Conoce qué son y cómo funcionan los círculos de calidad dentro de tu sistema de gestión

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Entre las herramientas de gestión, los círculos de calidad son una técnica participativa que involucra a los empleados en la identificación y solución de problemas propios de sus trabajos para mejorar la calidad de los procesos, productos y servicios.

 

Independientemente del sector comercial al que pertenezcas, contar con personas eficientes y comprometidas con los objetivos de la organización, es clave para el desarrollo y crecimiento del negocio.

 

Sin embargo, tanto los buenos empleados como un negocio exitoso no se consiguen de la noche a la mañana, sino a lo largo de un proceso de mejora continua. Por lo tanto, si inviertes en estrategias que refuercen las competencias del personal para identificar, analizar y solucionar de forma proactiva las dificultades de gestión y producción, lograrás resultados consistentes que enaltezcan tu marca y la lleven a mercados internacionales.

¿Quieres conocer una estrategia que te ayudará a lograr esto y mucho más? Sigue leyendo para saber qué son y cómo funcionan los círculos de calidad.

 

¡Empecemos!

 

¿Qué es un círculo de calidad?

 

También conocido como círculo de calidad de Ishikawa o círculo de calidad de control, hace referencia a un grupo organizado de personas que se reúnen bajo el propósito de identificar continuamente problemas relacionados con sus trabajos para analizarlos y darles solución.  

 

Estos círculos están integrados por un pequeño grupo de empleados que desempeñan funciones similares, trabajan en un área en común o están liderados por la misma persona.

 

Históricamente, China y Japón fueron los primeros países en adoptar un círculo de calidad dentro de sus procesos productivos para eliminar su mala reputación de vender productos baratos y de mala calidad.

 

En la actualidad, esta herramienta es muy común en muchas organizaciones que buscan promover una cultura de mejora continua con el apoyo total de sus empleados.

El éxito de los círculos de calidad se debe en gran medida a la participación de los empleados y en la constancia de las reuniones que se desarrollan para combatir los problemas. Cada miembro se considera un experto en su trabajo, por lo que sus aportes son muy importantes para saber qué mejorar y cómo lograrlo.

 

Al igual que en otras técnicas de gestión, la estructura de las reuniones que desarrollan los círculos de calidad cumple el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, que es ideal para la mejora continua.

 

¿Qué temas debes abordar en los círculos de calidad?

 

Dentro de los círculos de calidad puedes discutir desde problemas de calidad hasta problemas de seguridad. Lo importante es que los miembros de cada círculo estén capacitados en métodos formales de resolución de problemas para lograr un análisis completo y presentar hallazgos reales y soluciones pertinentes.  

 

Algunos aspectos clave que debes tener en cuenta son:

 

  • Cada círculo debe ser integrado por personal voluntario que represente las diferentes actividades del negocio, pero que presenten similitud entre sí.

 

  • Los temas de discusión deben ser elegidos por los miembros del circulo y no a conveniencia de la dirección.

 

  • Cada círculo de calidad debe contar con una persona que lo lidere.

Recuerda que existe un límite en el rol de la dirección dentro de los círculos de calidad. Si eres el gerente de tu organización, debes asegurarte de proporcionar la capacitación y los recursos necesarios para facilitar el cumplimiento de los objetivos del circulo sin sobreponer intereses particulares.

 

¿Cuál es el propósito de formar círculos de calidad?

 

Detrás de la creación de un círculo de calidad está el propósito de motivar al personal a resolver proactivamente problemas propios de sus trabajos, para mejorar el desempeño general de la organización.

 

También puedes apoyarte en estos círculos para cumplir los siguientes objetivos:

 

  • Optimizar el desarrollo de tu negocio.

 

  • Crear un ambiente laboral saludable que inspire e incremente la productividad de tus empleados.

 

  • Desarrollar todo el potenciar de tu personal para fortalecer los procesos operativos.

 

  • Mejorar la calidad del producto y la imagen de la organización.

 

  • Fortalecer las competencias, la confianza y creatividad de tu fuerza laboral mediante estrategias de educación, capacitación y participación.

¿Cuáles son los beneficios de los círculos de calidad?

 

Los círculos de calidad tienen grandes beneficios para tu negocio. Algunos de ellos son:

 

  • Mejora la calidad de tus productos o servicios.

 

  • Aumenta la productividad del personal.

 

  • Mayor aprovechamiento de las oportunidades que ofrece la formación de equipos.

 

  • Creación de un ambiente laboral más cohesionado.

 

Principalmente, los círculos de calidad han sido diseñados para mejorar el rendimiento de las personas y los equipos, lo cual favorece de forma directa el desempeño organizacional.

 

En este sentido, ya sea que desees optimizar las competencias de tu fuerza laboral, mejorar el servicio al cliente o aumentar la satisfacción de tus empleados, los círculos de calidad son una excelente manera de hacerlo.

¿Cuáles son las características de un círculo de calidad?

 

Entre las características más importantes de un círculo de calidad están:

 

  • Agrupa un pequeño número de personas.

 

Lo recomendable es que un círculo de calidad sea integrado por mínimo 5 y máximo 10 empleados. Evita que sean menos o más de esta cantidad para prevenir absentismo, pérdida de fuerza e inactividad.

 

Esta recomendación es importante para que no tengas complicaciones a la hora de controlar la cantidad de interacción entre los participantes y puedas aprovechar al máximo los aportes de cada uno.

 

  • Se crea para miembros de un mismo trabajo, área o función.

 

Asegúrate de que los miembros de tus círculos de calidad realicen tareas similares y estén en completa sintonía, sólo así logras que las reuniones sean claras y todos puedan participar activamente.

 

  • Los participantes deben ser voluntarios.

 

Tus empleados deben conformar los círculos de calidad por voluntad propia. De ninguna manera impongas u obligues a tu personal.  

 

  • Las reuniones son constantes.

 

Cómo lo mencioné anteriormente, el éxito de la mejora continua depende de la participación de los miembros de cada círculo y de que tan periódicas sean las reuniones. 

 

Recuerda que la regularidad de las reuniones es clave y debes respetarla.

 

  • Se enfocan en identificar, analizar y resolver problemas propios del trabajo.

 

Nadie mejor que los miembros de cada círculo de calidad conoce qué problemas ocurren dentro de sus áreas de trabajo y cómo pueden solucionarlos, por lo tanto, son ellos quienes eligen el tema sobre el cual se deben centrar todos los esfuerzos y las estrategias.   

Conforme los círculos resuelven problemas de calidad, productividad y gestión, el rendimiento general del área de trabajo mejora, y con ello obtienes grandes ganancias para tu organización.

 

¿Quiénes no deben integrar un círculo de calidad?

 

En resumidas cuentas, los miembros de la gerencia y líderes supervisores no deben integrar los círculos de calidad, ya que del todo no conocen el flujo de trabajo ni los inconvenientes que pueden presentarse dentro de un área.

 

Sin embargo, estas personas deben estar comprometidas totalmente con la asignación de recursos y el apoyo que el circulo de calidad requiera.

 

¿Qué hace que un círculo de calidad pueda fracasar?

 

Algunos detalles que pueden arruinar los propósitos de tus círculos de calidad y que debes analizar cuidadosamente son:

 

  • No capacitar al personal antes de conformar círculos de calidad.

 

Imagina que pides a tus empleados que formen círculos de calidad, no das explicaciones ni tampoco has contextualizado la iniciativa ¿Cómo crees que reaccionen? Sin una previa capacitación y sin el conocimiento suficiente, lo más probable es que el personal sienta dudas y proteste.

 

Comenzar con un círculo de calidad debe ser iniciativa de los empleados, por lo tanto, tu responsabilidad es capacitarlos para que comprendan el por qué y para qué de su existencia. Sólo así puedes asegurar que la operatividad de los círculos sea exitosa.

  • No integrar los círculos de calidad dentro del sistema.

 

Si tus círculos de calidad trabajan separados del sistema de gestión, no pasará mucho tiempo para que sean inactivos y poco eficientes para tu negocio.

 

  • Mentes cerradas y sentimientos de superioridad.

 

Puede ocurrir que algunos miembros del nivel ejecutivo perciban los círculos de calidad como una amenaza para sus ideas y capacidades de liderazgo, situación que pone en riesgo el funcionamiento exitoso de los equipos.

 

La mejor forma de combatir estas mentes cerradas es demostrando que los círculos de calidad son eficaces y que permiten grandes resultados para la gestión, productividad y mejora continua del negocio.

  • Falta de liderazgo.

 

Sin duda, la falta de liderazgo y entusiasmo por parte de los coordinadores de cada área es otra razón que conduce a los círculos de calidad directamente al fracaso.

 

Un líder ineficaz afecta la regularidad de las reuniones, la calidad de las capacitaciones del personal, el logro de los objetivos y la motivación de los demás miembros del equipo.

 

  • Falta de trabajo en equipo

 

Cuando no hay trabajo en equipo, las personas siguen direcciones opuestas y difícilmente se logran los objetivos planificados.

 

Procura que los miembros de tus círculos de calidad participen y hagan sus aportes sin temor y con la seguridad de que serán tomados en cuenta. Así mismo, evita que la alta dirección ejerza dominio e imponga su voluntad dentro de las reuniones del equipo.

Conclusión

 

Como ves, los beneficios de los círculos de calidad son reales y podrás comprobarlo desde las primeras reuniones que desarrolle tu equipo.

 

No olvides que la participación, entrega y sentido de pertenencia de cada miembro con su círculo dependerá del respaldo y representación que perciba del equipo, de modo que, no integres a ninguna persona que carezca de iniciativa y deseos de cooperación.

 

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¡Nos vemos en breve!

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