Cómo la mejora continua y las acciones correctivas trabajan juntas por la eficiencia y efectividad de tu organización

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Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

La mejora continua es un componente esencial de cualquier Sistema de Gestión de Calidad (SGC) basado en la norma ISO 9001.

 

Este enfoque sistemático te permite como organización mejorar constantemente tus productos, procesos y servicios, asegurando la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

 

Por su parte, las acciones correctivas son un elemento clave en el proceso de mejora continua, ya que permiten identificar y eliminar las causas de los problemas para prevenir su recurrencia.

 

Sigue leyendo para conocer cómo la mejora continua y las acciones correctivas trabajan juntas en un SGC por la eficiencia y efectividad de tu organización.

 

¡Empecemos!

 

La mejora continua en un Sistema de Gestión de Calidad

La mejora continua es un proceso constante de evaluación y ajuste en un SGC, con el objetivo de incrementar la eficacia y eficiencia de los procesos internos, y en consecuencia, mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

 

La norma ISO 9001 establece que las organizaciones deben comprometerse con la mejora continua como parte integral de su sistema, lo que implica:

Establecer objetivos de calidad y medir su cumplimiento

Los objetivos de calidad proporcionan una base sólida para la mejora continua y aseguran que tu organización esté enfocada en cumplir con los requisitos del cliente y otros interesados.

 

Para establecer y medir tus objetivos de calidad es importante:

 

👉 Comprender el contexto y partes interesadas de la organización.

 

👉 Definir la política de calidad.

 

👉 Establecer los objetivos de calidad, que deben ser claros, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo.

 

👉 Desarrollar indicadores clave que permitan medir el cumplimiento de los objetivos de calidad y la eficacia de los procesos y sistemas de la organización.

 

👉 Implementar un sistema de seguimiento y medición que permita recopilar, analizar y reportar datos sobre el desempeño de los procesos y la consecución de los objetivos de calidad.

 

👉 Evaluar y analizar los resultados obtenidos en relación con los objetivos de calidad y los KPI.

 

👉 Revisar y ajustar los objetivos de calidad según sea necesario, en función de los resultados obtenidos, los cambios en el contexto de la organización y las expectativas de las partes interesadas.

Evaluar y analizar los resultados obtenidos

La evaluación y análisis de los resultados obtenidos es un componente esencial del proceso de mejora continua en un SGC basado en la norma ISO 9001, ya que permite identificar áreas de mejora, verificar el cumplimiento de los objetivos de calidad y tomar decisiones informadas para optimizar el desempeño.

 

Para evaluar y analizar los resultados obtenidos puedes:    

 

👉 Recopilar los datos relevantes sobre el desempeño de los procesos, productos y servicios.

 

👉 Consolidar y organizar la información de manera sistemática para facilitar su análisis.

 

👉 Comparar con los objetivos de calidad para determinar si se han cumplido o no.

 

👉 Analizar la causa raíz de los resultados que no cumplen con los objetivos de calidad o que muestran áreas de mejora.

 

👉 Identificar las oportunidades de mejora en los procesos, productos y servicios.

 

👉 Comunicar y hacer seguimiento de resultados a las partes interesadas pertinentes.

 

👉 Hacer revisiones periódicas como parte del proceso de mejora continua del SGC.

Implementar cambios en los procesos y sistemas para mejorar la calidad

La gestión del cambio e implementación de sistemas para mejorar la calidad es clave, por lo que tu organización debe centrar sus esfuerzos en:

 

👉 Identificar oportunidades de mejora a partir de la evaluación y análisis de los resultados obtenidos.

 

👉 Establecer objetivos y metas para cada oportunidad de mejora identificada.

 

👉 Desarrollar un plan de acción para implementar los cambios identificados en los procesos y sistemas.

 

👉 Comunicar el plan de acción a las partes interesadas pertinentes.

 

👉 Capacitar y brindar apoyo a los empleados involucrados en la implementación de los cambios.

 

👉 Implementar los cambios establecidos en el plan de acción.

 

👉 Monitorear y evaluar los resultados de acuerdo a los criterios de éxito establecidos.

 

👉 Ajustar y mejorar continuamente en función de los resultados obtenidos.

✅ Monitorear y revisar regularmente la efectividad de las acciones tomadas

Este proceso te permite asegurarte de que los cambios implementados están logrando los resultados deseados y, en caso contrario, ajustarlos según sea necesario.

 

Para un monitoreo y revisión de la efectividad de las acciones tomadas, debes:

 

👉 Establecer indicadores clave de rendimiento que estén vinculados a los objetivos y metas de mejora establecidos previamente.

 

👉 Implementar un sistema de seguimiento y medición para recopilar datos sobre el desempeño de los procesos y la efectividad de las acciones tomadas.

 

👉 Analizar los datos recopilados.

 

👉 Revisar los resultados.

 

👉 Identificar áreas de mejora o ajustes que puedan ser necesarios en las acciones tomadas.

 

👉 Comunicar los resultados y ajustes.

 

👉 Implementar ajustes y mejoras.

 

👉 Mantener la mejora continua.

✅ Ajustar y actualizar los objetivos y planes de acción según sea necesario

La mejora continua y la adaptabilidad son esenciales para responder a las necesidades cambiantes del entorno organizacional y las expectativas de los clientes y otras partes interesadas.

 

Para ajustar y actualizar los objetivos y planes de acción según sea necesario es importante:

 

👉 Monitorear y evaluar el desempeño.

 

👉 Analizar los resultados.

 

👉 Revisar los objetivos y metas de calidad.

 

👉 Actualizar el plan de acción.

 

👉 Comunicar los cambios.

 

👉 Capacitar y brindar apoyo a los empleados siempre que los ajustes requieran nuevas habilidades o conocimientos.

 

👉 Implementar las acciones actualizadas.

 

👉 Mantener la mejora continua.

Acciones correctivas en un Sistema de Gestión de Calidad

Las acciones correctivas son una herramienta fundamental en el proceso de mejora continua. Estas acciones tienen como objetivo identificar y eliminar las causas de los problemas o no conformidades detectadas en el SGC.

 

El proceso de acciones correctivas implica:

✅ Identificar y documentar la no conformidad o el problema

La detección y documentación adecuada de no conformidades le permite a tu organización abordar eficazmente los problemas y prevenir su recurrencia. Para que este proceso sea exitoso, puedes:

 

 

👉 Establecer un proceso de identificación.

 

👉 Fomentar la cultura de reporte.

 

👉 Documentar la no conformidad o problema.

 

👉 Clasificar la no conformidad o problema.

 

👉 Asignar responsabilidades.

 

👉 Informar a las partes interesadas.

 

👉 Almacenar y mantener registros.

✅ Analizar las causas raíz del problema

Al comprender las causas fundamentales de un problema, tu negocio puede abordar eficazmente las deficiencias y prevenir la recurrencia de no conformidades o problemas similares. Este proceso implica:

 

👉 Reunir información.

 

👉 Formar un equipo de análisis.

 

👉 Identificar posibles causas.

 

👉 Validar las causas identificadas.

👉 Establecer relaciones causales

 

👉 Documentar los hallazgos

 

👉 Comunicar los resultados

 

👉 Utilizar los hallazgos para mejorar

✅ Desarrollar e implementar un plan de acción para eliminar las causas identificadas

Este plan permitirá a tu organización abordar las causas raíz de un problema y prevenir su recurrencia. Para desarrollar e implementar un plan de acción, recuerda:

 

👉 Establecer objetivos claros

 

👉 Identificar acciones correctivas y preventivas

 

👉 Asignar responsabilidades

 

👉 Establecer plazos y metas

 

👉 Comunicar el plan de acción

 

👉 Capacitar y brindar apoyo

 

👉 Implementar el plan de acción

 

👉 Monitorear y evaluar el progreso

 

👉 Ajustar el plan de acción según sea necesario

 

👉 Documentar y compartir los resultados

✅ Verificar la efectividad de las acciones correctivas implementadas

Este proceso es clave para asegurar que los problemas identificados se resuelvan de manera efectiva y que no vuelvan a ocurrir. Este proceso implica:

 

👉 Establecer criterios de éxito

 

👉 Monitorear indicadores clave de rendimiento

 

👉 Realizar auditorías y revisiones

 

👉 Recopilar retroalimentación de los clientes y otras partes interesadas

 

👉 Analizar datos y resultados

 

👉 Documentar y comunicar los resultados

 

👉 Ajustar las acciones correctivas según sea necesario

 

👉 Integrar los aprendizajes en el SGC

✅ Registrar los resultados y compartir los aprendizajes con el equipo involucrado

Este proceso consiste en: 

 

👉 Documentar los resultados

 

👉 Identificar lecciones aprendidas.

 

👉 Preparar un informe de aprendizaje

 

👉 Organizar una reunión de revisión

 

👉 Presentar el informe de aprendizaje

 

👉 Fomentar la retroalimentación

 

👉 Integrar los aprendizajes en el SGC

 

👉 Hacer seguimiento y revisión

Ideas para comer en el camino

La mejora continua y las acciones correctivas son aspectos cruciales en un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001. Juntas, estas herramientas permiten a las organizaciones identificar, analizar y resolver problemas de manera efectiva, mejorando la calidad de sus productos y servicios, y garantizando la satisfacción del cliente.

 

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¡Nos vemos en breve!

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