Primeros pasos para documentar el sistema de gestión ISO

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

Kit de Certificación ISO 22000:2018

Kit de Certificación ISO 9001:2015

Kit de Certificación ISO 27001:2013

Guía para documentar el sistema de gestión de una organización.

Introducción

La siguiente guía tiene por objeto ayudar a las organizaciones a crear la documentación que satisfaga los requisitos de las normas ISO. Esta documentación es necesaria para la acreditación ante un organismo acreditador y es el primer paso que debe dar una organización en su camino hacia el reconocimiento de su competencia en las actividades de producción.

Estructura de la documentación

Un sistema de gestión documental sirve como pilar de trabajo para toda la operación de una organización. Su aplicación al trabajo diario da como resultado la uniformidad, la consistencia y la mejora de la calidad en las operaciones de la organización. En este documento se dan orientaciones generales. Los detalles operativos dependerán del tamaño y de las actividades de la organización.

Generalmente, las organizaciones necesitan dos niveles de documentación. Un manual de calidad (no obligatorio) que describa las políticas y objetivos de la organización y un manual de procedimientos, deberían ser suficientes para una organización pequeña o mediana, aunque las organizaciones son libres de adoptar varios niveles de documentación si sus operaciones son lo suficientemente grandes como para justificar una documentación extensa.

Consejos generales

  1. Empieza de una vez. No tengas miedo.
  2. Descarga la norma ISO que deseas implementar y empieza a entenderla, no hace falta que corras, ve despacio.
  3. A medida que vayas avanzando en la lectura de la norma, ve registrando los documentos que ya tienes y los que hacen falta.
  4. Si ya tienes un sistema de gestión en funcionamiento tal vez sólo haga falta alguna modificación, alguna reorientación o refinamiento extra. Trata de afinar el sistema que ya tienes.
  5. El sistema de gestión es generalmente escrito por una persona de alto nivel, y necesita la aprobación del gerente de calidad. A veces, la misma persona realiza ambos roles. De cualquier manera está bien.
  6. Es mejor que los manuales de procedimiento sean redactados por el personal que lleva a cabo los procedimientos técnicos reales, y que sean editados y afinados por el personal superior y el responsable de calidad, este último personaje ya no es obligatorio pero creo que es muy importante en la organización.
  7. Escriba el manual en presente. Nunca copie los requisitos  de la norma ISO en el manual.
  8. Utiliza un lenguaje sencillo, conciso y gramaticalmente correcto. Vayamos al punto de las cláusulas de la norma ISO. Evite la palabrería y el lenguaje innecesario.
  9. En la medida de lo posible, prepara tu manual de manera que las cláusulas y subcláusulas sigan la misma secuencia que la norma ISO. Esto no es obligatorio, pero hace que el manual sea más fácil de usar. Si, por alguna razón imperiosa, no se puede seguir la secuencia de las cláusulas, proporciona una tabla de referencias cruzadas (con una lista de todas las cláusulas y subcláusulas) al final del manual.
  10. Aborda brevemente cada cláusula/subcláusula de la norma en el manual. Si necesitas poner demasiados detalles, haz un documento por separado.
  11. Usa un tipo de letra y un espaciado amigable a la vista.

La documentación actual

Lee y entiende cómo se aplican las cláusulas a las actividades de tu organización. Obtén tanto una imagen «macro» como una «micro» de las actividades. Lee la primera cláusula. Comprende qué es lo que hay que abordar. Reflexiona de nuevo y obtén una imagen clara. Escribe, en tus propias palabras, cómo abordarías la cláusula. Ve directamente al grano (sin palabras innecesarias). Mantén las actividades de tu organización enfocadas en tu mente mientras escribes. Continúa de la misma manera con otras cláusulas.

Utilice las tres primeras cláusulas del manual para presentar a tu organización y su visión, así como las actividades de la organización con cierto detalle.

Aborda cada cláusula/subcláusula, incluso si no se aplica a las actividades de tu organización y explica por qué no es pertinente. Por ejemplo, si un proceso no se aplica a tu organización, puedes hacer una aclaración y en tal caso, no sería necesario abordar las subcláusulas.

Organización. Proporciona una descripción completa pero breve de la organización. Proporciona detalles de la organización hasta el nivel de técnico/auxiliar/operador. Mostrar el enlace directo del Responsable de Calidad (no obligatorio) a la alta dirección. Abordar las cláusulas de imparcialidad, integridad, confidencialidad y derechos del cliente. Incluir la responsabilidad del personal de seguir las políticas y procedimientos documentados. Hacer una declaración de que cualquier desviación de las políticas y procedimientos documentados debe ser aprobada primero por la alta gerencia a cargo de la calidad antes de que se produzca la desviación.

Este manual es propiedad de…; No se deben hacer correcciones/enmiendas excepto por la persona autorizada. El titular deberá devolver el manual cuando abandone la organización o cuando ya no lo utilice.

Sistema de gestión. Describe brevemente el sistema de gestión y sus metas y objetivos. Incluye la calidad de servicio prevista, las actividades que cumplan con la norma ISO, la familiarización del personal con las políticas, el compromiso con la capacitación del personal y la mejora continua. Recuerda, cada palabra es auditable.

Control de documentos. Conoce la diferencia entre documentos y registros. Los documentos son  conocidos por el personal de la organización para ser entendidos y seguidos. Los registros son datos/información generados por el personal durante el curso de seguir las instrucciones de un documento. Mientras que los manuales de calidad, los manuales de procedimiento, los manuales de instrucciones, los estándares normativos, los documentos de políticas, etc., son documentos, los resultados de producción, las no conformidades observadas y reportadas, los hallazgos de auditoría, las actas de revisión de la dirección, etc., son registros. Haz una «lista de distribución» de documentos como parte del manual bajo esta cláusula.

La imagen de esta entrada es gracias a pixabay

Talvez te interese leer más sobre:

4 Comentarios

  1. hugo gonzalez

    Me pareció muy bueno y bien resumido el documento anterior, estoy revisando el kit de acreditación.

    El kit trae la norma original 17025 /2017 ?
    La valoración del kit, tiene algún costo?

    Responder
    • Oscar Delgado

      Hola Hugo, muchas gracias por tu comentario. El Kit de Acreditación incluye el manual de calidad, 24 procedimientos y 55 formatos. Te podemos obsequiar la norma ISO/IEC 17025:2017 en una versión no oficial. Con la compra del kit también obtienes 5 consultas especializadas por medio de correo electrónico o por whatsapp. Saludos!

      Responder
      • Gerson Gallegos

        Precio del kit de acreditación y que contiene

        Responder
        • Oscar Delgado

          Hola Gerson, muy buenas tardes. El kit de Acreditación contiene el Manual de Calidad, 24 procedimientos y 55 formatos. Te dejo el link para que revises más detalles y el precio del mismo, si estás interesado puedes obtener un 50% de descuento utilizando el cupón KIT50. Saludos!!

          https://grupo-fraga.com/kit-de-acreditacion/

          Responder

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Ahorra tiempo, esfuerzo y dinero en la implementación de la ISO 9001.

Es GRATIS, DESCÁRGALA AHORA. Al hacer clic en "descargar" aceptas los términos y condiciones de nuestra web.

Para terminar con la descarga, debes ir a tu correo y confirmar tu cuenta.