Todo lo que necesitas saber para evaluar a los proveedores de tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Cuando terminé mis estudios universitarios por allá en el año 2006, inicié mi formación como analista en Johnson & Johnson, una importante empresa multinacional con presencia en Colombia.

Desde entonces he estado trabajando en varias organizaciones del país y aprendiendo mucho sobre sistemas de gestión de calidad.

¿Y por qué te cuento esto? Lo hago porque  hoy quiero que te quedes con una visión más amplia de lo que significa trabajar en una organización, y esto es, darle importancia a todas y cada una de las actividades que en ella se realizan.

A mi juicio, las compras son una parte fundamental dentro de la organización, así como lo es el aseguramiento de la calidad o la contratación del personal.

Por lo tanto, cuando la organización adquiere productos o servicios está en la obligación de evaluar a esos proveedores, este requisito lo puedes ver, por ejemplo, en la Norma ISO 9001:2015, cláusula 8.4.1.

 

Empecemos!

 

¿Qué es la evaluación de proveedores?

 

Sin entrar en un lenguaje técnico, es simplemente la evaluación que se realiza a los proveedores que han contratado servicios o productos con la organización.

Estos servicios pueden ser:

  • Asesorías.
  • Mantenimiento de infraestructura.

Los productos pueden ser:

  • Compra de maquinaria.
  • Insumos.

Esta evaluación debe estar bien documentada en un procedimiento. Recuerda que dentro de los  procedimientos obligatorios debes tener uno para  los productos y servicios externos.

 

¿Por qué evaluar a los proveedores?

A parte de ser un requisito de las normas ISO, por ejemplo de la  9001, debes hacerlo por varias razones:

  • Te ayuda a identificar cuáles son los buenos y malos proveedores.
  • Ahorrar dinero.
  • Mejorar la calidad de los productos y servicios adquiridos.
  • Reducir los riesgos asociados a las compras.

 

¿Quién debe realizar la evaluación de proveedores?

 

Esto depende mucho de la naturaleza y del tamaño de la organización. Por mi experiencia deben estar presentes: El líder de calidad, el director, el jefe de almacén o de bodega y los analistas.

Estos últimos son clave porque son quienes utilizan los productos y/o servicios suministrados.

También pueden intervenir otras personas, por ejemplo, el responsable de metrología, quien puede dar fe de los servicios de mantenimiento, calificación y calibración de los equipos.

 

¿Cómo realizar la evaluación a proveedores?

 

Como lo mencioné arriba, la organización debe documentar este proceso dentro de un procedimiento.

Este documento debe contener los pasos para realizar dicha evaluación, debe describir lo criterios a tener en cuenta y los responsables de ejecutar las tareas.

Así las cosas, el proceso debería ser como sigue:

 

Identifica a tu proveedor

 

Parece obvio, pero es muy importante que sepas muy bien quien es tu proveedor. Esta información debe tener al menos lo siguiente:

  • Nombre del proveedor.
  • Lugar de la oficia principal.
  • Tipo (servicios, productos o ambos).
  • Nombre, teléfono, email del contacto.

Programa una reunión para la evaluación

 

Al igual que en los consejos dados al planear la reunión de la revisión por la dirección, aquí debes hacer algo parecido.

Dependiendo del tamaño de la organización y del número de proveedores a evaluar, debes considerar si realizar todo el proceso en una sola reunión o programar más de una.

En ambos casos te aconsejo:

 

  • Buscar el sitio y el momento apropiado.
  • Invitar a todo el personal que pueda aportar opiniones valiosas.
  • Ten a mano el listado de productos y servicios que el proveedor ofertó.

Diseña una herramienta de evaluación

 

Esta herramienta puede ser una hoja de Excel, o si haces parte de una organización de estrato alto puedes adquirir un software LIMs, estos sistemas ya traen incorporado un módulo de evaluación de proveedores.

Para el diseño de la herramienta debes especificar unos criterios de evaluación, estos pueden ser:

  • Calidad
  • Precio
  • Servicio pre y post venta
  • Garantías
  • Tiempos de entrega

Una vez tengas definido esto, debes construir una escala para darle puntuación a cada criterio. No sirve decir, calidad buena o mala, o precio bajo o alto.

La escala de puntos puede ser como se muestra a continuación:

Calidad: de 0 a 20 puntos. Cero puntos cuando la calidad no cumple con los requisitos especificados, y 20 puntos cuando la calidad es la especificada en los requisitos, o incluso mejor.

Precio: de 0 a 20 puntos. Cero puntos cuando el precio está por encima del valor presupuestado, y 20 puntos cuando el precio es igual o inferior al valor presupuestado.

Servicio pre y post venta: de 0 a 20 puntos. Cero puntos cuando el servicio no cumple con las expectativas de la organización, y 20 puntos cuando se cumplen o superan las expectativas.

Garantías: de 0 a 20 puntos. Cero puntos cuando no se cumple con la garantía, y 20 puntos cuando se cumple o se superan las expectativas de la garantía.

Tiempos de entrega: de 0 a 20 puntos. 20 puntos si se cumple con los tiempos de entrega. Por cada día de retraso dos puntos menos.

Estas escalas pueden tener calificaciones intermedias, depende de cómo quieras interpretar la situación particular del contrato.

De todos modos, la tabla de puntos puede ser como la siguiente:

Criterio Puntos Observaciones
Calidad    
Precio    
Servicio pre y post venta    
Garantías    
Tiempo    
TOTAL    

 

Si te has fijado en los puntos, sabrás que la suma total es 100 puntos. Con esto en mente, puedes crear otra escala para tomar medidas frente a los proveedores, por ejemplo:

Escala de puntos totales Clasificación del proveedor Medidas que se deben tomar
De 0 a 20 Pésimo No puede seguir contratando con la organización.
De 21 a 40 Malo No puede seguir contratando con la organización.
De 41 a 60 Regular Un llamado de atención por parte del director de la organización.
De 61 a 80 Bueno Puede seguir contratando con la organización.
De 81 a 100 Excelente Puede seguir contratando con la organización.

 

Si haces parte de una organización privada, veras que tomar estas medidas es relativamente fácil, pero si la organización hace parte del gobierno, las cosas pueden complicarse demasiado.

Por ejemplo, puede darse el caso de que un proveedor puntué por debajo de 40 puntos y  no poder hacer nada para evitar contratos futuros con ese proveedor, dado que no está permitido por las leyes del país.

En ese caso te recomiendo, por lo menos hacer un llamado de atención a dicho proveedor. Algo se tiene que hacer, no crees?

 

Conclusión

 

Aprovecha la oportunidad que tienes en tu organización de redactar un procedimiento para la evaluación de proveedores. Haz el proceso lo más sencillo posible y escoge un sistema de evaluación que te permita sacar conclusiones y tomar medidas eficaces.

 

Si te ha gustado el post de hoy, te animo a que lo compartas con tus amigos o compañeros de trabajo. Si no lo haces tendrás 7 años de mala suerte, no mentiras, solo dos.

Hasta la próxima!!

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