales.

-Fomenta la identificación y análisis de los riesgos que afectan a tu organización, y las oportunidades presentes para la mejora continua.

-Pretende crear productos que además de responder a una necesidad, se fundamenten en el ciclo de vida, es decir, analiza los incidentes ambientales que pueden ocurrir durante toda la producción.

-Centra procesos evaluativos integrales y minuciosos para permitir resultados reales y así valorar la capacidad y posibilidad de mejora de tu organización.

¿Cómo implementar la ISO 14001:2015?

 

La norma ISO 14001 brinda las herramientas para que tu organización identifique los riesgos ambientales y controle los posibles impactos sobre el entorno. Además, permite dar cumplimiento legal a los requisitos aplicables.

 

 

Implementar un Sistema de Gestión Ambiental en tu organización es posible mediante el reconocido ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), el cual te permite tener claridad sobre las fortalezas, debilidades, recursos, aspectos por mejorar, etc., de tu organización.

 

 

Reconocer tu propio territorio es el primer paso, hecho esto, ya estás listo para dar el gran paso:

 

1. Planificar

 

 

Identifica las necesidades ambientales sobre las cuales hay que intervenir, ten en cuenta los recursos disponibles y las características de tu organización. Con esto, planificas las diferentes acciones y actividades alineadas a la política y los objetivos ambientales.

 

Política medioambiental de la ISO 14001

 

La política ambiental será la biblia dentro de tu organización. Este documento claramente organizado y actualizado evidenciará la responsabilidad que tiene tu organización con  el cuidado y respeto del medio ambiente.

 

La norma indica además que la política ambiental debe:

-Tener en cuenta la magnitud de los impactos que las actividades organizacionales ejercen sobre el medio ambiente.

-Enfocar cada proceso a la continuidad de la mejora.

-Comprometerse con el cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable.

-Definir un marco que permita esclarecer las metas y los objetivos para la protección del medio ambiente.

-Entregarse a cada empleado y estar disponible al público interesado. 

 

 

Una vez tengas documentada la política medioambiental de tu organización estarás listo para avanzar:   

 

Identificar factores medioambientales:

 

Esto hace referencia a los elementos que intervienen en cada proceso de la organización y que pueden impactar sobre el medio ambiente. Por ejemplo, la contaminación de suelos, emisiones atmosféricas, ruidos, daños en el ecosistema,  polvos, explotación de recursos naturales, etc. 

 

 

Al localizarlos podrás definir los objetivos para el momento de la evaluación ambiental y determinar el grado de peligro que significan para el entorno.

 

 

De ser un peligro significativo debes planear y ejecutar las acciones correctivas pertinentes. Para hacer esta definición es necesario tener en cuenta todos los escenarios normales y anormales posibles que puedan presentarse en tu organización.

 

Por ejemplo, para hacer la evaluación puedes tener en cuenta:   

-Detectar las actividades que se ejecutan en la organización.

-Identificar los factores medioambientales asociados a estas actividades.

-Analizar el impacto sobre el medio ambiente de esas actividades.

-Evaluar el grado de significado del impacto sobre el ambiente.

 

Requisitos legales y otros requisitos:

 

Recuerda que todo lo concerniente a la implementación de la norma debe estar ceñido a la reglamentación legal, esto significa que debes empaparte de absolutamente todos los requisitos exigidos antes de iniciar este proceso.

 

 

Tu obligación será que acojas en tu Sistema de Gestión Ambiental, aquellos requisitos fundamentales y si tienes la iniciativa también puedes de manera voluntaria incorporar otros de gran importancia.  

 

Metas y objetivos de la ISO 14001:

 

Para definir los objetivos y las metas medioambientales procura tener en cuenta las necesidades ambientales, las características organizacionales y la normatividad exigida.  

 

 

La política medioambiental te servirá de guía para darle sentido a cada objetivo y meta propuesta, aterriza cada uno de estos a la realidad de tu organización en cuanto a disponibilidad de recursos, personal, tecnología, alcance, riesgos, oportunidades, etc.

 

 

Procura que los objetivos garanticen sostenibilidad en la mejora, una excelente idea es establecer indicadores que al evaluar el impacto medioambiental determine la funcionabilidad y eficiencia del SGA de tu organización a través del tiempo. 

 

Eso sí, no  olvides que el éxito de tu SGA dependerá del compromiso de todas las funciones y niveles de la organización, bajo el liderazgo de la alta dirección.

 

Cumplimiento de los objetivos y metas:

 

Hasta aquí has recorrido gran parte del proceso de implementación de la norma. Es momento de empezar a organizar el documento que describa detalladamente los compromisos de tu organización con los objetivos y las metas ambientales en un tiempo límite.

 

 

Lo más recomendable es que cada miembro de tu organización se apropie del compromiso que exige el SGA y en el desarrollo de sus actividades garantice que está obedeciendo a  la política medioambiental. Es importante actualizar el programa de cumplimiento de metas y objetivos haciendo una revisión periódica de estos.

2. Hacer

A llegado la hora de llevar todo lo que has planificado a la práctica. El orden y el registro deben ir de la mano para el éxito en este proceso.

 

Definir las responsabilidades:

 

Para asignar las responsabilidades debes tener en cuenta la proporción entre los compromisos ambientales, los intereses organizacionales y las competencias del personal.

Busca ser asertivo en esta decisión, tómate el tiempo que necesites y de ser necesario no escatimes en gastos, pues como el líder de tu organización debes asumir las consecuencias de esta etapa.

 

Competencias profesionales:

 

La idoneidad del personal que desempeñe acciones que puedan generar impactos significativos sobre el ambiente es clave para el éxito del SGA. Procura revisar cada currículo y cerciorarte que los empleados estén cualificados, certifiquen estudios y experiencia. Además, es primordial que las personas demuestren compromiso con el cuidado del entorno y empoderamiento con la política medioambiental.

 

Por tu parte, fortalece en los empleados su sentido de pertenencia con el SGA a través de jornadas de sensibilización sobre los impactos que sus acciones de trabajo pueden significar en el medio ambiente. Esto contribuye satisfactoriamente al cumplimiento  de los objetivos y las metas.

 

Relación con el público: 

 

¡Vaya, que buen trabajo!, en este punto has recorrido gran parte del camino hacia la implementación del SGA, sin duda esto mejorará significativamente la relación con tus clientes y la imagen de tienen sobre tu organización te ubicará entre las favoritas y más opcionadas en el mercado.

 

 

Así que sin dejar de ser modesto puedes permitir que el público se entere que tu organización marca la diferencia y se preocupa por el cuidado y la protección del medioambiente.

 

 

Deja los documentos informativos a disponibilidad de quien pueda interesarle, así garantizarás una comunicación transparente y veraz con tus clientes, autoridades y demás partes interesadas.

 

Organización de los documentos:

 

De inicio  a fin debes organizar tus documentos de manera que tengas disponible toda la información en cualquier momento. Puedes usar aplicativos, sistemas de información o cualquier método que te permita el orden de tu papelería, que puede estar en medio  físico y/o magnético.

 

 

No olvides que la documentación para la construcción del Sistema de Gestión Ambiental debe estar actualizada.

 

 

Ten presente que debes contar con los manuales de gestión, que indiquen de manera general las acciones que tu organización ejecuta para el cumplimiento de la norma, es decir, tener documentados la política ambiental, los objetivos, metas y asignación de responsabilidades.

 

 

También debes de disponer con la información  de los procedimientos que definen el cómo de cada acción de los manuales y los registros que evidencien los requisitos que se van cumpliendo.

 

 

Prioriza el control  y orden de los documentos,  establece un lugar adecuado para ubicarlos, de fácil acceso e identificación, procura la revisión y aprobación constante en los tiempos establecidos por la norma.

 

Plan de emergencia:

  

Tu organización debe disponer de un plan que permita mitigar una emergencia y garantizar el cuidado de los empleados ante el riesgo de un accidente. Con suerte, este tema ha tomado fuerza en los últimos años y podrás encontrar gran cantidad de información y material para construir el plan de emergencia que debe:

 

-Reconocer las situaciones de emergencia.

-Planificar acciones preventivas ante accidentes.

-Evitar daños ambientales producto de accidentes.

-Planear simulacros participativos.

-Evaluar los simulacros.

-Analizar y contrastar las respuestas anteriores al plan frente a los accidentes.

3. Verificar

 

 

Este es el momento de analizar si las acciones ejecutadas concuerdan con lo previsto, comparando sus resultados, contrastando su precisión y eficiencia.

 

Seguimiento:

 

Aquí lograrás evidenciar si el SGA funciona o no en tu organización, apoyándote en un método de medida verificarás el cumplimiento de los objetivos y las metas.

 

 

Algunas acciones de medida pueden ser el nivel de cumplimiento de la norma, la actualización de procesos o registros, el mantenimiento o calibración de equipos de inspección, entre otros.

 

Cumplimiento de la norma:

 

Este proceso permite verificar  que la norma implementada en tu organización se ajusta a la definida legalmente. Debes establecer un documento evaluativo que lo compruebe y estar a disposición del público.

 

No conformidad:

 

Puede ocurrir que tu organización cometa un error por desconocimiento o contrariedad a la norma. Lo que debes hacer al momento de la detección de la No Conformidad, es establecer acciones correctivas para eliminar el error y acciones preventivas para evitar en el futuro los mismos acontecimientos.

 

 

¡Ojo con esto! Cada corrección, acción correctiva, preventiva o cambio, deberá ser organizado y documentado.

 

Registros:

 

Te recomiendo que definas el procedimiento que emplearás para el control de registros de los resultados de las actividades de tu organización. Este deberá identificarlos, conservarlos y eliminarlos de acuerdo a cada necesidad.

 

Hasta este momento, deberás de contar con los registros de:

 

-Identificación de factores medioambientales.

-Evaluación de impacto de las actividades de la organización.

-Requisitos exigidos por la norma.

-Documentos informativos.

-Análisis de suelos, emisiones atmosféricas, ruidos, daños en el ecosistema, etc.

 

Evaluación al Sistema de Gestión Medioambiental:

 

El trabajo aquí es periódicamente, debes comprobar el nivel de conformidad con la norma.

 

 

Para este proceso debes buscar una entidad ajena a tu organización, obviamente experta en el tema, es importante que así sea para obtener resultados críticos, imparciales y veraces.

 

 

 

 

Estas auditorías internas determinan si funciona o no el SGA y ayudará a la mejora continua.

 

 

El truco es hacer auditorías internas y prepararte para el momento de la auditoría externa, sabrás cómo es el proceso y la experiencia garantizará el éxito.

4. Actuar

 

 

Permite mejorar el SGA a partir de las dificultades, falencias y oportunidades encontradas durante el proceso.

 

Análisis por la dirección:

 

 

Ya implementado el Sistema de Gestión, es deber de la alta dirección supervisar el cumplimiento de la norma y el funcionamiento adecuado del sistema, esto a través del seguimiento de los objetivos trazados y las metas propuestas.

 

 

De este análisis surgen hallazgos que permitirán establecer acciones de mejora al sistema que lo fortalezcan y perfeccione en el tiempo.

 

Auditoría externa:

 

Cuando sientas que tu organización está lista para ser auditada por una entidad externa, y buscas que tu sistema de gestión sea certificado, ha llegado el gran momento de una auditoria externa.

 

 

Esta es una evaluación que acredita que tu organización ha implementado correctamente la norma ISO 14001, y se parecerá mucho a las evaluaciones internas que ya has realizado antes, de aquí la gran importancia de llevar a cabo una auditoria interna.

 

 

En cierto que tendrás que trabajar con empeño y disciplina para implementar exitosamente tu SGA, pero es posible y menos complicado de lo que imaginabas.

 

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Nos vemos en breve!

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