Qué es una política de calidad, para qué sirve y cuáles son sus requisitos

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

Kit de Certificación ISO 22000:2018

Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

Aunque lograr la eficacia en la producción, optimizar el tiempo de entrega y eliminar los residuos han sido propósitos organizacionales desde hace décadas, hoy en día estas mejoras son indispensables para la continuidad de negocio en un entorno de creciente competitividad.

 

Cada vez son más las organizaciones que deciden implementar estrategias de mejora continua en sus procesos internos para lograr que sus productos finales cumplan con los estándares de calidad exigidos por los clientes y demás partes interesadas.

 

En este sentido, si tu organización ha decidido implementar un sistema de gestión, es muy importante que defina de forma clara su compromiso con la calidad dentro de una política de calidad

Pero, ¿Qué es una política de calidad? Sigue leyendo para conocer su significado, propósito y requisitos. Además, encontrarás un ejemplo que te servirá de inspiración para redactar la política de calidad de tu propia organización.

 

¡Empecemos!

 

Política de calidad de una empresa

 

¿Qué es una política de calidad?

 

Es una declaración breve que refleja el compromiso de tu organización con la calidad. Busca alinear los objetivos organizacionales con la dirección estratégica para cumplir de forma eficaz los requisitos normativos, lograr la mejora continua e impulsar el éxito empresarial.

 

¿Por qué debes tener una política de calidad?

 

Una política de calidad es muy importante tanto para la función de tu sistema de gestión como para el negocio en general. Te proporciona objetivos de alto nivel que permiten direccionar las acciones y decisiones de tu equipo de trabajo.  

 

Cuando logras que la política de calidad circule de forma controlada e intencional, puedes afectar positivamente la cultura de tu organización y lograr que cada miembro del personal alinee sus esfuerzos a unos mismos objetivos.

¿Cuáles son los requisitos de una política de calidad?

 

La creación de una política de calidad va más allá de escribir un eslogan. Esta declaración debe ser elaborada con mucho cuidado para comunicar abiertamente las expectativas y los impactos que se esperan de los procesos productivos. 

 

Ahora bien, ¿Quién crees que deba escribir, documentar, comunicar y hacer cumplir las políticas de calidad? Bueno, esta es una responsabilidad que le compete única y exclusivamente a la alta dirección, claro con la participación y compromiso de todo el personal.

 

Entre los requisitos obligatorios para una política de calidad están:

 

  • Representar el liderazgo y compromiso de la alta dirección con la calidad y el cumplimiento de los objetivos.

 

  • Señalar las directrices generales y ser realista a la situación del negocio.  

 

  • Aceptar los requisitos obligatorios relacionados con la mejora continua y la satisfacción del cliente.

 

  • Servir de marco de referencia para el establecimiento del sistema y los objetivos.

 

  • Ser comunicada entre todo el personal.

 

  • Mantener actualizaciones periódicas de acuerdo a la gestión de cambios.

¿Cómo debes comunicar tu política de calidad?

 

Ya que una política de calidad es clave para tu éxito empresarial, debes asegurarte de que todo el personal y demás partes interesadas la conozcan y cumplan al pie de la letra.   

 

Imagina que tu organización está en medio de una evaluación externa y el auditor pregunta a tus empleados cuáles son los objetivos de la política de calidad y cómo los relacionan en sus actividades diarias. Si nunca te has preocupado por comunicar la política ni sensibilizar al personal frente a ella ¿Cómo crees que serán los resultados de la auditoria?

 

Recuerda que, una vez creada tu política de calidad, debe ser aprobada por la alta dirección y comunicada a todas las partes interesadas. Lo ideal es que utilices distintos medios para brindar explicaciones auditivas y visuales que favorezcan su comprensión.

 

Algunas ideas que puedes considerar para comunicar tu política de calidad son:

 

  • Reuniones. Facilitan que todo el personal reciba la información directamente del líder de calidad.

 

  • Correos electrónicos. Son una excelente forma de mantener a tu personal al tanto de la política de calidad.

 

  • Impresiones. Los carteles, adhesivos o camisetas estampadas son ideas con las que puedes lograr que cada empleado vea, lea e interiorice tu política de calidad.

Es posible que al principio tu personal demuestre poco interés. En cuestiones de comunicación, especialmente de un tema nuevo y complejo esto ocurre con frecuencia. No obstante, esfuérzate por recordar a tu equipo la importancia de comprender a fondo la declaración de la política de calidad.

 

¿Cómo redactar políticas de calidad?

 

Debido a la importancia y necesidad estratégica de una política de calidad, escribirla te puede causar estrés, ansiedad o miedo, en especial cuando te preparas para una auditoria.

 

En este sentido, es natural que investigues información o ejemplos de políticas de calidad.  Ten cuidado, evita cometer el error de buscar, copiar y dar por terminada la tarea.

 

Recuerda que una política de calidad es única: refleja los matices y particularidades de una organización. Por lo tanto, haz un análisis detallado de tu negocio y descubre qué lo impulsa y cuál es su verdadera esencia.

 

Los siguientes son aspectos clave que debes tener en cuenta para redactar tu propia política de calidad:  

 

  • Propósito. La razón por la que existe tu negocio.

 

  • Contexto. Los problemas internos y externos que afectan a tu organización y partes interesadas.

 

  • Dirección estratégica. Las decisiones que permiten el progreso deseado de tu organización como un todo.

Considerando estos aspectos, redacta tu política de calidad señalando la intención, el compromiso y los objetivos. Asegúrate de que esta declaración sea específica para tu negocio, cumpla los requisitos aplicables y proyecte la mejora continua del sistema. 

 

Ejemplo de una política de calidad

 

Aunque no exista un modelo especifico de política de calidad que tu organización deba seguir, es obligatorio que el propósito, contexto y dirección estratégica se aborden en esta declaración.

 

El siguiente ejemplo te puede dar una idea general de cómo debe ser una política de calidad:  

 

Política de calidad de Asociados ABC

 

Propósito. Elaborar productos de precisión.

 

Contexto. La organización es pequeña, cuenta con poco personal y es nueva en el mercado.

 

Dirección estratégica. Posicionar la marca en el mercado con productos nuevos e innovadores.

 

Declaración de la política de calidad:

 

Asociados ABC asume con orgullo y respeto los siguientes compromisos que impulsarán el cumplimiento de nuestra política de calidad:

 

  • Establecer una relación recíprocamente rentable con nuestros clientes, garantizando la comprensión de sus necesidades, intereses y requisitos.

 

  • Optimizar los procesos y prácticas en todas las áreas para asegurar una gestión de riesgos eficaz y oportuna.

 

 

  • Desarrollar las competencias, el sentido de pertenencia y la responsabilidad del personal mediante un programa de capacitación que resuelva las necesidades de formación de cada empleado.

 

Nuestra organización trabaja por ser el mejor proveedor de productos de su sector industrial, para ello, la alta dirección y los empleados se comprometen a conocer, cumplir y mantener la presente política de calidad.

 

¿Cómo garantizar el cumplimiento de tu política de calidad?

 

Los siguientes consejos te pueden ayudar a cumplir de forma consistente la política de calidad de tu organización, con el apoyo y compromiso de la alta dirección, el personal y demás partes interesadas:

 

  • Mantén documentada tu política de calidad. Una política de calidad es muy importante para el éxito de tu negocio, por lo tanto, debes documentarla y mantenerla disponible para que tus empleados puedan acceder a ella fácilmente.

 

  • Aplica de forma consistente tu política, es decir, de arriba hacia abajo para que todos se adhieran a ella. No obtendrás la aprobación de tu personal si las reglas no se aplican por igual.

 

  • Elimina las brechas de cumplimiento. Para que tu organización se tome en serio el cumplimiento de la política de calidad es necesario que todos conozcan, lean y comprendan su contenido. Apóyate en jornadas de capacitación y sensibilización para lograrlo.

 

  • Actualiza tu política de calidad. El cumplimiento de tu política de calidad implica la revisión continua de requisitos, procesos y prácticas para identificar los cambios externos e internos que permitan su debida actualización.

 

  • Desarrolla auditorías internas con regularidad. Sin evaluar tu política de calidad no podrás saber si funciona. Programar auditorías internas te ayuda a que el personal se preocupe por cumplir las reglas. Además, evidencian las brechas o cuello de botella en el cumplimiento.

Mantenimiento de tu política de calidad

 

La mayor parte del trabajo de tu política de calidad la harás durante la planificación e implementación de la ISO 9001. Sin embargo, no quiere decir que ahí termine todo, su mantenimiento controlado es vital para el éxito y desarrollo empresarial.

 

Una política de calidad es un documento controlado y una pieza clave dentro de tu sistema de gestión, por lo tanto, como mínimo una vez al año debes evaluarla durante la reunión de revisión por la dirección, determinando su idoneidad como línea de base de tu organización.

 

Así mismo, como el propósito, contexto y dirección estratégica de tu negocio están sujetos a modificaciones contantes, debes ajustar tu política de calidad y los objetivos relacionados a partir de la gestión de cambios.

Conclusión

 

Tómate todo el tiempo que necesites para comprender el impacto que tendrá tu política de calidad dentro del sistema de gestión y el negocio en general. Antes de elaborar tu declaración, busca el compromiso y la participación de tus empelados. Además, define claramente los objetivos de calidad y crecimiento que impulsarán tu organización hacia adelante.

 

Si este post te ha sido de utilidad me gustaría que lo compartas en tus redes sociales.

 

¡Nos vemos en breve!

Talvez te interese leer más sobre:

4 Comentarios

  1. Luis Eduardo Gómez

    Buenas. He tenido el placer de habr leído varios de tus escrito y los he disfrutado y son de mucha utilidad (profesor de posgrado en Venezuela) por lo tanto, te felicito por la claridad de contenido y hago extensiva ésta a l Grupo que representas. Material muy bueno. Éxitos

    Responder
    • Paola

      Hola Luis!
      Muchas gracias por tus palabras, para nosotros es gratificante saber que personas como tú valoran y disfrutan lo que hacemos. Seguiremos mejorando nuestro trabajo. Saludos!

      Responder
    • Luis Freyre

      Concuerdo, muy bien explicado, felicitaciones

      Responder
      • Paola

        Hola Luis!
        Gracias por tu comentario. Nos complace mucho que te agrade nuestro trabajo.

        Saludos!

        Responder

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Ahorra tiempo, esfuerzo y dinero en la implementación de la ISO 9001.

Es GRATIS, DESCÁRGALA AHORA. Al hacer clic en "descargar" aceptas los términos y condiciones de nuestra web.

Para terminar con la descarga, debes ir a tu correo y confirmar tu cuenta.