4 Pasos para obtener la certificación ISO 14001 sin tanto estrés

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Aunque no es obligatorio y más bien opcional, muchas organizaciones que han implementado un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) examinan la posibilidad de certificarse mediante una auditoría externa de un organismo de certificación.

 

La auditoría para certificar tu SGA ocurre después de haber completado todo el proceso de implementación. Antes de iniciar esta etapa es importante comprender cómo funciona la certificación ISO 14001 y los pasos que debes seguir.

 

Empecemos!

 

La certificación y sus requisitos

 

La certificación implica que un organismo de acreditación programe la auditoria externa y envíe un equipo de expertos a revisar los procesos de la organización para determinar el nivel de cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 14001.

 

Si el SGA cumple con las especificaciones normativas, entonces se obtiene la valiosa y tan anhelada certificación.

 

Sin embargo, antes de esto existe un camino que la organización debe recorrer.

 

Número 1. Implementar el Sistema de Gestión Ambiental

 

Antes de comenzar con la implementación de la ISO 14001, debes conocer los documentos que son obligatorios y también los más utilizados durante esta etapa.

 

Estos son los documentos obligatorios del SGA:

 

  • Cláusula 4.3. Alcance del Sistema de Gestión Ambiental.

 

  • Cláusula 5.2. Política Medioambiental.

 

  • Cláusula 6.1.1. Riesgo y oportunidades a abordar y procesos necesarios.

 

  • Cláusula 6.1.2. Criterios para la Evaluación de Aspectos Ambientales Significativos.

 

  • Cláusula 6.1.2. Aspectos Ambientales con Impactos Ambientales Asociados.

 

  • Cláusula 6.1.2. Aspectos Ambientales Significativos.

 

  • Cláusula 6.1.3. Documento de Obligaciones de Cumplimiento.

 

  • Cláusula 6.2. Objetivos ambientales y planes para alcanzarlos.

 

  • Cláusula 8.1. Control Operacional.

 

  • Cláusula 8.2. Preparación y respuesta ante emergencias.

 

Como parte de los registros obligatorios están:

 

  • Cláusula 7.2. Registros de Capacitación, Habilidades, Experiencia y Calificaciones.

 

  • Cláusula 7.4. Evidencia de Comunicación.

 

  • Cláusula 9.1.1. Resultados de Monitoreo y Medición. 

 

  • Cláusula 9.1.2. Evidencia de los Resultados de la Evaluación de cumplimiento.

 

  • Cláusula 9.2. Programa de Auditoría Interna.

 

  • Cláusula 9.2. Resultados de las Auditorías Internas.

 

  • Cláusula 9.3. Resultados de la Revisión por la Dirección.

 

  • Cláusula 10.2. Resultados de las Acciones Correctivas.

 

Documentos no obligatorios

 

Aunque estos documentos no son obligatorios, pueden ser muy útiles y facilitar el proceso de implementación del SGA:

 

  • Cláusulas 4.1 y 4.2. Procedimiento para Determinar el Contexto de la Organización y Partes Interesadas.

 

  • Cláusulas 6.1.1 y 6.1.2. Procedimiento de Identificación y Evaluación de Aspectos y Riesgos Ambientales.

 

  • Cláusulas 7.2 y 7.3. Procedimiento de Competencia, Formación y Sensibilización.

 

  • Cláusula 7.4. Procedimiento de Comunicación.

 

  • Cláusula 7.5. Procedimiento para el control de Documentos y Registros.

 

  • Cláusula 9.2. Procedimiento de Auditoría Interna.

 

  • Cláusula 9.3. Procedimiento de Revisión por la Dirección.

 

  • Cláusula 10.2. Procedimiento para la Gestión de No Conformidades y Acciones Correctivas 

 

Para implementar exitosamente el SGA es preciso buscar el compromiso y la participación de tu personal, esto sin duda facilitará el cumplimiento de los requisitos normativos y la eficacia general del sistema.

 

Es importante mantener un control sobre los cambios, ajustes y actualizaciones del sistema para garantizar que los procesos continúen su funcionamiento y se logren los objetivos planificados.

 

Número 2. Elegir del organismo de certificación

 

Una vez implementado el Sistema de Gestión Ambiental, el siguiente paso es elegir el organismo de certificación adecuado. Recuerda que de esta elección depende la calidad de tus auditores externos, es decir, que estos sean idóneos y capacitados en el tipo de industria de tu organización.

 

Te recomiendo apoyarte en las referencias de otras organizaciones que han sido certificadas antes de hacer tu elección. También puedes tener en cuenta aspectos como:

 

  • La acreditación para auditar la ISO 14001 del organismo de certificación.

 

  • La reputación del organismo de certificación.

 

  • La cantidad de auditores del organismo de certificación con experiencia en tu sector.

 

  • La experiencia de los auditores en los aspectos medioambientales de tu organización.

 

  • La cantidad y el tipo de clientes del organismo de certificación.

 

  • Las listas de referencia.

 

  • Los requisitos del organismo de certificación sobre la madurez del SGA.

 

  • La política del organismo de certificación sobre las Acciones Correctivas y Oportunidades de Mejora.

 

  • El nivel de experiencia laboral exigida por el organismo a sus auditores antes de convertirlos en auditores de certificación.

 

  • El nivel de reconocimiento del organismo de certificación.

 

  • El conocimiento en otras normas de gestión de los auditores.

 

  • Las ventajas del organismo de certificación frente a otros.

 

  • Los servicios que ofrece el precio.

 

  • Las oportunidades de formación del organismo a sus auditores.

 

  • Los días necesarios para la auditoría.

 

Después de analizar detalladamente tu conveniencia frente al organismo de certificación, deberás contactarlo para continuar con el proceso.

 

Independientemente del organismo, tu SGA deberá cumplir algunos requisitos antes de la auditoria. Para esto es preciso que el sistema se ponga en marcha y se recopilen algunos documentos y registros.

 

También es conveniente desarrollar auditorías internas y revisiones de gestión para identificar fallas o aspectos a mejorar antes de la auditoria de certificación. No olvides que una de las funciones del organismo de certificación es aclarar cualquier duda relacionada con el proceso y orientarte para obtener buenos resultados.

 

Número 3. Atender auditoria de certificación (etapa 1)

 

También denominada auditoria de documentación, permite que los auditores externos revisen los diferentes documentos del SGA y determinen el grado de cumplimiento con los requisitos de ISO 14001.

 

En esta etapa se obtiene un informe con las no conformidades, inconsistencias, errores y brechas, entre documentos que podrían afectar el proceso de certificación.

 

Dependiendo de los resultados deberás enfocar tus esfuerzos en mejorar las prácticas de gestión de documentos.

 

Número 4. Atender auditoría de certificación (etapa 2)

 

Ya en esta etapa se evaluarán los procesos del SGA para verificar que cumplen con las especificaciones de la ISO 14001 y otros requisitos de gestión.

 

Entre las actividades de auditoría se incluyen observar los procesos, entrevistar empleados, supervisión de resultados, revisar registros y documentos, reunir datos, entre otras.

 

Una vez los auditores confirmen que el sistema funciona según lo planeado y conforme a los requisitos normativos, emitirán una certificación que indica que tu organización cumple con la norma ISO 14001.

 

Sin embargo, ten presente que obtener la certificación no es el final del camino, debes esforzarte por mantener y mejorar con el tiempo tu SGA mediante auditorias de seguimiento y de recertificación.

 

En otros términos, el ciclo se repite, lo que hace que la certificación de SGA sea un trabajo continuo para optimizar los procesos, el rendimiento y la eficacia de la organización.

 

Ventajas de certificar tu Sistema de Gestión Ambiental

 

Aunque es poco sorprendente, la realidad es que la norma ISO 14001 no exige que un organismo externo audite el SGA y certifique que cumple con los requisitos normativos. Entonces, ¿Por qué hacerlo? Las razones son muchas, entre las cuales te puedo mencionar:

 

  • Fortalece la imagen del negocio y atrae más clientes. Cada vez son más las personas que se preocupan por el impacto ambiental de sus acciones y la de sus proveedores, por eso actualmente es común que se exija el registro ISO 14001 en los requisitos de contratos y relaciones comerciales.

 

  • Mejora continua de los procesos. Buscar auditores externos capacitados y con amplia experiencia, permitirá identificar fallas e implementar controles que mejoren y refuercen tu SGA.

 

  • Motiva y compromete al personal. Decidir certificar el SGA es un desafío y una responsabilidad tanto de la alta dirección como de los empleados. Si planificas este objetivo y programas una fecha límite, estás contribuyendo a que el personal responsa y cumpla eficientemente las tareas que completarán la implementación de ISO 14001, disminuyendo retrasos e incumplimientos de algunos empleados.

 

Errores que debes evitar durante la auditoría de certificación

 

Debido a que las auditorias de certificación pueden generar episodios de estrés, nervios y ansiedad, conocer los principales riesgos que debes evitar durante este importante proceso, es clave para certificar exitosamente tu SGA.

 

  • Planificar inadecuadamente el proceso

 

Planificar la auditoría sin tener en cuenta que coincida con otros eventos importantes para la organización es un error que limita la participación y el cumplimiento de todas las áreas corporativas. 

 

  • Asignar de forma inequitativa las responsabilidades

 

No cometas el error de asignar toda la responsabilidad al responsable del sistema de gestión. Cada empleado debe asumir el cumplimiento de los requisitos, así como responder a las no conformidades detectadas en su área.

 

  • Hablar demasiado

 

Ya sea por nervios o falta de dominio, un gran error es hablar de más y tratar de distraer a un profesional que se ha preparado para realizar a la perfección una auditoría.

 

  • Preparar documentos innecesarios

 

Que no te pase asociar la cantidad exagerada de documentos con los requisitos de la norma. Enfócate en construir los estrictamente necesarios para el buen funcionamiento del sistema.

 

  • Ver al auditor como una competencia

 

Actuar a la defensiva frente al auditor no es nada ventajoso para la certificación. Evita sentirte evaluado o cuestionado cuando el auditor realice preguntas o solicite evidencias.

 

  • Desconocer el funcionamiento del SGA

 

Por las ocupaciones y responsabilidades de las partes interesadas puede ocurrir que no se involucren activamente en las actividades y requisitos del sistema, esto es un error que pone en alto riesgo el éxito de obtener la certificación del SGA.

 

Conclusión

 

Implementar un Sistema de Gestión Ambiental y buscar certificarlo, son propósitos que sin lugar a dudas valen la pena todo esfuerzo y recurso para su cumplimiento. Si estas motivado por todos los beneficios, tanto corporativos como ambientales, decídete a buscar el organismo de certificación que mejor convenga para tu negocio.

 

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 Nos vemos en breve!

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