4 Estrategias de control de riesgos que asegurarán el futuro de tu organización

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Un paso crítico en la implementación del pensamiento basado en riesgos de la ISO 9001, es identificar y adoptar los controles adecuados a cada riesgo partiendo de su gravedad y probabilidad de ocurrencia.

 

Debido al cambio dinámico de los riesgos, la organización debe hacer revisiones y actualizaciones periódicas a los controles, manteniendo, mejorando o eliminando aquellos que lo requieran.

 

Determinar oportunamente los controles permite proteger los intereses, la rentabilidad, solidez, reputación y preferencia del negocio. Además, la organización logra mayor dominio sobre sus procesos operativos, de calidad y mejora continua.

 

En esta oportunidad conocerás 4 estrategias de control que te ayudarán a reducir la severidad y frecuencia de los riesgos que puedan ocurrir en tu organización.

 

Empecemos!

 

Estrategia 1: Aceptar el riesgo

 

Cuando la probabilidad de ocurrencia y el impacto son muy bajos, entonces se puede decir que el riesgo es tolerable y los procesos pueden continuar sin considerarlo.

 

Esta estrategia resulta muy oportuna cuando el costo de control excede las consecuencias de su materialización, en este sentido adoptar otras alternativas no sería rentable para la organización.

 

Aceptar un riesgo no quiere decir que la organización no vaya hacer nada, así no funciona. Cuando eliges esta estrategia de control actúas de forma preventiva, ya que tendrás que supervisar constantemente los cambios en la ocurrencia y peligrosidad del riesgo.

 

Existen dos formas de aceptar un riesgo:

 

Aceptar de forma activa

 

Cuando el riesgo es aceptado de forma activa es conveniente estructurar un plan de contingencia, es decir, un plan B con las principales acciones para afrontar el riesgo en caso de que ocurra.

 

Adelantar este trabajo es clave para controlar la situación en medio del caos, siendo necesario que el personal sea consciente de la existencia del plan de contingencia y pueda acceder a este cuando lo requiera.

 

Plan de contingencia de riesgos

 

Son el conjunto de acciones estratégicas que sólo se llevan a cabo cuando el riesgo ocurre. Algunas de sus características son:

 

  • Se pone en marcha bajo señales de advertencia.

 

  • No requiere del gasto de recursos por adelantado.

 

  • No busca cambiar la probabilidad e impacto del riesgo, se enfoca en mantener el control en caso de que ocurra.

 

  • Es un plan reactivo.

 

Aceptar de forma pasiva

 

Hay riesgos demasiado pequeños para generar cualquier tipo de preocupación, por lo que no se toman medidas ni antes ni después de su ocurrencia, simplemente se supervisan para controlar cualquier cambio.

 

Algunos aspectos a tener en cuenta antes de aceptar los riesgos son:

 

  • Nunca ignorar los riesgos, por el contrario debes definir una periodicidad para revisar aquellos aceptados. El contexto organizacional es cambiante, por lo que el riesgo que hoy es insignificante, mañana puede ser importante. Revisar es la mejor forma de prevenir.

 

  • Se debe documentar todos los riesgos y asegurar que la información esté disponible, de esta forma si el riesgo ocurre el personal sabrá qué hacer para mantener el control.   

 

  • Gestionar los riesgos no significa sólo mantener la información documentada, implica involucrar a todo el personal, capacitarlo y concientizarlo sobre el pensamiento basado en riegos.

 

Estrategia 2: Evitar el riesgo

 

En esta estrategia se implementan las acciones que permitan desaparecer por completo los factores que originan el riesgo cuya probabilidad de ocurrir e impacto negativo son muy altos.

 

Mejorar un proceso, sustituir un equipo viejo, o eliminar un elemento peligroso de un diseño, son ejemplos sencillos de controles para evitar un riesgo. Lo importante es que una vez adoptado el control, el riesgo deje de existir en la organización.

 

Sin embargo, cuando no es posible eliminar el riesgo, ya sea porque la organización no puede permitirse detener un proceso o descartar una actividad, se debe investigar y analizar otras opciones para gestionar los riesgos y controlar sus consecuencias.

 

Estrategia 3: Transferir el riesgo

 

Algunos procesos o actividades pueden representar un riesgo para la organización, y cuando esto ocurre la mejor alternativa es transferirlos a un tercero para que este se haga responsable.

 

Transferir el riesgo consiste en comprometer a otra persona u organización a prevenir, eliminar o asumir el coste financiero y las consecuencias en caso de que el evento negativo ocurra.

 

La forma más aceptada y empleada de transferir un riesgo es a través de contratos o póliza de seguros. De esta manera, con el pago de una determinada cantidad de dinero, que bien se puede hacer mensual o anual, la aseguradora está obligada a reparar a la organización contratante de acuerdo al impacto financiero ocasionado por la ocurrencia del riesgo.

 

No obstante, transferir un riesgo no significa sólo firmar un contrato. Algunos riesgos requieren que la organización implemente acciones de tratamiento y respuesta para lo cual existen alternativas como subcontratar servicios o establecer asociaciones.

 

A través de este tipo de asociaciones compartes los riesgos con socios cuya capacidad financiera permite cubrir las áreas en las que tu organización se encuentra débil, obteniendo beneficios y utilidades para las dos partes.

 

Estrategia 4. Mitigar los riesgos

 

Como se dijo anteriormente, no siempre es posible eliminar el riesgo, o hacerlo cuesta más que los posibles efectos. En este caso, se deben implementar acciones de mitigación.

 

Aunque los riesgos representan consecuencias desfavorables para la organización, algunos permiten crear oportunidades. Lo importante es evaluar las posibles acciones y visualizar en ellas la conveniencia para el negocio.

 

Algunos ejemplos de riesgos que no se pueden eliminar, pero bajo una buena gestión pueden fortalecer el negocio son:

 

  • El robo en una organización es una situación latente, de probabilidad e impacto económico importante. Sin embargo, es difícil de eliminar, por lo que para mitigar su efecto se pueden adoptar acciones como contratar guardias de seguridad e instalar cámaras.

 

  • El lanzamiento de un nuevo producto o servicio, podría incrementar desmedidamente los pedidos, representando un riesgo para el cumplimiento de la organización. Pero bajo una administración adecuada, este riesgo es una oportunidad para aumentar las ventas, la rentabilidad y crecimiento del negocio.

 

Plan de mitigación de riesgos

 

Permite reducir a los límites aceptados por la organización, la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el impacto que pueda causar. Algunas de sus características son:

 

  • Define las acciones de mitigación antes de que ocurra el riesgo.

 

  • Requiere de asignación de recursos por adelantado.

 

  • Se enfoca en los riesgos que están por encima del límite aceptado para reducir su probabilidad e impacto.

 

  • Es un plan proactivo.

 

Ventajas de las estrategias de control de riesgos

 

  • Garantizan el cumplimiento de la misión organizacional: Estas estrategias reducen los efectos negativos de cualquier evento no deseado, permitiendo a la organización fortalecer sus capacidades de afrontamiento y respuesta para proteger sus propósitos misionales estratégicos.

 

  • Fortalecen la competitividad del negocio: Controlar los riesgos permite ganar y mantener la confianza de los clientes, una situación favorable para la rentabilidad y el potencial de la organización en el mercado.

 

  • Refuerzan la toma de decisiones asertivas: La información obtenida de la gestión de riesgos es de gran valor para la alta dirección. Es tomada como evidencia y fundamento en la toma de decisiones estratégicas y oportunas para el negocio.

 

  • Previenen eventos negativos para la organización: Dentro de las estrategias de control se planifican acciones que permiten anticiparse ante situaciones que puedan afectar los resultados esperados del negocio.

 

  • Permiten priorizar: Con estas estrategias la organización puede priorizar las actividades que ameritan mayor atención teniendo en cuenta el nivel de riesgo, frecuencia y necesidad.

 

  • Contribuyen a sensibilizar y empoderar al personal: Fomentan la participación activa del personal, logrando concientizarlo y apropiarlo de sus responsabilidades con la eficacia de la gestión de riesgos.

 

Dificultades asociadas a las estrategias de control de riesgos

 

Algunas de las dificultades que pueden presentarse durante la adopción de las 4 estrategias de control de riesgo son:

 

  • La falta de tiempo: Dentro de una organización cuando todos están en lo suyo, ocupados en sus tareas, es un verdadero reto lograr que se preocupen por prevenir algo que probablemente no pase o si ya pasó el riesgo de repetirse no exista.

 

La creatividad es clave para involucrar dentro de las responsabilidades del personal, las estrategias de control y supervisión de los riesgos. 

 

  • Ausencia de una cultura de mejoramiento: Una gran dificultad para gestionar los riesgos de forma continua y sólida, es que la organización se enfoque en cumplir un requisito más que en mejorar sus procesos.

 

  • Temer a las no conformidades: No recocer que algo está funcionando mal y ocultarlo, es un obstáculo para que las estrategias de control sean eficaces, además esta situación puede acarrear grandes consecuencias negativas para la organización.

 

  • Analizar la causa raíz de forma superficial: Cuando el proceso de análisis de causas se realiza a la ligera, sin un estudio exhaustivo y crítico, se corre el riesgo de evaluar y categorizar los riesgos de forma incorrecta, implementando los controles que no corresponden a la causa.

 

  • Confundir las correcciones con acciones correctivas: Muchas organizaciones se quedan en las correcciones creyendo que actúan como acciones correctivas, esta confusión es un riesgo a la estabilidad y productividad de la organización, y debe ser atendida de forma inmediata.

 

  • Olvidar documentar: Quizá por falta de tiempo o creer que no tiene importancia, se pasa por alto documentar el proceso de gestión y control de riesgos. La organización debe asegurarse que se disponga de mecanismos que faciliten el registro de las acciones correctivas implementadas, los cambios y hallazgos encontrados.

 

  • No estandarizar las mejoras: Cuando las mejoras se hacen pero no se ajustan a un estándar que garantice la continuidad de las acciones para prevenir, eliminar o controlar un riesgo, entonces fracasan las estrategias implementadas.

 

 

Conclusión

 

Con las anteriores estrategias podrás optimizar los procesos, mejorar la vigilancia interna, proteger los intereses organizacionales, la reputación y la confianza de tus clientes.

 

Gestionar los riesgos adecuadamente te garantiza gran parte del éxito de tu organización. Recuerda que el apoyo y la participación de los gerentes, empleados y demás partes interesadas son fundamentales para la eficacia y solidez de las estrategias.

 

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 Nos vemos en breve!

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2 Comentarios

  1. Janette Monica Vega Argandoña

    Buenas tardes mi nombre Janette Vega de Bolivia gracias por compartir los documentos para implementar el sistema de gestión de calidad ya que es de gran ayuda para mi persona ya que las 4 estrategias para el control de riesgos en una organización es elemental.

    Responder
    • Oscar Delgado

      Hola Janette, un gusto saludarte. A ti muchas gracias por tomarte el tiempo de leernos y te enviamos un fuerte abrazo desde Colombia. Saludos!

      Responder

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