Qué es, para qué sirve y cómo hacer un diagrama de tortuga en tu organización

¿No tienes tiempo para construir los documentos del Sistema de Gestión?

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Piensa en los procesos que existen en tu organización ¿Cuántos son? ¿Cómo funcionan? ¿Se relacionan entre sí? Comprender la interrelación entre los procesos e identificar las brechas en su estructura interna permite que las actividades operativas fluyan de manera efectiva y consistente.

 

Hoy en día tienes a la mano varias herramientas que facilitan la gestión de procesos, entre ellas el diagrama de tortuga.

 

¿Quieres conocer qué es, para qué sirve y cómo puedes elaborar un diagrama de tortuga en tu organización? Te presento una guía rápida con la que podrás aprovechar todos los beneficios de esta herramienta. 

 

 

 

¡Empecemos!

¿Qué es el diagrama de tortuga?

 

Es una herramienta que permite visualizar las características de un proceso. Generalmente, los procesos constan de entradas, salidas, criterios, etc., y un diagrama de tortuga proyecta de forma clara la relación entre estos elementos para mejorar el funcionamiento y la eficacia de las actividades.

 

Aunque no existe una cláusula normativa que exija el uso del diagrama de tortuga, muchas organizaciones deciden hacerlo como estrategia para cumplir los requisitos del Sistema de Gestión.

 

Los diagramas de tortuga pueden sustituir procedimientos documentados largos y complejos, proporcionando una ilustración visual de la funcionalidad y las expectativas de un proceso.

 

¿Para qué sirve el diagrama de tortuga?

 

Puedes incluir un diagrama de tortuga en los procedimientos de tu Sistema de Gestión para obtener una descripción clara y detallada de los principales elementos de un proceso.

 

Además, frente al diseño de un nuevo proceso o a la planificación de cambios importantes, el diagrama de tortuga te permite identificar las entradas, las especificaciones, las instrucciones, los materiales, las herramientas, los responsables y las competencias necesarias para lograr los resultados previstos en cada proceso.

 

Usar esta herramienta en la gestión de procesos ayuda a que el propietario del proceso y el liderazgo de la organización puedan trabajar en equipo para tomar buenas decisiones y mejorar de forma continua el sistema. 

 

¿Cuáles son los beneficios del diagrama de tortuga?

 

Puedes combinar el uso del diagrama de la tortuga con diagramas de flujo, procedimientos operativos estándar o instrucciones de trabajo, asociando la información en un diagrama fácil y sencillo de comprender. Algunos de los beneficios del uso de esta herramienta son:

 

  • Facilita la comprensión de la información

 

Gracias a la practicidad de esta herramienta para proyectar la información puedes usarla en los procesos de capacitación y sensibilización del personal, facilitando la comprensión de sus funciones, responsabilidades y compromisos.

 

  • Apoya las auditorias

 

Con el diagrama de tortuga puedes identificar de forma rápida y sencilla las áreas que requieren mejorar o afianzar sus relaciones con otros procesos. Por lo tanto, es una herramienta de apoyo para planificar y desarrollar auditorias internas y externas. 

 

  • Permite alinear los objetivos estratégicos vinculados a los procesos

 

Usar el diagrama de tortuga te permite sincronizar el desempeño de los procesos a los objetivos de tu organización, así puedes afianzar las políticas, las estrategias corporativas, el plan comercial, entre otros.  

 

  • Facilita la identificación de desperdicios

 

Al graficar en el diagrama de tortuga la interrelación de los procesos, puedes identificar en un vistazo las áreas donde hay desperdicio, de esta manera es posible implementar mejoras para controlar fallas, distracciones y puntos vulnerables.

 

¿En qué procesos puedes usar el diagrama de tortuga?

 

Como lo mencioné antes, el diagrama de tortuga te permite comprender cada proceso y medir su efectividad, por lo tanto, resulta estratégico usarlo en los procesos relacionados con:

 

  • Partes interesadas y contexto organizacional
  • Política de Calidad
  • Gestión de riesgos
  • Competencias del personal
  • Conciencia y cultura organizacional
  • Comunicación corporativa
  • Relación con proveedores externos
  • Trabajos no conformes
  • Acciones correctivas
  • Mejora continua

¿Cuál es la estructura del diagrama de tortuga?

 

El diagrama de tortuga tiene una estructura simplificada de análisis que facilita identificar y mejorar los factores relevantes de un proceso. La forma de esta herramienta se asemeja al cuerpo de una tortuga y cada una de las partes cumple una función:

 

  • Cabeza

 

La cabeza representa las entradas requeridas para obtener las salidas del proceso. Estas las puedes obtener de los requisitos de las normas, los clientes y demás partes interesadas.

 

  • Pierna derecha delantera (Con qué)

Son los recursos utilizados dentro del proceso para obtener resultados, por ejemplo, materiales, infraestructura, maquinaria, equipos, ambiente de trabajo, personal, etc.

 

  • Pierna izquierda delantera (Cómo)

 

Esta zona específica los métodos, instrucciones y procedimientos usados durante el proceso.

 

  • Estomago

 

Esta parte indica el proceso a evaluar, sus elementos y propietarios.

 

  • Pierna derecha trasera (Con quién)

 

Define las competencias que se requieren para operar con éxito las actividades.

 

  • Pierna izquierda trasera (Con qué)

 

Agrupa los objetivos planificados en cada proceso con métricas e indicadores de desempeño que permitan medirlos.

 

  • Cola de tortuga

 

Finalmente, la cola de tortuga describe las salidas, es decir, los resultados, productos o información obtenida a través del proceso. 

 

¿Cómo elaborar un diagrama de tortuga?

 

Paso 1. Establece el proceso

 

Los tipos de procesos pueden ser de soporte, operativos y estratégicos. Entre ellos existen relaciones que debes identificar para definir los pasos consecuentes y precisar las entradas y las salidas.

 

Haz una lista de todas las actividades importantes del proceso, te recomiendo que omitas aquellas que, aunque son necesarias no se relacionan directamente con las entradas y salidas, de esta forma evitas extender el diagrama y afectar su eficacia.  

 

Paso 2. Identifica las entradas

 

Las entradas son todo lo que requiere un proceso para ejecutar las actividades, en otras palabras, son los elementos que ingresan y se transforman en salidas. Dependiendo del tipo de proveedor que puede ser interno o externo, las entradas pueden ser físicas o técnicas. 

 

Paso 3. Identifica las salidas

 

Para identificar las salidas debes considerar los productos tangibles e intangibles proporcionados a los clientes internos y externos de tu organización, que además deben estar relacionados de forma directa con las actividades y las entradas del proceso.

 

Paso 4. Define los recursos necesarios

 

En este paso debes definir lo que necesita el proceso para transformar las entradas en salidas, es decir, aquello que interviene en el desarrollo de las actividades. Por ejemplo:

 

  • Instalaciones
  • Maquinaria
  • Herramientas
  • Insumos
  • Equipos
  • Información

 

También el capital humano hace parte de los recursos. Aquí no necesariamente debes definir el número de empleados, sino indicar las competencias que se requieren para desarrollar las actividades. 

 

 

Asegúrate de plasmar de forma clara esta información, así puedes detectar las necesidades en capacitación del personal y adoptar las medidas correspondientes.

 

Paso 6. Determina los métodos

 

Considera los métodos que se aplican en la organización para desarrollar los procedimientos, las instrucciones, los controles, etc., en especial los métodos que permiten ejecutar las actividades propias del proceso que estás trabajando.

 

Paso 7. Especifica los indicadores

 

Para medir el desempeño debes definir los indicadores de cumplimiento. Estás métricas deben estar relacionadas con el tiempo invertido, las quejas del cliente, la calidad, la satisfacción y otros aspectos que se puedan generar a través el proceso.  

 

Una vez evalúes el desempeño de las actividades debes analizar los resultados para identificar oportunidades de mejora e implementar los controles pertinentes.

 

Paso 8. Identifica los riesgos y oportunidades

 

Una vez identificadas y señaladas las entradas, salidas, recursos e indicadores dentro del diagrama de tortuga, puedes visualizar mejor los riesgos y las oportunidades para implementar acciones que promuevan la mejora continua del proceso.

 

Paso 9. Documenta el diagrama de tortuga

 

Finalmente, recuerda documentar cada diagrama de tortuga siguiendo el procedimiento de gestión documental de tu organización. La revisión, aprobación, actualización y custodia del diagrama debe cumplir con los principios de integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información, sólo así los resultados pueden ser válidos y útiles para el sistema.

 

Diagrama de tortuga ejemplo

 

Ideas para comer en el camino

 

  • El diagrama de tortuga es una herramienta de gestión que te ayuda a definir y gestionar de forma sistemática los procesos de tu organización y sus interrelaciones para lograr los objetivos planificados en la dirección estratégica.

 

  • Las partes del diagrama de tortuga representan el cuerpo de este reptil. La cabeza son las entradas del proceso, las piernas delanteras son los recursos y métodos, el estomago es el proceso a evaluar, las piernas traseras son los objetivos planificados y la cola son las salidas del proceso.

 

  • Para construir tu propio diagrama de tortuga debes: establecer el proceso, identificar las entradas y las salidas, definir los recursos, determinar métodos, especificar los indicadores, identificar los riesgos y documentar, aprobar y comunicar el diagrama de tortuga.

 

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¡Nos vemos en breve!

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