9 Pasos para preparar a tu organización ante la auditoría de certificación ISO 14001

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Toda organización interesada en obtener la certificación ISO 14001 de su Sistema de Gestión Ambiental, debe prepararse antes de dar este gran paso de cumplimiento. 

 

Muchas veces la presencia del auditor, encargado de revisar el desempeño de los requisitos, causa miedo y ansiedad entre el personal, incluso hasta en los empleados con amplia experiencia en auditorías de certificación.

 

Sin embargo, la mejor forma de contrarrestar este tipo de situaciones es a través de la preparación continua, planificada y participativa.

 

Establecer y desarrollar un Sistema de Gestión Ambiental, que finalmente obtenga la certificación ISO 14001, puede ser un trabajo tedioso y frustrante, más cuando no se cuenta con el respaldo total de los empleados y la disposición necesaria de los recursos.

 

En este sentido, el compromiso y la confianza de personas capacitadas, motivadas y dispuestas a colaborar, marca la diferencia a lo largo de la implementación, evaluación, mantenimiento y certificación del sistema.

 

Así las cosas, hoy aprenderás cómo preparar a tu organización y a tu equipo de trabajo para la auditoría de certificación.

 

¡Empecemos! 

 

Paso No.1. Implementar la norma

 

Para obtener la certificación ISO 14001 es necesario elaborar y definir, tanto los documentos como los procesos requeridos en el Sistema de Gestión Ambiental.

 

Para la ISO 14001 el proceso de implementación requiere:

 

  • Lograr el apoyo de la dirección. Sin el respaldo de la alta dirección no es posible implementar la ISO 14001, por ello se debe convencer con argumentos la aprobación de este proceso y luego ponerlo en marcha.

 

  • Definir los requisitos. La organización debe identificar y analizar cuáles son los requisitos aplicables al Sistema de Gestión Ambiental.

 

  • Determinar el alcance. Este alcance permite definir los límites e incluir sólo las áreas que tengan efectos sobre el medioambiente. Algunas herramientas muy útiles para definir el alcance son la política ambiental y los aspectos ambientales. Estos documentos deben ser los primeros en crearse dentro del sistema.

 

  • Definir los procesos y procedimientos. Especialmente los considerados necesarios para asegurar que los resultados sean coherentes y eficaces en la prevención de impactos negativos y emergencias ambientales.

 

  • Implementar los procesos y procedimientos. Se trata de vincular los nuevos procesos a los ya existentes. No todos los procesos requieren estar documentados, es necesario señalar cuáles si lo estarán.

 

Todas las actividades de implementación y operación se complementan con auditorías internas, que permitan verificar la efectividad y conformidad de los requisitos. Según los resultados de estos procesos evaluativos, se adoptan las acciones correctivas pertinentes para el cumplimiento y la mejora continua del sistema.

 

Paso No. 2. Conocer el proceso de auditoria

 

Es importante comprender que el auditor no revisará todos los procesos y elementos de la organización, lo más probable es que elija una muestra representativa, y pruebe dos o tres aspectos para verificar el funcionamiento adecuado del sistema.

 

Generalmente una auditoria de certificación se divide en dos etapas: En la primera etapa, el auditor revisa la información documentada del sistema, y se dirige hasta las instalaciones para confirmar que los documentos como manuales, registros y procedimientos, están en su lugar.

 

Posteriormente, en la segunda etapa, el auditor verifica si los procesos cumplen con las especificaciones normativas. Las evidencias de auditoria se recopilan en base a observaciones, entrevistas y revisiones de la información documentada.

 

Finamente, el auditor elabora y entrega el informe de auditoría con todos los hallazgos del sistema.

 

Paso No. 3. Programar actividades clave

 

Es pertinente elaborar un cronograma para cada actividad, incluida la auditoria interna y la revisión de la gestión. El tiempo debe ser suficiente para ejecutar correctamente y sin aceleraciones, cada fase del proyecto.

 

De otro lado, la organización debe asignar estratégicamente los roles y responsabilidades dentro del Sistema de Gestión Ambiental. Elaborar un plan de proyecto al inicio de la implementación, puede ayudar a que los empleados reconozcan la importancia de su participación en la eficacia del sistema.

 

Entre los principales roles y responsabilidades del SGA están:

 

  • Asegurar que el SGA cumpla los requisitos normativos. Esta responsabilidad debe asignarse a un profesional idóneo y calificado. Además, todos los interesados deben saber de quién se trata, para evitar confusiones.

 

  • Mantener informada a la alta dirección sobre el desempeño del sistema. A través de un sistema de indicadores, los responsables de esta tarea pueden presentar resultados más reales.  

 

  • Operar el SGA. Para el funcionamiento adecuado del sistema, la organización debe fomentar la participación de todos los empleados, manteniendo continuamente actividades orientadas a capacitar, sensibilizar e informar a los involucrados.

 

 

Paso No. 4. Revisar detalladamente la documentación

 

Para evitar el uso de información obsoleta, la organización debe actualizar los documentos del sistema, asegurándose de incluir los cambios, ajustes y modificaciones de hayan sufrido los procesos.

 

El personal debe aplicar al pie de la letra los procedimientos operativos del sistema. 

 

Paso No. 5. Verificar el funcionamiento adecuado de los procesos

 

Muchas organizaciones pasan por alto este paso aparentemente obvio. Como parte de la preparación de una auditoria de certificación, las pruebas para comprobar que las operaciones funcionan según lo planificado, son obligatorias.

 

Paso No. 6. Supervisar la eficacia de las acciones correctivas

 

En este paso, se debe comprobar si las no conformidades han sido registradas, analizadas e intervenidas con acciones correctivas eficaces. También es prudente revisar los informes de las auditoras anteriores, para verificar que todos los hallazgos se abordaron.

 

Paso No. 7. Capacitar al personal

 

Todos los empleados deben conocer y comprender las políticas, los compromisos y los objetivos del sistema, con ello se garantiza que sus actividades diarias contribuyan a la protección del medio ambiente.  

 

De otro lado, apoyar y motivar al personal antes de la auditoría de certificación, permite reducir el miedo y la ansiedad. Además, es necesario comprender que el auditor no se centrará en los errores, sino en comprobar que todo funciona según lo planificado por la organización.

 

Aunque capacitar al personal es un requisito normativo, también es una estrategia dentro de esta preparación. Todo el personal debe ser capaz de realizar adecuadamente su trabajo.

 

Paso No. 8. Adecuar el lugar de trabajo

 

Todo debe estar ordenado, limpio y listo para la auditoría. Esto facilita que la documentación relacionada con las políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, registros, formatos, etc., estén disponibles cuando el auditor los solicite.

 

Paso No. 9. Crear un ambiente positivo

 

Crear un ambiente positivo durante la auditoria, permite deshacerse del miedo, actuar con naturalidad y obtener buenos resultados. Para esto, la organización debe promover en los empleados la idea de que el auditor no es un peligro, sino una ayuda para la mejora continua de los procesos.

Consejos para comprometer al personal con la auditoria de certificación

 

Para comprometer a tu fuerza laboral antes, durante y después de la auditoria de certificación, puedes seguir algunas recomendaciones como:

 

  • Involucrar al personal: Los empleados que son tenidos en cuenta, consultados e informados se muestran más productivos y abiertos, que aquellos que no. Asegúrate de involucrar a tu equipo de trabajo en el establecimiento de los objetivos, la definición de los procesos y la mejora continua del SGA.

 

  • Liderar adecuadamente: El liderazgo organizacional tiene la capacidad única de influir en las personas, procesos y resultados, con su estilo y acciones.

 

La ISO 14001 fomenta la cooperación entre el líder y los empleados, y elimina cualquier distancia entre roles que pueda impedir una verdadera motivación.

 

El liderazgo tiene la oportunidad de involucrar al máximo a su personal. Nadie mejor que el líder puede hacerlo.

 

 

  • Mejorar la capacitación del personal: Para involucrar y comprometer a los empleados, la organización debe desarrollar periódicamente jornadas de capacitación y sensibilización.

 

  • Mantener una buena comunicación:  La comunicación es clave para el buen funcionamiento de los procesos y el logro de los resultados planificados. La organización debe establecer canales que faciliten la comunicación, participación y la resolución de los problemas.

 

  • Valorar la opinión de todos: El compromiso de los empleados es fundamental para afrontar la auditoria externa y obtener la certificación del SGA. Sin embargo, comprometer al personal puede ser un gran problema, especialmente si no se valora la opinión y los aportes de los involucrados.

 

Conclusión

 

Dedicar el suficiente tiempo y esfuerzo en la práctica de cada uno de estos pasos, garantizará que tu organización tenga una auditoría de certificación exitosa, sin problemas, ni sorpresas de última hora. ¡Cuánto antes mucho mejor!

 

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¡Nos vemos en breve!

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