Qué son los hallazgos de la auditoria, para qué sirven y cómo gestionarlos en tu organización

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Desde una perspectiva estratégica, los hallazgos de auditoria son parte esencial de la mejora continua. Sin embargo, muchas organizaciones no dejan de verlos como debilidades del sistema que implican más horas de trabajo.  

 

Cuando logras comprender que un hallazgo de auditoria es una oportunidad para proteger tu negocio, te liberas de muchos miedos y empiezas a trabajar en torno a mejores prácticas que garantizan controles y resultados más eficaces.  

En este sentido, si cambias de pensamiento frente a los hallazgos de auditoria, puedes identificar el problema, asumir la responsabilidad y diseñar un plan de acción que involucre y empodere a todo tu personal.

 

Pero, ¿Por dónde empezar? Antes que nada, debes conocer qué son, para que sirven y cómo puedes gestionar los hallazgos de auditoria en tu organización.   

 

¡Empecemos!  

 

Hallazgos de la auditoria

 

¿Qué es un hallazgo de auditoría?

 

Los hallazgos de auditoría son el resultado de un proceso evaluativo. Generalmente, las organizaciones deben desarrollar auditorías internas para determinar el cumplimiento de las mejores prácticas de la industria, los requisitos normativos y sus propias políticas corporativas.

 

En la autoría interna se compara las evidencias de la organización con los criterios normativos aplicables. Los criterios de auditoría son la guía que le permite al auditor evaluar los procesos y procedimientos de la organización, incluidos planes, políticas, registros, manuales, etc.

 

De este proceso puedes obtener resultados conformes que indican que tu organización cumple con los estándares definidos en los criterios de evaluación o resultados no conformes por hallazgos que debes aprovechar para fortalecer y mejorar el sistema.

 

Cada resultado no conforme se justifica en hallazgos que debes analizar muy bien para tomar las medidas correctivas adecuadas.

Como ves, las auditorías internas te ayudan a descubrir fallas en el sistema que puedes mejorar, antes de que un órgano regulador externo lo haga.

 

Sin embargo, para aprovechar esta ventaja es necesario que monitorees los hallazgos identificados, asignes tareas, identifiques áreas de mejora, controles los cambios y comuniques los resultados a las partes interesadas.

 

¿Cómo se clasifican los hallazgos de la auditoría?

 

Los hallazgos de auditoria se clasifican según la gravedad en:

 

  • Hallazgo crítico. Se refiere a las fallas del sistema que tienen efectos radicales sobre la calidad del producto y la validez de los resultados, lo cual puede entorpecer la certificación del sistema de gestión.

 

  • Hallazgo importante. Implica errores en uno o más procesos del sistema que pueden afectar el logro de los objetivos planificados y el cumplimiento de los requisitos.

 

  • Hallazgo moderado. Se relaciona a una falla de un proceso que al no controlarse puede empeorar otros procesos y demorar la certificación del sistema.

 

  • Hallazgo menor. Es aquel que no tiene ningún efecto sobre la calidad del producto o servicio, tampoco sobre los resultados de la certificación.

Según la frecuencia en:

 

  • Hallazgo frecuente. Ocurre con una frecuencia mayor al 20%.

 

  • Hallazgo común. Ocurre con una frecuencia entre 10% y 20%.

 

  • Hallazgo poco frecuente. Ocurre con una frecuencia menor al 10%.

 

  • Hallazgo aislado. Ocurre una sola vez.

 

¿De dónde pueden surgir hallazgos de auditoría?

 

Los hallazgos de la auditoria pueden estar asociados con:

 

  • Incumplimientos de las políticas de la organización.

 

  • Falta de procedimientos operativos documentados.

 

  • Desactualización del manual de procedimientos.

 

  • Ausencia de un programa de capacitación para el personal.

 

  • Procesos ineficientes e ineficaces.

 

  • Duplicidad errónea de roles y responsabilidades de la organización.

 

  • Falta de gestión de los recursos.

 

  • Falta de control de la rotación del personal.

 

  • Documentación insuficiente.

 

¿Para qué sirven los hallazgos de auditoria?

 

Desarrollar procesos evaluativos al sistema de gestión y encontrar hallazgos de auditoria no tiene por qué ser una mala experiencia. Al contrario, si el auditor te comunica un hallazgo, préstale mucha atención porque representan una gran oportunidad para mejorar tu organización.

 

Entre los beneficios que puedes aprovechar de los hallazgos de auditoria están:

 

  • Cumplimiento de los requisitos

 

Ya que las auditorías se desarrollan para controlar y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y de las partes interesadas (personal, clientes, proveedores, alta dirección), los hallazgos de auditoria dejan en evidencia posibles incumplimientos que pueden incurrir en fuertes sanciones, pérdidas y daños en la reputación corporativa.

 

En este sentido, te permiten controlar situaciones y consecuencias nefastas para el negocio.

 

  • Mejoras en el sistema de gestión

 

Una vez la auditoria culmine, el experto encargado te comunicará los principales hallazgos y hará las sugerencias de mejora que permitan un sistema y una organización más eficiente.

 

Los hallazgos de auditoria son clave para identificar oportunidades de mejora para los controles internos, los procesos, las prácticas, la cultura organizacional, etc.

  • Mayor credibilidad y confianza para los clientes

 

Los hallazgos de auditoria reflejan posibles debilidades del sistema, por lo que tu organización puede adoptar las acciones adecuadas para fortalecer y solidificar los procesos operacionales, financieros y comerciales. De esta forma, proporcionas mayor credibilidad y confianza a tus clientes y demás partes interesadas.

 

  • Control de fraudes

 

El fraude puede ocurrir en cualquier organización sin ser detectado y causar graves consecuencias para la reputación, el cumplimiento y la rentabilidad del negocio.

 

Con la ayuda de las auditorías puedes identificar de forma oportuna los riesgos de fraude y abordarlos mediante buenas prácticas o controles de seguridad.

 

  • Mejor toma de decisiones

 

A través de los hallazgos de auditoria logras conocer con exactitud los estados financieros de tu negocio. Esta información te puede ser útil para planificar, elaborar y tomar mejores decisiones para tu negocio.

¿Cómo responder a un hallazgo de auditoría?

 

La respuesta a los hallazgos de auditoria debes hacerla por escrito e integrarla en el plan de acción propuesto para corregir o mejorar el hallazgo. Recuerda adjuntar la información al informe de auditoría.   

 

Responder a los hallazgos de auditoría es fácil, sólo tienes que:

 

  • Responder sin rodeos al hallazgo y sus recomendaciones.

 

  • Suministrar la información sobre las acciones específicas que demuestran el compromiso de la dirección para corregir los hallazgos.

 

  • Formular una respuesta clara y concisa.

 

  • Eliminar toda la información que no haga parte del hallazgo o su plan de acción.

 

  • Asignar los responsables de la implementación.

 

  • Definir un cronograma específico y realista para el proceso de la implementación.

A continuación te presento un ejemplo sobre cómo puedes responder a un hallazgo de auditoria:

 

Hallazgo. La organización no tiene políticas y procedimientos escritos.

 

Recomendación. La organización debe:

 

  • Desarrollar y documentar los procesos importantes.

 

  • Divulgar las políticas y procedimientos entre el personal.

 

  • Mantener la documentación precisa, completa y actualizada.

 

  • Controlar la gestión de los cambios.

 

  • Capacitar al personal nuevo que ingresa a la organización.

 

Respuesta de la alta dirección

 

Nuestra organización está de acuerdo con los hallazgos identificados por el auditor, por lo tanto, se tomarán las siguientes acciones para mejorar la situación:

 

  • Cada líder de área debe documentar las políticas y procedimientos de sus respectivos procesos operativos y comerciales.

 

  • La organización hará un consolidado de estos documentos en un manual de usuario que estará disponible para todo el personal a través de nuestro sitio web.

 

  • El manual del usuario se revisará y mantendrá actualizado.

 

  • El personal estará informado de las revisiones y cambios aplicados.

Ejemplos de hallazgos de auditoria

 

Ejemplo No.1

 

XYZ SAS es una organización de pruebas e inspección de servicios. En el área de análisis de alimentos, tres empleados no portan adecuadamente sus elementos de protección personal (EPP). Por fortuna hasta el momento no han ocurrido accidentes.

 

El procedimiento ABC 001 rev.1 (versión actual) describe de forma clara que todos los empleados del área deben traer sus EPP bien puestos, completos y sin accesorios.

 

Lo anterior puede ser una no conformidad si:

 

  • La alta dirección no suministró todos los EPP.
  • El personal carece de capacitación sobre el uso adecuado de los EPP.
  • El líder de área no cumple con las inspecciones o controles durante las operaciones.

Ejemplo No. 2

 

El gerente de la organización XYZ SAS nota en los informes de auditoría lo siguiente:

 

  • El informe 1 muestra tres acciones correctivas pendientes y vencidas hace 11 meses.
  • El informe 6 muestra 1 acción correctiva pendiente y vencida hace 5 meses.
  • No se evidencian acciones de seguimiento.

 

Este hallazgo es un incumplimiento normativo que indica que las medidas correctivas no se cumplen dentro del tiempo pertinente.  

Ejemplo No. 3

 

XYZ SAS es una organización que fabrica cosméticos. Dentro del área de envío se observa que el producto “Crema antiarrugas 1234” que está listo para ser enviado, carece de la siguiente información:

 

  • Número de lote.
  • Fecha de producción.
  • Fecha de vencimiento.

 

El procedimiento ABC de la organización señala que la anterior información debe estar impresa sobre las cajas de todos los productos cosméticos que se elaboren.

Este hallazgo es una no conformidad dado que existe un procedimiento que exige que la información relacionada con el número de lote, fecha de producción y fecha de vencimiento aparezca en cada producto.

 

Conclusión

 

Los hallazgos de auditoría son una pieza clave para el cumplimiento, la eficacia y el desarrollo empresarial. Ahora que conoces qué son los hallazgos de auditoria y sus beneficios, en adelante presta mucha atención a los resultados de auditoria y aprovecha al máximo las recomendaciones del auditor.

 

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¡Nos vemos en breve!

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