Cómo desarrollar la evaluación de cumplimiento de la ISO 14001 en tu organización

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Actualmente la mayoría de las organizaciones, para el logro de sus metas productivas y comerciales, necesitan interactuar con el medio ambiente, lo que puede generar impactos negativos y representar un gran riesgo para el planeta.

 

Esta situación es preocupante para muchos países y gobiernos quienes comprometidos con el respeto, la racionalidad y el aprovechamiento sostenible, han creado normas y políticas sujetas a las diferentes actividades industriales y económicas.

 

En este sentido, es deber de las organizaciones conocer y cumplir la normatividad aplicable a sus prácticas, pues de no ser así las sanciones pueden afectar significativamente el progreso, la reputación y la rentabilidad del negocio.

 

Un Sistema de Gestión Ambiental permite convertir esta situación desafiante en una oportunidad ventajosa para tu organización. La clave está en las evaluaciones de cumplimiento periódicas, la comunicación asertiva con la alta dirección y el desarrollo de acciones que eliminen las no conformidades por infracción.

 

Hoy he preparado una guía completa sobre la evaluación de cumplimiento  de la ISO 14001 para que realices exitosamente este proceso en tu organización.

 

Empecemos!

¿Qué es la evaluación de cumplimiento?

 

En la ISO 14001 la evaluación de cumplimiento es un proceso constructivo que fortalece la aplicación y ejercicio de normas y requisitos legales para mantener la conformidad y mejora continua del sistema.

 

Consiste en contrastar regularmente las obligaciones legales de la organización con su situación real, para lo cual es necesario llevar una lista actualizada con los requisitos de cumplimento ambiental.

 

Inicialmente debes confirmar si las exigencias actuales son aplicables al tipo y naturaleza de tu organización, así podrás determinar las obligaciones generales de cumplimiento sobre las cuales trabajar.  

 

La norma indica que toda situación de incumplimiento total o parcial debe ser intervenida con acciones que permitan llevarla a un estado de cumplimiento.

 

Las acciones que la organización implemente para mejorar la no conformidad del sistema se deben ajustar a su realidad, contexto, intereses y políticas relacionadas. La efectividad de estas acciones puede ser verificada a través de auditorías internas.

 

¿Cuáles son las obligaciones de cumplimiento en la ISO 14001?

 

La ISO 14001 indica que las obligaciones de cumplimiento son requisitos impuestos por leyes y reglamentos, aunque también pueden ser asumidos de forma voluntaria por la organización y una vez adoptados son inexcusables. Las obligaciones de esta norma se agrupan en tres tipos:

 

  1. Requisitos operativos: Se refiere a los permisos o autorizaciones de tipo gubernamental para que una organización pueda llevar a cabo una determinada actividad. Esta obligación implica hacer reportes periódicos al ente regulador.

 

  1. Permisos operativos: Son los requisitos legales impuestos por normas o reglamentos cuya vigencia no depende de reportes, sino más bien del cumplimiento y mantenimiento de los mismos.

 

  1. Acuerdos de colaboración: Son los compromisos voluntarios de la organización con la norma y que a pesar de no ser establecidos por ley se convierten en obligaciones.

 

Para determinar los requisitos de cumplimiento aplicables a tu organización debes tener en cuenta los aspectos medioambientales sujetos a las actividades del negocio.

 

Los aspectos medioambientales son las diferentes formas en que tu organización se relaciona con el entorno, algunos pueden ser controlados y otros sólo influenciados.

 

Por ejemplo:

 

  • Emisiones atmosféricas: Partículas, gases, sustancias, vapores, etc.

 

  • Liberaciones de agua: Agua industrial, sanitaria, lluvias, etc.

 

  • Lanzamiento a la tierra: Derrames, desechos, vibraciones, etc.

 

  • Uso de materia prima: Combustible, lubricantes, agua, madera, energía eléctrica, tecnología, recurso humano, etc.

 

  • Energía producida: Energía no aprovechada, radicación, etc.

 

  • Residuos: Aprovechables, no aprovechables, orgánicos, especiales, etc.

 

  • Condiciones físicas: Ubicación, infraestructura, terreno, instalaciones, etc.

 

Puedes utilizar una tabla como el siguiente ejemplo para determinar los requisitos aplicables y llevar su evaluación de cumplimiento

 

REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO
FECHA
RESPONSABLE
NORMATIVIDAD ALCANCE ARTICULO REQUISITO APLICABILIADAD CUMPLIMIENTO EVIDENCIA

 

 

 

 

Una vez definidas las obligaciones ambientales, la alta dirección debe asumir y reflejar su compromiso con el cumplimiento a través de la política medioambiental  de la organización.

 

La política ambiental de la ISO 14001 es una declaración documenta por la alta dirección que describe los propósitos generales, la responsabilidad y obligaciones de la organización y sus partes interesadas con el cuidado y la protección del medio ambiente.

 

Antes de redactar este documento ten presente:

 

  • Adecuar la política a los aspectos e impactos ambientales de las actividades del negocio y centrarla en las necesidades prioritarias.

 

  • Promover la mejora continua en todos los procesos bajo un compromiso constante.

 

  • Incluir el objetivo de prevenir la contaminación como uno de los principios ambientales de la organización.

 

  • Cumplir con los requisitos legales, normativos y otros sujetos a lo aspectos ambientales.

 

  • Lograr el cumplimiento de los intereses y objetivos de la organización.

 

Además es importante:

 

  • Documentar la política para que sea conocida y comprendida por los empleados y demás partes interesadas

 

  • Asignar los recursos necesarios para desarrollar las actividades que garanticen su implementación.

 

  • Revisar la política periódicamente para realizar actualizaciones y cambios pertinentes.

 

  • Informar al personal y otras partes interesadas las modificaciones realizadas.

 

  • Mantener la política disponible al público interesado.

¿Cómo evaluar el cumplimiento?

 

La cláusula 9.1.2 de la ISO 14001:2015 indica que la organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos, para lo cual es indispensable:

 

  • Determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento de acuerdo a las características, necesidades e intereses del negocio.

 

  • Ejecutar la evaluación de cumplimiento asignando esta tarea a personal competente y cualificado tanto en la norma como en los procesos de la organización. Recuerda llevar los registros de los resultados de este proceso.

 

  • Informar los resultados de la evaluación a la alta dirección y otras partes interesadas.

 

  • Actuar frente a las no conformidades por incumplimiento identificadas implementando acciones y controles adecuados.

 

  • Mantener comunicación con los entes reguladores oficiales.

 

Como organización debes conservar la información documentada como evidencia de los resultados de la evaluación del cumplimiento.

 

Errores que debes evitar en la evaluación de cumplimiento

 

  • Ausencia de la alta dirección en el proceso. La falta de liderazgo puede afectar considerablemente el éxito de la evaluación de cumplimiento. Cuando el personal no percibe el compromiso de la dirección hay desmotivación, el proceso pierde valor y fracasan sus objetivos.

 

Involúcrate en cada etapa del proceso y demuestra que es importante para los intereses del negocio, notarás que todos se comprometen y se preocupan por cumplir.

 

  • Crear barreras entre la evaluación de cumplimiento y la estrategia organizacional. Cuando la evaluación de cumplimiento no hace parte del día a día de la organización, ni de su cultura y tampoco de buenas prácticas, entonces no existe para el personal y no es importante en el desempeño del sistema.

 

Esta situación pone en riesgo el negocio. La falta de control, inspección y vigilancia a los procesos se evidenciará cuando llegue el momento de evaluar el cumplimiento de los requisitos y los empleados se tornen estresados, confundidos y sin preparación.

 

  • Aislar el cumplimiento ambiental de otros requisitos: Limitar la aplicabilidad de las obligaciones ambientales sólo a unas áreas y desconectar al resto de la organización, conlleva a que los empleados y demás partes interesadas incumplan sus verdaderas responsabilidades con el sistema sobrecargando a unos más que a otros.

 

 Lo importante es comprender que el medio ambiente es transversal y que el cumplimiento de los requisitos es tarea de todos.

 

  • Copiar el proceso de evaluación de cumplimento: Tal vez por falta de tiempo o por subestimar el valor de este proceso se puede cometer el error de copiar la metodología de evaluación de cumplimiento sin revisarla y ajustarla a las características de la organización, haciendo que los resultados obtenidos sean irreales y no correspondan a la situación del negocio.

  

Así que no está mal tomar como muestras las experiencias de otros colegas, siempre que se tenga en cuenta los intereses y propósitos propios.

 

  • No emplear indicadores. Si no mides, no analizas, no actúas. Los indicadores son fuente de información importante para tomar decisiones que permitan la mejora continua del sistema. Al no usar estas unidades de monitoreo desconocerás la situación de tu organización, la efectividad de los controles implementados, la conformidad de los procesos, el riesgo de sanciones o multas, etc.

 

Los indicadores son de gran ayuda para la precisión y confiabilidad de los resultados de la evaluación de cumplimiento, aprovéchalos.

 

  • No comprometer al personal. Cuando las obligaciones con el sistema recaen sólo sobre el personal del área ambiental o a sus líderes de área, entonces una cosa es segura, el cumplimiento será imposible.

 

 El apoyo y la participación de todos dentro de la organización permite eliminar el miedo y las barreras para lograr los objetivos ambientales y buenos resultados.  

 

Conclusión

 

Ahora que ya sabes que es, para que sirve, qué hacer y que no durante el proceso de evaluación de cumplimiento de la ISO 1400,1 decídete a empezar cuanto antes.

 

Recuerda que con esto asegurarás dentro de tu organización fortalecer la comunicación, la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento de las obligaciones.

 

Una evaluación de cumplimiento oportuna y bien hecha es el camino para lograr los objetivos del negocio, además es una medida preventiva para multas, mala reputación e incluso el cierre de instalaciones.

 

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Nos vemos en breve!

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