Qué tipo de documentación se requiere para cumplir con la ISO 9001 en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Si alguna vez has intentado seguir una receta de cocina, sabrás que cada detalle cuenta: los ingredientes, las cantidades y los pasos a seguir.

 

La ISO 9001 es como una receta para el éxito en tu negocio: una serie de normas y procesos que ayudan a mejorar la calidad y la eficiencia en tu organización. Pero, ¿Cuál es el ingrediente clave para cocinar este éxito? La respuesta es sencilla: ¡La documentación!

 

Sigue leyendo para conocer qué tipo de documentación requiere tu organización para cumplir con la ISO 9001.

 

¡Empecemos!

Número 1. Manual de Calidad

Imagina que el Manual de Calidad es como el menú de un restaurante. Un menú te muestra qué platos están disponibles, sus ingredientes y cómo están preparados.

 

De manera similar, el Manual de Calidad describe los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en tu organización para cumplir con la ISO 9001. No necesita ser una enciclopedia, pero debe ser lo suficientemente claro para que cualquier persona que lo lea pueda entender cómo funciona tu Sistema de Gestión de Calidad.

 

En este sentido, el Manual de Calidad debe centrarse en proporcionar información relevante y útil sobre el sistema, por lo que hay ciertos elementos que no debes incluir en este documento, por ejemplo:

 

👉 Detalles operativos innecesarios.

👉 Procedimientos detallados.

👉 Información confidencial.

👉 Jerga técnica o compleja.

👉 Información obsoleta o irrelevante.

👉 Repetición innecesaria.

👉 Documentación no relacionada con la calidad

 

Al evitar estos elementos en el Manual de Calidad, asegurarás de que el documento siga siendo claro, efectivo y centrado en los aspectos esenciales del sistema, facilitando su implementación y cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 9001.

Número 2. Política de calidad

¿Alguna vez has ido al supermercado sin una lista de compras y has terminado comprando cosas que no necesitas? La Política de Calidad es como esa lista de compras.

 

Es una declaración breve y sencilla que describe los objetivos de calidad de tu organización y cómo se compromete a alcanzarlos. La Política de Calidad debe ser accesible y fácil de entender para todos los empleados.

 

Al redactar la Política de Calidad, hay ciertos elementos que no debes incluir para mantener su enfoque y relevancia. Algunos de ellos son:  

 

✅ Detalles operativos específicos, pues sólo debe centrarse en los principios y compromisos generales.

✅ Procedimientos detallados.

✅ Jerga técnica o compleja.

✅ Información confidencial.

✅ Repetición innecesaria.

✅ Promesas o garantías irreales.

✅ Información obsoleta o irrelevante.

✅ Documentación no relacionada con la calidad.

 

Al evitar estos elementos en la Política de Calidad, facilitarás la implementación y cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001.

Número 3. Procedimientos documentados

Si el Manual de Calidad es el menú y la Política de Calidad es la lista de compras, entonces los Procedimientos Documentados son las recetas de cocina que te enseñan cómo preparar cada plato.

 

Estos documentos detallan los pasos específicos que deben seguirse para llevar a cabo cada proceso en tu organización, garantizando que todos los empleados sigan las mismas «recetas» para mantener la calidad y la eficiencia.

 

Algunos elementos que debes evitar incluir dentro de los procedimientos documentados son:

 

👉 Información irrelevante relacionada con detalles o información que no se relaciona con el procedimiento en cuestión.

👉 Jerga técnica o compleja innecesaria.

👉 Detalles de política de calidad.

👉 Información confidencial.

👉 Repetición innecesaria.

👉 Objetivos y metas de calidad.

👉 Información obsoleta.

 

Al evitar estos elementos en los procedimientos documentados, asegurarás de que los documentos sigan enfocados en las instrucciones y requisitos específicos del proceso o actividad.

Número 4. Registros de calidad

¿Recuerdas ese libro de cocina de la abuela que estaba lleno de anotaciones y marcas de ingredientes? Los registros de calidad son como ese libro de cocina. Son documentos que muestran cómo se han llevado a cabo los procedimientos, incluidos los resultados y las acciones correctivas tomadas en caso de problemas.

 

Los registros de calidad son importantes porque demuestran que tu organización está siguiendo las «recetas» descritas en los procedimientos documentados y está comprometida con la mejora continua 

 

Al momento de documentar los registros del Sistema de Gestión de Calidad, tu organización debe evitar ciertos errores y prácticas inadecuadas para garantizar el cumplimiento de los registros:

 

✅ Falta de consistencia.

✅ Incompletitud.

✅ Retrasos en la documentación.

✅ No cumplir con los requisitos legales y regulatorios.

✅ Falta de confidencialidad y seguridad.

✅ Falta de revisión y actualización.

✅ Falta de almacenamiento y archivado adecuados.

✅ No capacitar al personal.

 

Al evitar estos errores y prácticas inadecuadas, puedes garantizar que los registros de tu sistema sean coherentes con los requisitos de la norma ISO 9001.

Número 5. Planificación y revisión

La planificación y la revisión son como un cronómetro de cocina que te ayuda a mantener el tiempo de cocción perfecto.

 

La ISO 9001 requiere que las organizaciones realicen planificación y revisiones periódicas para asegurar que todos los procesos y procedimientos estén actualizados y sean efectivos.

 

Lo anterior puede incluir revisiones de la Política de Calidad, la identificación de riesgos y oportunidades, y la evaluación de los objetivos de calidad.

 

Al igual que un cronómetro de cocina te ayuda a evitar que tus platos se quemen, la planificación y la revisión garantizan que tu Sistema de Gestión de Calidad se mantenga en buen estado y en línea con las expectativas de la ISO 9001.

Número 6. Capacitación y competencia

¿Qué pasaría si le das a un niño de 10 años una receta complicada y le pides que la prepare sin ninguna guía? Probablemente tendrías un desastre en la cocina.

 

La ISO 9001 reconoce la importancia de la capacitación y la competencia del personal para garantizar que los empleados estén bien equipados para llevar a cabo sus tareas de manera efectiva.

 

La documentación relacionada con la capacitación y la competencia incluye registros de capacitación, evaluaciones de competencia y planes de desarrollo del personal. Como un buen chef que guía a su equipo en la cocina, la capacitación y la competencia aseguran que todos en tu organización trabajen juntos para crear un sistema exitoso.

Número 7. Auditorías internas y externas

Las auditorías son como un termómetro de cocina que te permite saber si todo está cocinándose a la temperatura adecuada. Las auditorías internas y externas ayudan a evaluar si los procesos y procedimientos de tu organización cumplen con los requisitos de la ISO 9001 y si se están implementando de manera efectiva.

 

La documentación relacionada con las auditorías incluye informes de auditoría, planes de acción correctiva y listas de verificación de auditoría.

 

Al igual que un termómetro de cocina te ayuda a evitar alimentos crudos o quemados, las auditorías te permiten identificar áreas de mejora y asegurar que tu sistema esté funcionando correctamente.

Ideas para comer en el camino

Al igual que seguir una receta de cocina y preparar un delicioso platillo, cumplir con la ISO 9001 requiere tiempo, esfuerzo y la documentación adecuada.

 

Recuerda que debes contar con la documentación anteriormente descrita para mantener tu Sistema de Gestión conforme a los estándares internacionales y con resultados fructíferos para tu negocio.

 

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¡Nos vemos en breve!

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