Los documentos obligatorios de la ISO 22000:2018 que debes tener en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

Kit de Certificación ISO 22000:2018

Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

Si has decidido implementar la ISO 22000 en tu organización es importante que conozcas los documentos obligatorios que la norma exige. El Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria, al igual que otros sistemas de gestión, requiere de planificar, adoptar y mantener procesos, procedimientos y registros documentados.

 

Aunque para la eficacia total del sistema son necesarios otros documentos relacionados con las políticas de seguridad alimentaria de la organización, que deben implementarse en conformidad con los requisitos aplicables.

 

Hoy te presento los documentos obligatorios del Sistema de Gestión de la Inocuidad Alimentaria que la norma solicita y el propósito de cada uno.

 

Empecemos!

Documentos obligatorios ISO 22000

 

Los documentos obligatorios de la ISO 22000 incluyen la política, objetivos y procedimientos de inocuidad. A continuación profundizaré en cada uno de estos y veremos cómo se elaboran:

 

Política y objetivos de seguridad alimentaria

 

La política de inocuidad es una declaración documentada elaborada y aprobada por la alta dirección, en la cual se plasman los intereses y compromisos organizacionales en materia de seguridad alimentaria. Entre otras cosas la política debe:

 

    Ser propia de la organización, representar su naturaleza, características e intereses.

    Incorporar los compromisos con la seguridad alimentaria y la conformidad con los                  requisitos normativos y la mejora continua.

    Ser adoptada, revisada y actualizada periódicamente.

    Comunicarse a las partes interesadas y mantenerse pública.

 

 

Por su parte, los objetivos de inocuidad representan los resultados que la organización desea lograr a corto plazo mediante diferentes actividades, estrategias y controles de seguridad alimentaria. Los objetivos deben:

    Ser medibles y cuantificables.

    Reales a las capacidades de la organización.

    Tener un plazo límite.

    Ser posibles.

 

 Procedimientos ISO 22000

    Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias

 

Este procedimiento corresponde a la cláusula 8.4 y permite gestionar oportunamente situaciones de emergencia que puedan afectar la seguridad del alimento, mediante la planificación de estrategias eficaces de respuesta y actuación.

 

Se aplica a todos los miembros de la organización y a las emergencias internas, externas, accidentales o intencionadas que puedan o alteren significativamente las operaciones.

 

Son responsables directamente de la preparación y respuesta ante emergencias:

    La alta dirección es quien coordina la elaboración del Plan de respuesta.

    El líder de cada área participa en la construcción del plan con información propia de su            dependencia y dirige las actividades de respuesta con su equipo de trabajo.

    Los empleados se comprometen a conocer y comprender el Plan de respuesta.

 

Dentro de las actividades de este procedimiento se destacan:

    Evaluación y gestión de riesgos.

    Determinación de las acciones de respuesta.

    Simulación de situaciones de emergencia.

    Procedimiento de análisis del proceso productivo

 

Este documento permite llevar a cabo revisiones periódicas al proceso productivo para detectar no conformidades y errores que al ser controlados oportunamente se contribuye a la mejora continua el sistema y la inocuidad del producto.

 

El personal debe conocer los diferentes pasos que componen un proceso de producción, comprender su funcionamiento y verificar que se esté  ejecutando según lo planificado.

 

El análisis del proceso productivo implica:

    Definir el objetivo del proceso.

    Establecer los responsables del proceso.

    Identificar la etapa inicial y final del proceso.

    Determinar los elementos de entrada y salida.

    Comprender las partes interesadas involucradas en el proceso.

    Conocer las actividades que hacen parte del proceso.

    Identificar los controles al proceso.

    Mantener registros.

    Establecer indicadores del proceso.

    Evaluar los riesgos del proceso.

 

 

    Procedimiento de retirada de productos

 

La cláusula 8.9.5 dice que la organización debe estar preparada para retirar y recuperar los alimentos cuya inocuidad este en duda. Este procedimiento permite el retiro del alimento que no garantiza la seguridad alimentaria y que perjudica al consumidor. Para esto es importante tener en cuenta:

 

    La conformación de un comité de retirada de productos encargado de informar e                    investigar el suceso, evaluar los riesgos, localizar el producto, implementar controles, etc.

    La actualización de las listas de contactos de emergencia en caso de presentar un caso           inesperado de retiro de productos.

 

    El mantenimiento de un plan de comunicación para notificar oportunamente a las                    partes interesadas.

    Los registros e información documentada para presentar como la entrada en las                     revisiones por la dirección.

 

    Procedimiento programa de requisitos previos (PPR)

 

Este procedimiento correspondiente a la cláusula 8.2 posibilita a la organización adoptar, mantener y actualizar los PPR, como una estrategia de prevención y eliminación de contaminantes en los productos.

 

Entre las características de los PPR están:

    Reflejar los intereses de inocuidad de la organización.

    Corresponder a la naturaleza de los productos.

    Permitir incorporarse en todos los procesos operacionales.

    Ser aprobados en términos de seguridad alimentaria.

 

Los PPR deben estar relacionados con:

    La construcción y distribución de instalaciones.

    El suministro de servicios.

    Control de plagas y residuos.

    Calidad y mantenimiento de equipos.

    Evaluación de proveedores.

    Gestión de insumos.

    Prevención de la contaminación cruzada.

        Higiene del personal.

        Sensibilización del consumidor.

     

      Procedimiento para el plan de seguridad y del Análisis de Peligros y            Puntos de Control Críticos.

     

    Permite establecer, implementar y mantener un plan de control a los peligros y puntos críticos identificados, teniendo en cuenta:

        Los peligros a la inocuidad.

        La clasificación de los peligros.

        Seguimiento a la eficacia.

        Acciones de mejora.

     

    El método para construir un plan que garantice el control y mitigación de los riesgos a la seguridad alimentaria puede incluir:

        Identificar y analizar los peligros.

        Determinar de los puntos críticos de control (PCC).

        Establecer un límite crítico.

        Definir un sistema de seguimiento a los PCC.

        Determinar medidas correctivas.

        Hacer seguimiento a la eficacia de las acciones implementadas.

        Mantener la información documentada.

        Procedimiento para identificación de peligros

     

    El proceso de identificar los peligros a la inocuidad es un requisito especificado en la cláusula 8.5.2.2. La organización debe mantener un procedimiento que permita:

        Detectar los peligros de tipo biológico, físico y químico que afecten la salud y bienestar            del consumidor.

        Caracterizar los peligros teniendo en cuenta la ocurrencia y gravedad de los peligros.

        Evaluar la exposición o cantidad necesaria del peligro para causar daño.

        Analizar el peligro para su oportuna gestión.

     

    Además en el procedimiento se debe considerar:

        Todas las etapas en la cadena alimentaria.

        Todas las etapas en el diagrama de flujo de los procesos

        Todos los equipos del proceso, instalaciones/servicios, entorno del proceso y las                        personas.

     

        Procedimiento de control de no conformidades

     

    Dentro de los requisitos para la mejora continua del sistema en la cláusula 10.1 se habla de las no conformidades. El procedimiento para su control garantiza que la organización:

        Identificar la no conformidad.

     

        Analizar las causas de la no conformidad

        Implementar controles y acciones correctivas.

        Revisar la eficacia de las medidas adoptadas.

        Mejorar el sistema.

     

        Procedimiento de auditorías internas al sistema.

     

    Las auditorías internas dejan visible el desempeño, rendimiento y conformidad del sistema los requisitos, obligaciones e intereses organizacionales, normativos y otros aplicables. El procedimiento de auditoria internas posibilita:

        Definir la frecuencia, métodos, responsables, etc.

        Determinar los criterios y alcance.

        Seleccionar auditores cualificados que permitan la imparcialidad del proceso.

        Informar oportunamente los resultados a las partes interesadas.

        Implementar acciones correctivas y de mejora al sistema.

        Determinar la conformidad del sistema con la política de inocuidad.

        Procedimiento de medición, monitoreo y seguimiento

     

    El procedimiento de control corresponde a la cláusula 8.7 y permite a la organización evidenciar que los métodos y los equipos son apropiados para seguimiento y medición de los PPR y el plan de control de peligros. Este documento entre otras cosas debe garantizar:

        La oportuna calibración y verificación.

        El etiquetado adecuado de los equipos.

        El ajuste y reajuste necesario de los equipos.

        La protección y mantenimiento de los equipos.

        Mantener el registro e informe de los procesos de calibración y verificación.

        La validez de los resultados de medición.

     

        Procedimiento para la revisión de la alta dirección

     

    La revisión por la dirección se estipula en la cláusula 9.2 y su procedimiento debe permitir verificar el cumplimiento de los objetivos y propósitos definidos para el sistema, siendo necesario:

        Definir el cronograma de las reuniones.

        Establecer los requisitos de entrada para la revisión.

        Preparar los informes y análisis generales.

        Discutir los resultados y tomar decisiones.

        Estructurar el plan de acción.

        Documentar la reunión de revisión por la dirección.

        Aprobar el documento.

        Revisar el cumplimiento del plan de acción.

     

    Procedimiento para la creación y control de documentos.

     

    Este procedimiento establece las directrices necesarias para la creación, actualización y control de los documentos del SGIA necesarios para el correcto desempeño de sus actividades. En el incluye:

        La necesidad de elaboración, modificación o eliminación de información documentada.

        La revisión técnica del documento o solicitud de eliminación.

        La aprobación del documento creado y/o modificado o la solicitud de eliminación.

        La asignación del código, actualización de la versión o retiro del documento.

        Los canales para informar las creaciones, modificaciones o eliminación de información            documentada.

     

        Procedimiento para registro de datos

     

    La cláusula 7.5.3 indica que la organización debe establecer los lineamientos para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros del SGIA. El procedimiento de control de registros puede incluir:

        La identificación y codificación de los registros.

        El lugar de almacenamiento y acceso de registros.

        El tiempo de retención.

        El proceso de disposición final de los registros.

        Copias controladas y no controladas.

        La revisión y actualización al control de cambios.

     

        Procedimiento de diseño e implementación de acciones correctivas

     

    La cláusula 8.9.3  habla de la necesidad de las acciones correctivas para intervenir las no conformidades del sistema, con este procedimiento la organización puede:

        Revisar las no conformidades manifestadas en las quejas de clientes o consumidores,              los informes de auditorías, las revisiones por la dirección, etc.

        Notificar la no conformidad especiando el requisito incumplido.

        Determinar la causa raíz de las no conformidades.

        Definir el plan de mejora con acciones correctiva que garanticen la no ocurrencia de las          no conformidades.

        Supervisar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.

        Informar sobre los resultados de mejora de las acciones correctivas.

     

     

    Conclusión

     

    Implementar un Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria es un reto que puede llegar a ser complejo y tedioso si no se lleva desde el principio control y orden de los requisitos obligatorios.

     

    Cada organización es diferente, por ello es necesario comprender su contexto para integrar dentro de sus procesos los requisitos de la ISO 22000:2018. También es indispensable contar con personal idóneo y especializado en todo lo concerniente al SGIA.

     

    Ahora que conoces la documentación requerida por la norma has empezado el camino que conducirá al éxito tu sistema.

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    Nos vemos en breve!

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