Guía paso a paso para implementar la Norma ISO 9001 en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

Kit de Certificación ISO 22000:2018

Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

La calidad de los productos y servicios que oferta tu organización, es entre otras cosas, lo que mantiene la fidelidad de los clientes. Por ello satisfacer sus expectativas y cumplir los estándares de calidad exigidos son objetivos que deben hacer parte de tu política organizacional.  

 

Implementar un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001 es una excelente forma de lograr estos objetivos y esta es la guía que te ayudará con el proceso.

 

Empecemos!

¿Qué es la Norma ISO 9001:2015?

 

Es una Norma Internacional para las organizaciones que buscan adoptar un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) en sus procesos con el objetivo de mejorar su desempeño global y proporcionar una base sólida para las iniciativas del desarrollo sostenible.

 

Emplea un enfoque a procesos que incorpora el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y el pensamiento basado en riesgos. Esto permite que la organización asegure de que sus procesos cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, además de emplear los controles efectivos a los riesgos identificados.

 

Los principios de la gestión de calidad son:

 

-El enfoque al cliente.

-Compromiso de las personas.

-Enfoque a procesos.

-Toma de decisiones basadas en la evidencia.

-Gestión de las relaciones.

 

La norma se fundamenta en el enfoque al cliente, buscando impactar positivamente sobre él, saciando sus necesidades y cumpliendo con sus expectativas.

 

Así mismo, el liderazgo por parte de la alta dirección en el proceso es irremplazable, como el líder que eres debes aprender a comandar tu equipo, tomar decisiones asertivas, fundamentadas en evidencias y brindar las condiciones y los recursos para obtener resultados exitosos.

 

Bajo el enfoque global de pensamiento basado en riesgos el SGC permite a tu organización aprovechar las oportunidades y prevenir resultados no deseados, además de la comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos, la consideración de los procesos en términos de valor agregado, el logro del desempeño eficaz del proceso y la mejora con base en la evaluación de los datos y la información.

 

Ventajas de implementar la norma ISO 9001 en tu organización:

 

– Lograrás potencializar los recursos humanos, económicos y de tiempo en cada proceso, reduciendo costos en la organización.

-Mayor eficiencia y calidad en los procesos.  

 

-Mejor visibilidad de los riesgos y provecho de las oportunidades.

 

-Cumplimiento de los requisitos y expectativas del cliente, incrementando su satisfacción.

 

-Mejora la imagen y reputación organizacional.

 

-Mayor competitividad y rentabilidad comercial.

 

-Empleados motivados y comprometidos con los objetivos de la organización.

 

-Nuevos clientes.

 

 

 

Características de la Norma

a. Aplicabilidad. Esta norma va dirigida a toda organización que busque la excelencia empresarial, con procesos eficientes y servicios de calidad. No tiene en cuenta tamaño o sector.

 

 b. Gestión de procesos. Te ayuda a identificar las oportunidades en los procesos de la organización, relacionándolos entre sí para que funcionen de manera coherente, organizada y eficaz.

 

 c. Mejora continua. Las evaluaciones periódicas a tu SGC permitirán validar si se da cumplimiento a los objetivos propuestos, interviniendo en las falencias. Además los niveles de satisfacción de los clientes y demás actores interesados permitirán hacer mejoras al sistema.

 

d. Sostenibilidad. Deberás velar por el mantenimiento del SGC, evaluando periódicamente la eficiencia y el alcance de los objetivos, garantizando procesos y productos de calidad a través del tiempo.

 

 e. Enfoque al cliente. Los productos y servicios que ofrece tu organización deben cumplir los requisitos del cliente y garantizar su satisfacción. La opinión del cliente es muy útil para mejorar y fortalecer el SGC.

 

 f. Liderazgo. Tú misión como líder de la organización es orientar a tu personal entorno a los objetivos propuestos, garantizando las condiciones de trabajo que permita el buen desarrollo de los procesos.

 

 g. Compromiso. Es indispensable que fomentes el compromiso y la apropiación de tu personal con los objetivos de la organización y el empoderamiento con su rol, de esta manera será más fácil lograr el buen desempeño del sistema.

 

Los requisitos de la Norma ISO 9001:2015

 

La norma indica diez capítulos, los primeros cinco introductorios tratan sobre la descripción de la organización y sus características. Los restantes indican los procesos y requisitos para la implementación del SGC.

 

Exactamente 7 son de obligatorio cumplimiento para implementar de forma exitosa el Sistema de Gestión de Calidad según la ISO 9001:2015, los cuales son:

 

1. Contexto de la organización.

 

2. Liderazgo.

 

3. Planificación.

 

4. Apoyo.

 

5. Operación.

 

6. Evaluación de desempeño.

 

7. Mejora.

 

La Norma 9001 es un reto al que cada vez más organizaciones se le miden, y es que las razones para hacerlo son reales, motivantes y consistentes, en otras palabras es una decisión estratégica que ayuda a posicionar competitivamente a la organización en términos de desarrollo y crecimiento. 

 

 

Cómo implementar un Sistema de Gestión de Calidad según la ISO 9001

 

Conoce la norma.

 

 

Antes de comenzar debes leer, analizar y comprender a detalle la norma y sus requerimientos. La definición de conceptos y la aplicabilidad en tu organización son indispensables para avanzar.

 

 Procura reconocer sus capítulos y las características de cada uno, el secreto está en descubrir la esencia de la norma.

 

Realiza una evaluación inicial.

 

 

Una vez que tengas en claro la razón de ser de la norma, lo siguiente es hacer un diagnóstico sobre los procesos de la organización para determinar el cumplimiento y/o incumplimiento con los requisitos.

 Durante esta etapa se identifican los principales riesgos y amenazas que pueden afectar la implementación del sistema, sobre los cuales podrás tomar las medidas pertinentes aprovechando las oportunidades que también saldrán a luz en el diagnóstico, todo esto dentro del plan de trabajo que definirá los objetivos y las metas en congruencia con la Norma. 

 

 

 El liderazgo y compromiso serán vitales para la realización eficaz del plan de trabajo.

 

Documenta cada proceso.

 

 

 

Todos los esfuerzos que la organización realice en conformidad con los requisitos para implementar el SGC deben ser documentados, de esta forma serán válidos al presentarse como evidencia.

 

 

 Tienes la libertad de elegir el sistema de información que mejor se ajuste a tus necesidades para documentar el proceso, asegúrate de optar por un método que garantice la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.  

 

Permite alinear los procesos a los objetivos de la norma.

 

 

 Cumplir los objetivos y las metas propuestas en el plan de trabajo producto del diagnóstico es posible si los procesos de la organización funcionan en coherencia con los requisitos de la ISO 9001.

 

 Para garantizar que así sea se debe hacer seguimiento a los procesos e ir registrando hallazgos y oportunidades que permitan la mejora continua.

 

Realiza auditorías internas.

 

 

Los procesos de auditoria interna te permitirán tener una visión holista y clara sobre la eficacia y el desempeño de las medidas tomadas durante el proceso de implementación del SGC.

 

 La información que las auditorías proporcionan es muy valiosa y de aporte significativo para la mejora del sistema, al revelar las no conformidades sobre las cuales se pueden implementar acciones correctivas.

 

 Las auditorías internas pueden ser desarrolladas por el personal interno de la organización diferente al área que será auditada, el encargado debe garantizar que es cualificado y experto en la ISO 9001, además de estar comprometido con la imparcialidad y confiabilidad de los resultados de la evaluación.  

 

Arriésgate a la auditoría externa de certificación.

 

 

Las auditorías internas te aportan una gran experiencia y te preparan para el momento de la auditoria externa, si aprovechas los resultados que éstas te ofrecen y haces los ajustes y tomas las decisiones pertinentes para la mejora continua, solicitar una auditoria de certificación es el siguiente nivel al que tu organización necesita llegar.  

 

 Antes de asumir este nuevo reto es importante que analices y elijas la entidad que mejor te parezca para certificar tu SGC, asegurándote de que esté autorizada por el gobierno de tu país, sólo así será un proceso legalmente válido.

 

 La auditoría externa se divide en dos momentos. En un primer momento los expertos verificarán que tu SGC cumpla con cada requisito establecido por la Norma, evaluarán a detalle cada proceso y el desempeño en cada exigencia.

 

Del proceso anterior emergerán hallazgos y errores sobre los cuales debes actuar. Tendrás que planificar acciones de mejora y hacer seguimiento a su ejecución. Debes llevar el registro y documentar todas las modificaciones que se hagan al SGC, esta evidencia será de gran utilidad más adelante.

 

 

En el segundo momento, los expertos verificarán las mejoras implementadas sobre los errores advertidos anteriormente, solicitarán todos los registros para validar la información y te presentarán el informe de las conformidades y no conformidades.

 

 De existir no conformidades, la entidad certificadora definirá un plazo para que tu organización presente un Plan de Acciones Correctivas (PAC) y poder culminar con éxito la certificación.

 

 El compromiso de tu organización con la ISO 9001 no termina con la certificación. Debes darle continuidad y mantenimiento al SGC, la re-certificación es el siguiente eslabón.

 

El secreto para mantener el rendimiento óptimo del sistema y certificarte por segunda, tercera y muchas veces más, está en apoyarte en las auditorías internas y la mejora continua.

 

Conclusión:

 

Implementar un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 eficaz y robusto te ayudará a centrarte en las áreas importantes de tu organización y mejorar su eficiencia. Los procesos de gestión que se establecen proporcionarán una base sólida que conducirá a una mayor productividad y beneficios.

 

Esto, a su vez, mejorará la captación y retención de clientes incrementando la rentabilidad y las ganancias para tu organización.

 

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Nos vemos en breve!

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2 Comentarios

  1. Leoncio Vázquez

    buenas tardes, en caso de adquirir algún kit, tiene algún tiempo limite para poder implementarlo y en su caso realizar las consultas, es decir cuenta con un limite de tiempo para realizar estas acciones. resolver esta duda es vital para poder adquirir algún kit, gracias

    Responder
    • Oscar Delgado

      Hola Leoncio, un gusto saludarte. Las consultas de todos los kits no tienen tiempo de caducidad, es decir, si inicias la implementación del Kit en 6 meses, podrás usar las consultadas hasta cuando cumplas el número máximo. No te pierdas la oportunidad de ahorrar tiempo y esfuerzo en la documentación de las normas ISO. Un saludo!

      Responder

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