8 maneras efectivas de prevenir los riesgos a la imparcialidad en tu organización.

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Desde que empecé a escribir en este blog no he parado de recibir comentarios pidiendo consejos para la identificación y gestión de los riesgos a la imparcialidad, de hecho también es la pregunta número uno que me hacen en las capacitaciones sobre gestión de riesgos.

Atendiendo a estas necesidades y en base a mi experiencia te he resumido ocho maneras comprobadas de hacerle frente a los riesgos a la imparcialidad. Si aún estas en el proceso de identificación de riesgos este post te será de gran utilidad, pero si ya hiciste la tarea, entonces te servirá de guía o lista de verificación de lo que ya tienes.

Muchas de las empresas no se atreven a tomar el toro por los cuernos, debido a que conocen las consecuencias de las acciones que emprendan en torno a la imparcialidad. ¿Por qué?

La respuesta es que detrás de toda organización existen intereses que no es bueno que salgan a la luz pública, intereses que podrían perjudicar  a las directivas, mandos medios, o incluso a sus proveedores.

Es más, si haces parte de una organización del estado, sabrás que muchas de las decisiones las toman los políticos de turno, sin que les importe las consecuencias que puedan tener para el negocio. Es una realidad, y por ello es que se deben tomar medidas para evitar que se materialicen los riesgos.

Ahora bien, ¿qué puedes hacer para proteger la reputación y la integridad de tu empresa?

Precisamente este post es la respuesta a esta pregunta. Empecemos!

¿Qué son los riesgos a la imparcialidad?

 

La norma ISO/IEC 17025:2017 define la imparcialidad como:

«Presencia de objetividad».

Así que los riesgos a la imparcialidad son aquellos que afectan esa objetividad, como la corrupción, el conflicto de intereses, las presiones indebidas, etc.

 

Algunos de los riesgos a la imparcialidad son los que te menciono a continuación:

 

1. El profesional de control interno también cumple funciones en el área de producción. Esta situación es muy común en las organizaciones que a toda costa quieren reducir gastos y solo les importa las utilidades a fin de año.

2. Infraestructura limitante. Esta situación hace que algunas áreas sensibles de la empresa se encuentren expuestas para que personas no autorizadas ingresen o tengan contacto con dichas áreas. Incluso algunos profesionales pueden tener presiones para trabajar en determinadas áreas que no cumplen los requisitos mínimos.

3. Presiones indebidas para reportar resultados adulterados. Muchas personas por miedo a perder sus empleos, ceden a las presiones de sus jefes para adulterar los resultados de las mediciones.

4. Conflicto de intereses. Ten presente esta situación porque en cualquier momento se pueden presentar amistades o enemistades entre las partes interesadas de la empresa. De igual manera identifica si el personal tiene alguna relación de familia o parentesco alguno con clientes o personas que podrían afectar la imparcialidad.

5. Contratos con clientes a precios muy bajos. Esta situación puede generar presiones sobre el personal para que produzcan en tiempo record los bienes o servicios. Recuerda que cada proceso tiene unos tiempos establecidos que no se pueden modificar.

6. Detalles en los contratos o solicitudes. Muchas veces por el afán de firmar un contrato con un cliente se pasan detalles que presentan un riesgo para el negocio: por ejemplo, selección de los materiales de fabricación; sanciones financieras por demoras en la entrega de los productos; las medidas especificadas no coinciden con los requerimientos del producto, etc.

7. Patrocinio de eventos. Como ya sabes, las empresas deben estar en constante actualización y capacitación del personal, por lo tanto es común que los proveedores o los clientes patrocinen estos eventos, y luego la empresa se ve obligada o presionada a regresar el favor.

8. Recibir regalos. Esta modalidad es muy utilizada por los proveedores de la compañía; ellos en su afán por concretar una venta llevan obsequios para el personal, que van desde lapiceros, catálogos, USB, agendas y hasta dinero.

9. Presiones políticas. Como dije arriba, esta situación es muy particular en las empresas del estado, donde existen políticos corruptos que ejercen presiones indebidas para que se manipulen los procesos, se adulteren las compras, se reciban materiales que no cumplen los requisitos, se contrate personal incompetente, etc.

Con este listado ya te puedes hacer una idea de los riesgos a la imparcialidad, ahora te toca averiguar cómo reducir o eliminar estos riesgos. No te preocupes, te lo cuento a continuación.

8 formas efectivas de reducir el riesgo a la imparcialidad en tu organización.

1. Tecnología.

 

Si tienes la posibilidad de adquirir un software de gestión mejor, recuerda que estos sistemas están diseñados para capturar y gestionar toda la información desde que ingresan los materiales hasta que se produce el producto final.

Si no dispones de un software de gestión, entonces asegúrate de que todos los equipos incorporen impresión de datos, o que suban  los datos a una nube.

Esfuérzate por tener tabletas o computadores en cada área de producción o de análisis, no es recomendable tener los registros de datos primarios en hojas de papel que pueden adulterarse con facilidad. Si ya cuentas con computadores instalados, te recomiendo hacer una buena gestión de la información, como por ejemplo las copias de seguridad y el ingreso restringido mediante contraseñas seguras.

Mantente informado sobre la actualización tecnología de los equipos de tu empresa, con seguridad que los últimos equipos están diseñados para evitar este tipo de problemas y cumplir con los requisitos normativos de las normas ISO.

 

2. Formación continua del personal.

El personal es la clave de todo. Asegúrate que el programa de formación incluya la sensibilización al personal sobre imparcialidad, gestión de riesgos y confidencialidad de la información. Para el diseño del programa de formación debes involucrar al personal clave de la empresa, no cometas el error de solo reunirte con la alta dirección.

Es importante que te hagas las siguientes preguntas:

  • ¿Qué se debe hacer si la empresa descubre que fueron adulterados los resultados?
  • ¿Qué se debe hacer con los productos o servicios entregados al cliente?
  • ¿Cómo es la cadena de comunicación cuando se comprueban las fallas del SGC?
  • ¿Qué debe hacer una persona si se siente presionada o acosada para entregar un trabajo?

Es importante que todo el personal conozca sus deberes y derechos frente a su cargo, y no menos importante, que conozca a fondo el sistema de gestión de calidad de la organización, de esta manera el sistema le dirá qué, cómo y cuándo actuar frente a una situación de riesgo.

 

3. Estructura organizacional y líneas de comunicación.

 

Debes revisar cómo está organizado tu negocio para la comunicación de los datos sensibles y la entrega de los productos o servicios. Por ejemplo, es posible que los analistas tengan que informar los resultados directamente al jefe de producción, o que la persona que digita los resultados finales también entregue los reportes al cliente.

Si esto ocurre en tu laboratorio, te recomiendo evaluar la posibilidad de reorganizar la estructura de comunicación, de tal manera que se eviten los conflictos de intereses. Es siempre recomendable que personas independientes a los procesos analíticos sean las que transcriban los datos y entreguen los reportes de los resultados.

 4. Supervisión de los procesos.

 

En mi experiencia en el sector de la calidad, me he dado cuenta que la supervisión es algo que no puede faltar dentro del SGC.

Te aconsejo delegar a personas independientes y competentes para realizar la supervisión de las compras, el manejo de equipos, cálculos matemáticos, preparación de reactivos, el chequeo de controles de calidad, las cartas de control, etc.

Al comienzo es difícil porque las personas no estamos acostumbradas a que alguien esté siempre vigilando lo que hacemos, pero con el tiempo todo se vuelve normal y el SGC avanza hacía la mejora continua.

 

5. Revisión de las solicitudes, las ofertas y los contratos.

 

Nunca tomes a la ligera la revisión las solicitudes, las ofertas y los  contratos. Tómate tu tiempo para analizar con lujo de detalles estos tres puntos.

Ten presente que los clientes quieren reducir costos y obtener los productos o servicios lo más rápido posible; nunca aceptes contratos que pongan en riesgo la imparcialidad del negocio.

Por ejemplo, puede que tu empresa esté pasando por un mal momento financiero y debido a ello baje los precios de los productos o servicios, y de un rato para otro acepte demasiados contratos que terminan ejerciendo presión sobre los empleados, y en general para todo el compañía.

 

6. Investigación de antecedentes.

 

Cuando un negocio pertenece a una organización mayor, está ultima por lo general dispone de un departamento de gestión humana que se encarga de seleccionar al personal que hará parte del negocio. Este departamento cuenta con expertos en psicología laboral que investigan a fondo a los posibles candidatos para el cargo.

Pero si tu negocio es pequeño y no cuenta con todos los recursos, te aconsejo revisar muy bien las hojas de vida de los posibles candidatos y hacer una comprobación de sus antecedentes. Recuerda que las redes sociales pueden ser una buena fuente de información si sabes buscar bien.

 

7. Declaración juramentada sobre imparcialidad y confidencialidad.

 

Para esta parte solo debes elaborar un formato donde las personas juran ante Dios y la patria que no tienen conflictos de intereses, que están libres de presiones indebidas, que siempre actuarán de manera imparcial y que protegerán la información que se les encargue.

Los textos completos de este formato los encuentras en internet, solo digita en el buscador de google la frase “modelo de imparcialidad  y confidencialidad” o una frase parecida y obtendrás muchos ejemplos para copiar.

 

8. Cultura de calidad.

 

Si haces parte de la dirección de la empresa, asegúrate que todo el personal se sienta libre de expresar sus opiniones, que puedan decir las cosas sin que luego existan repercusiones sobre ellos. Haz que exista una cultura con honestidad e integridad y abierta para todo el mundo.

Debes motivar a las personas para que no escondan las cosas, que si es necesario levantar trabajos no conformes, estos se hagan sin ningún problema, incluso la cultura de la calidad debe permitir la confianza en lo que cada uno le aporta al SGC.

La dirección de la organización es la cabeza de todo, así que debe conocer a fondo todos los procesos, conocer a las personas, y sobre todo dar ejemplo.

 

Conclusión.

 

Realiza una buena identificación y gestión de todos los riesgos, y en especial los que puedan afectar la imparcialidad de la empresa. Entre más medidas tomes para reducir o eliminar estos riesgos, mejor.

Como la  gestión de riesgos es un proceso continuo, debes revisar y hacer ajustes cuando se requieran.

Me gustaría saber qué medidas tomas en tu empresa para la gestión de los riesgos a la imparcialidad. Escríbelo en la sección de comentarios.

 

Si este post te ha sido de utilidad o crees que le puede ayudar a un amigo, entonces me gustaría que lo compartas en tus redes sociales.

Hasta la próxima!

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8 Comentarios

  1. GUEYLER JULISSA FORERO SUPELANO

    excelente articulo

    Responder
  2. flavia

    recibí la auditoria por parte de sencamer , y me cuestionara la métrica para medir imparcialidad , tengo muchos mecanismos , el que toma la muestra no realiza el ensayo , el que recibe el item de ensayo devuelve aquellas que no cumplen para realizar el ensayo analitico . y en cuanto a confidencialidad adicional a la aceptación de codigo de etica lo mido con indicador de quejas asociadas a que mi personal revele información confidencial

    me gustaria si me pueden indicar como definir indicadores en imparcialidad y confidencialidad

    Responder
    • Oscar Delgado

      Hola Flavia, gracias por escribirnos. Te cuento que no es necesario tener indicadores para imparcialidad y confidencialidad, con tener estos temas dentro de unos procedimientos y cumplirlos es suficiente. Saludos!

      Responder
  3. kelly

    Buen día, la norma 17025 incluye en uno de sus requisitos que «Las políticas y objetivos deben abordar la imparcialidad , competencia técnica y operación coherente con el laboratorio», siendo así entonces es necesario proponer un objetivo que se relacione directamente a la imparcialidad y al ser un objetivo este debe medirse a través de un indicador.

    La pregunta como podría medir un objetivo relacionado a la imparcialidad ?

    Responder
    • Oscar Delgado

      Hola Kelly, un gusto saludarte. Tu pregunta es muy importante, ya que me pone a pensar en ese indicador, y la respuesta es que no necesitas medir la imparcialidad.

      Si lo piensas bien, no estaría bien decir que este mes el laboratorio actuó 90% imparcial, porque la norma dice que el laboratorio debe actuar TODO el tiempo de manera imparcial.

      Así que no te preocupes por el indicador, no lo necesitas!

      Saludos!

      Responder
      • Francisco Moya

        Hola Oscar, saludos desde Ecuador.

        En línea con las consultas anteriores, tengo una no conformidad en una auditoría del organismo que nos acredita bajo la norma ISO 17025, debido a que los objetivos de calidad actuales no contienen al menos uno referente a imparcialidad. En la auditoría defendimos el hecho de que la imparcialidad es un requisito y por lo tanto no puede ser planteado como un objetivo que se alcanza o no; de todas formas, la no conformidad fue asentada y estamos analizando la forma de incluir un objetivo sobre este tema.

        Con todo lo expuesto y si viene al caso, podrías poner un ejemplo de objetivo de calidad enfocado en la imparcialidad?

        Gracias.

        Responder
        • Oscar Delgado

          Hola Francisco, muy buenos días. La no conformidad está bien, porque el numeral 8.2.2 de la ISO/IEC 17025:2017 dice que los objetivos deben incluir la imparcialidad. Aquí tienes varios ejemplos de objetivos a la imparcialidad.

          Garantizar la imparcialidad en la selección de muestras: El objetivo es asegurar que el laboratorio seleccione muestras de manera imparcial y sin ningún sesgo, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las solicitudes de los clientes.

          Evaluar y gestionar los conflictos de intereses: El laboratorio debe establecer un objetivo para identificar y gestionar eficazmente los conflictos de intereses que puedan comprometer la imparcialidad. Esto incluye la divulgación y gestión adecuada de cualquier relación con partes interesadas que puedan influir en los resultados de las pruebas o calibraciones.

          Revisar y actualizar regularmente las políticas de imparcialidad: Se debe establecer un objetivo para revisar y, si es necesario, actualizar las políticas y procedimientos relacionados con la imparcialidad para garantizar que sigan siendo adecuados y efectivos en la preservación de la imparcialidad.

          Realizar auditorías internas de imparcialidad: El laboratorio puede establecer un objetivo para llevar a cabo auditorías internas periódicas centradas en la imparcialidad. Estas auditorías pueden ayudar a identificar cualquier desviación o incumplimiento con respecto a los requisitos de imparcialidad y tomar medidas correctivas.

          Estos ejemplos de objetivos de calidad se centran en garantizar que el laboratorio cumpla con los requisitos de imparcialidad establecidos en la norma ISO/IEC 17025:2017 y en mantener la confianza de sus clientes y partes interesadas en la objetividad y la imparcialidad de sus actividades de prueba y calibración.

          Responder
          • Francisco Moya

            Hola Oscar, gracias por la repuesta.

            En el caso de un organismo de inspección esta no conformidad no aplicaría, ya que la norma ISO 17020 en 8.2.1 no es tan explícita como la norma ISO 17025 en cuanto a que los objetivos de calidad deban incluir la imparcialidad?

            De todas formas, para un organismo de inspección, podrías compartirnos unos ejemplos de objetivos de calidad enfocados en la imparcialidad.

            Muchas gracias.

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