Qué es, para qué sirve y cómo puedes implementar la metodología 5S Lean en tu organización

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Todo negocio busca ser más eficiente, reducir el desperdicio, acelerar los procesos y aumentar sus ventas, eso es claro. La cuestión es ¿por dónde empezar?

 

Imagina que tu organización atraviesa una situación que pone en riesgo la continuidad del negocio: presupuesto reducido, poco personal y un clima económico inestable. Para afrontar eficazmente este problema debes alinear los recursos disponibles a tu estrategia comercial, logrando optimizar el tiempo, los costos y la fuerza laboral. ¿Cómo lo harías?

Dentro de la gestión corporativa existe una gran estrategia que fusiona cinco elementos clave que pueden ayudarte a organizar, administrar y controlar los procesos para mejorar el desempeño y la productividad de tu sistema. ¿Quieres saber cuál es? Sigue leyendo para conocer qué es la metodología 5S Lean y cómo puedes implementarla en tu organización.

 

¡Empecemos!

Las 5S de la calidad

 

Como filosofía de gestión, las 5S de la calidad buscan cambiar la mentalidad de las personas que hacen parte de un negocio u organización para construir sitios de trabajo mejor ordenados, limpios y saludables.

 

Gracias a esta metodología puedes controlar dentro de tu organización ocho tipos de desperdicios relacionados con:

 

  • La sobreproducción. Producir más de lo requerido implica mayor esfuerzo y gasto de recursos, por ello debes controlar oportunamente esta situación para evitar problemas graves que afecten la rentabilidad y continuidad de tu negocio.

 

  • Inventario excesivo. Ya sea que la causa esté relacionada con la sobreproducción o la gestión de compras inadecuada, las 5S te posibilitan controlar de forma eficaz las grandes pérdidas y desperdicios en tu organización.

 

  • Operaciones innecesarias. Utilizar un proceso sólo porque siempre se ha hecho así es un riesgo que puede incurrir en grandes desperdicios. Procura optar por las herramientas y métodos que te ayuden a eliminar las tareas innecesarias y a optimizar los recursos disponibles.

 

  • La demora en el suministro de los equipos, materia prima y demás artículos de trabajo puede impedir la buena productividad y el cumplimiento esperado.

 

  • Transporte. Los viajes innecesarios de personas o materiales son un gran desperdicio. Para controlar esto debes hacer una buena planificación y diseño de tus procesos para visualizar claramente cuando se deben hacer.

 

  • Movimiento innecesario. Todo movimiento que no agregue valor es un desperdicio. Bajo las 5S habrá un mejor orden que facilitará el alcance de los elementos y herramientas de trabajo, permitiendo eliminar los desperdicios de tiempo y esfuerzo.

 

  • Defectos. El peor desperdicio de todos son los defectos. Las salidas no conformes aumentan los residuos, disminuyen la eficiencia de los procesos y generan gastos que afectan las ganancias y la rentabilidad del negocio.

 

  • Potencial de empleados desconocido. Como bien sabes, el personal es tu mejor activo. Por ello, debes crear ambientes que permitan desarrollar sus competencias y fortalecer sus habilidades, al igual que escuchar y avaluar sus ideas.

5S significado y características

 

El eje central de las 5S es la mejora continua de los procesos, las prácticas y los resultados, por lo tanto, resulta indispensable mantener la participación activa de tu personal para identificar y eliminar los desperdicios, aumentar la eficiencia de los procesos y agilizar los resultados de producción.   

 

5S se refiere a la práctica de cinco pasos distintos que se tratan como sentidos, a continuación podrás comprender mejor de qué se tratan:

 

  • Seiri (Sentido de uso). Consiste en eliminar todo lo que pueda afectar la productividad de tu negocio. Es un proceso sencillo que involucra analizar, identificar y descartar lo que no es útil.

 

  • Seiton (Sentido de organización). Significa dar un lugar a cada cosa, procurando mantener organizado el entorno, las tareas, los procesos, etc. El orden es clave para la eficiencia y optimización de los recursos, de modo que bajo la aplicación de la segunda S podrás asegurar que las cosas estén en su sitio.
  • Seiso (Sensación de limpieza). Nada mejor que un ambiente limpio para sentir motivación e inspiración en el trabajo. Seiso busca que la limpieza no sólo sea responsabilidad del personal designado sino de todas las personas que hacen parte de la organización, de modo que tus esfuerzos deben centrarse en motivar a tus empleados a empoderarse de ella y aplicarla en sí mismos, en sus espacios, procesos e instalaciones.

 

  • Seiketsu (Sentido de la estandarización). El éxito de los buenos hábitos está en la constancia. Para lograr los mejores niveles de productividad, mejora continua y eficacia, tu organización debe integrar las 5S de la calidad dentro de su cultura y lograr que estas prácticas sean vistas y desempeñadas como algo normal y rutinario.
  • Shitsuke (Sentido de la disciplina). Tus empelados podrán desarrollar personal e individualmente un nivel de disciplina que les permita incorporar la filosofía de las 5S de la calidad dentro de sus comportamientos y prácticas de forma repetida.

 

Qué beneficios aporta las 5S de la calidad en tu organización

 

A medida que avanza la implementación de las 5S de la calidad, tu organización obtendrá como resultados y beneficios los siguientes:

 

  • Mejor rendimiento de calidad

 

Al implementar la metodología 5S en tu organización podrás asegurar que todo lo indispensable y útil para llevar a cabo los procesos tengan un lugar designado, ocupen su espacio y estén claramente identificados.

 

Tus empleados deben tener a la mano todos los elementos necesarios para desarrollar su trabajo y cumplir con las metas del negocio. Las 5S te ayudan a garantizar la disponibilidad de los recursos bajo el propósito de controlar los errores en el uso y manejo de materiales, y reducir las pérdidas por esperas, movimientos, transportes o desperdicios innecesarios.

  • Mayor seguridad en el trabajo

 

Una vez logres eliminar el desorden, los riesgos a la seguridad de los empleados se harán visibles y podrás adoptar las medidas que consideres apropiadas para obtener un diseño ergonómico que prevenga movimientos peligrosos, accidentes, caídas, entre otros.

 

  • Mayor participación del personal

 

Gracias a la metodología 5S de la calidad logras convertir los sitios de trabajo en espacios limpios, organizados y saludables que incrementan la moral y participación de tus empleados.

  • Mejor gestión de residuos

 

Un lugar de trabajo en condiciones óptimas permite que los elementos se encuentren ordenados y etiquetados adecuadamente para maximizar su uso y asegurar que su disposición final sea coherente al programa de gestión de residuos.

 

  • Mayor productividad

 

Como lo indiqué anteriormente, las 5S de la calidad te ayudan a eliminar el desperdicio y mala utilización de las herramientas, maquinaria, equipos, procesos, sistemas, tiempo y esfuerzos. Con esto, logras procesos más eficientes, mejor flujo de trabajo y mayor productividad.

 

  • Mayor eficiencia

 

Al mantener un orden efectivo en las instalaciones, tus empleados tendrán una visión más clara y segura sobre qué equipo usar, cuándo y con qué frecuencia. De esta forma, podrán almacenar en sitios cercanos aquellos más usados, hacer pedidos por adelantado, desarrollar jornadas de mantenimientos preventivos, etc.

Implementación 5S en tu organización

 

Los siguientes pasos te ayudarán con la implementación de las 5S para obtener resultados eficaces y consistentes en tu negocio:

 

Paso número 1. Clasificar y eliminar los elementos innecesarios dentro del sitio de trabajo

 

La implementación 5S es sencilla. Comienza por ordenar tu lugar de trabajo para tener claridad sobre qué artículos deben quedarse y cómo puedes deshacerte de aquellos que no se necesitan.

 

Para lograr una buena eliminación puedes clasificar tus elementos de acuerdo a las siguientes categorías:

 

  • Conservar. Dentro de esta categoría debes agrupar todos los elementos que se usan con mayor frecuencia y que son fundamentales para desarrollar las actividades.

 

  • Retirar. Reúne los elementos que no se necesitan y que sólo ocupan espacio dentro de la zona de trabajo. Algunos ejemplos de estos pueden ser equipos dañados, productos vencidos, piezas rotas, etc.

 

  • Probar. Aquí van todos los artículos que están siendo evaluados antes de utilizarse. Debes definir un tiempo y una frecuencia límite de uso para determinar si un artículo es o no necesario.  

 

  • Mover. Los artículos que no se usan con frecuencia pero que deben estar disponibles se deben reubicar en un sitio al que se pueda acceder en cualquier momento.

Consejos para clasificar y eliminar de forma eficaz

 

  • Define la frecuencia con la que se debe clasificar y eliminar los elementos de trabajo de acuerdo a la necesidad de cada espacio, por ejemplo, en una oficina podría requerirse cada semana, mientras que un gabinete de archivo cada año.

 

  • Audita de forma periódica la eficacia de la clasificación y eliminación. Asegúrate de identificar durante las auditorías, las fortalezas y debilidades presentes en las áreas de trabajo de tu organización.

 

Paso número 2. Ordenar de forma eficiente los elementos del área de trabajo

 

Una vez clasificados y eliminados los elementos de tus áreas de trabajo, lo que sigue es ordenarlos de tal forma que el personal pueda encontrarlos sin demoras y sin complicaciones.

 

Independientemente del sector al que pertenezca tu organización, todos tus empleados deben tener a la mano las herramientas y los equipos suficientes para cumplir las metas y los objetivos del negocio de manera organizada, cómoda e idónea.

Consejos para mejorar el orden

 

  • Utiliza tableros de sombra para que tus empleados puedan ubicar nuevamente los artículos que han tomado.

 

  • Personaliza las modificaciones o cambios que hagas en tu organización, ten en cuenta las necesidades y características de cada persona, por ejemplo, considera si son zurdos, diestros, altos, bajos, etc.

 

Paso número 3. Crear una cultura centrada en la limpieza

 

Una cultura centrada en la limpieza significa que los empleados deben adoptar practicas simples pero trascendentales para la productividad, el desempeño y desarrollo de tu negocio. Consiste en lograr que las personas limpien, remuevan el polvo, desinfecten y dejen todo en perfecto orden para mejorar los ambientes de trabajo, los procesos y la calidad de los resultados. 

 

Hacer de la limpieza un principio organizacional te ayuda a garantizar trabajos más seguros que protejan la salud e integridad de tus empleados. También logras alargar la vida de las instalaciones, los equipos y demás elementos, reduciendo costes de reparación y cambios.

Consejos para una mejor cultura de limpieza

 

  • Ayuda a tus empleados a ser proactivos. La limpieza debe ser rutinaria y no una respuesta al desorden y falta de higiene.

 

  • Sensibiliza a tu personal sobre la importancia de mantener la limpieza de sus espacios sin tener que percibirlos sucios primero.

 

  • Recompensa a los empleados que se destacan por cumplir con buenas prácticas de limpieza.

 

Paso número 4. Estandarizar las buenas prácticas de 5S

 

En este paso debes verificar cómo tus empelados están adoptando los cambios y buenas prácticas del enfoque 5S, con ello puedes identificar fallas e implementar mejoras que permitan mantener a largo plazo los esfuerzos y participación de todos.

 

Las auditorias o evaluaciones ayudan a que tus empelados se preocupen por hacer y mantener las cosas bien, con el tiempo esta práctica se convierte en un hábito que normalizará las 5S en tu organización.

Consejos para estandarizar las 5S de la calidad

 

  • Apóyate en listas de verificación para identificar las fortalezas y debilidades de tus empleados frente al cumplimiento de las 5S de la calidad.

 

  • Crea procedimiento para que tu personal pueda operar los procesos de forma organizada y en cumplimiento con este enfoque.

 

  • Diseña y desarrolla programas de auditorías internas.

 

Paso número 5. Sostener el enfoque 5S con disciplina 

 

Finalmente, en este quinto paso deberás lograr que los pasos anteriores se conviertan en hábitos que garanticen la mejora continua y la excelencia en tu organización. No olvides que todo cambio requiere tiempo para convertirse en una rutina, por lo tanto, asegúrate de fortalecer en tus empleados la disciplina como parte de las buenas prácticas de este enfoque.

Consejos para mantener la estrategia 5S

 

  • Motiva a tus empleados a practicar lo aprendido una y otra vez hasta que se convierta en una segunda naturaleza.

 

  • Monitorea a tu personal, especialmente durante sus primeros acercamientos con los hábitos de 5S para definir si son o no los necesarios y deseados.

 

  • Haz que tus empleados aprendan a realizar controles y mejoras que apoyen la formación de hábitos positivos.

 

  • Desarrolla capacitaciones a cargo de personal idóneo.

 

Conclusión

 

La metodología 5S es universal, puede ser utilizada por todo tipo de organización, tanto en espacios grandes como pequeños, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran limpios y ordenados.

 

¿Quieres ser una organización más competitiva y rentable en medio de un entorno de libre mercado? Las 5S de la calidad te permiten realizar los cambios y mejoras para lograr esto y mucho más.

 

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¡Nos vemos en breve!

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2 Comentarios

  1. albeiro rengifo muelas

    excelente informacion referente a herramientas de calidad para la mejora continua

    Responder
    • Paola

      Hola Albeiro!
      Gracias por tu comentario, nos complace saber que nuestro trabajo es de tu agrado.

      Saludos!

      Responder

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