Cómo llevar a cabo una correcta gestión financiera de tu organización

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La gestión financiera es uno de los aspectos más importantes del funcionamiento de cualquier organización. Una buena gestión financiera puede ayudarte a lograr tus objetivos comerciales, como aumentar las ganancias, expandir tus operaciones o lanzar nuevos productos.

 

Aunque se piensa que la gestión financiera es compleja y tarea de los expertos, la verdad es que la puedes hacer tú mismo, pero es necesario conocer algunos conceptos clave como el presupuesto, las inversiones y el control de costos.

 

Sigue leyendo para aprender a llevar el control de la gestión financiera de tu negocio con la ayuda de algunas herramientas y consejos simples.

 

¡Empecemos!

¿Por qué es importante la gestión financiera en una organización?

Imagina que te vas de viaje por carretera. Sabes que necesitas llevar gasolina, comida y tal vez algunos recuerdos. Pero si no planificas con anticipación, podrías terminar sin dinero a mitad de camino. O podrías gastar mucho más de lo presupuestado.

 

La gestión financiera es como planificar un viaje por carretera. Se trata de saber a dónde va el dinero de tu negocio y asegurarte de tener suficiente para cubrir los gastos.

 

Cuando administras bien las finanzas de tu negocio, es menos probable que tengas problemas financieros. Y es más probable que alcances tus metas financieras y comerciales, como expandir tu marca.

¿Qué es el presupuesto en la gestión financiera?

Un presupuesto es un plan financiero que describe los ingresos y gastos de una organización durante un período de tiempo específico. Es una herramienta que te ayuda a realizar un seguimiento de tus gastos, tomar decisiones financieras informadas y alcanzar tus objetivos financieros.

 

Por ejemplo, tu organización podría crear un presupuesto para realizar un seguimiento de sus gastos en marketing, ventas y desarrollo de productos. El presupuesto describiría cuánto dinero planeas gastar en cada una de estas áreas, y también incluiría un fondo de contingencia para gastos inesperados.

 

Puedes crear presupuestos para diferentes períodos de tiempo, como un mes, un trimestre o un año. También para diferentes niveles, como el departamento individual o toda la organización.

 

Algunos ejemplos de presupuestos en el contexto empresarial son:

 

Presupuesto operativo. Hace seguimiento a los gastos diarios de la organización, como salarios, alquiler y servicios públicos.

 

Presupuesto de capital. Hace seguimiento a los gastos de los activos a largo plazo, como edificios, equipos y vehículos.

 

Presupuesto de marketing. Hace seguimiento a los gastos de marketing y publicidad.

 

Presupuesto de ventas.  Hace seguimiento a los ingresos por ventas esperados de la organización.

Beneficios del presupuesto 

👉 Ayuda a controlar tus gastos. Un presupuesto puede ayudarte a ver a dónde va tu dinero e identificar áreas en las que puedes reducir costos.

 

👉 Ayuda a tomar decisiones financieras informadas. Un presupuesto puede ayudarte a ver cuánto dinero tienes disponible para gastar en diferentes cosas, permitiéndote priorizar tus gastos.

 

👉 Ayuda a alcanzar tus metas financieras. Un presupuesto puede ayudarte a realizar un seguimiento de tu progreso hacia tus objetivos financieros, dejándote visualizar el camino ideal para alcanzarlos.

Plantilla de un presupuesto

El siguiente es solo un ejemplo simple de una plantilla de presupuesto comercial. Puedes personalizarlo para que se ajuste a tus necesidades específicas.

 

Por ejemplo, es posible que desees agregar más categorías de ingresos o gastos, o tal vez desglosar tus gastos con más detalle.

 

Nombre de la organización: Organización S.A

 

Período presupuestario: Julio 2023

 

Ingreso

 

✅ Ventas

✅ Comisiones

✅ Regalías

✅ Interés

✅ Otros ingresos

✅ Ingresos totales

 

Gastos

 

👉 Salarios y sueldos

👉 Alquilar

👉 Utilidades

👉 Marketing y publicidad

👉 Suministros

👉 Viajes y entretenimiento

👉 Equipo y software

👉 Otros gastos

 

Gastos totales

 

Ingresos netos

 

Fondo de contingencia

 

Presupuesto total

 

Para crear tu presupuesto comercial es importante que seas:

 

Realista. Cuando estés creando tu presupuesto, se realista acerca de los ingresos y gastos empresariales. No sobreestimes los ingresos ni subestimes los gastos.

 

Específico. Cuando hagas una lista de los gastos, se lo más específico posible. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tus gastos e identificar áreas en las que puedes reducir costos.

 

Flexible. Las cosas cambian, por lo que tu presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en tus ingresos o gastos.

 

Constante. Una vez que hayas creado tu presupuesto, revísalo periódicamente para asegurarte de que sigue siendo exacto. Es posible que debas ajustar tu presupuesto a medida que tu negocio crezca o cambie.

¿Qué son las inversiones en la gestión financiera?

Las inversiones comerciales son el uso de dinero u otros recursos para adquirir activos que se espera que generen ingresos o revalorización con el tiempo.

 

Las inversiones comerciales se pueden realizar en una variedad de activos, incluidos bienes raíces, equipos, propiedad intelectual y acciones.

 

Importancia de las inversiones

 

Las inversiones son importantes porque pueden ayudar a las organizaciones a crecer y tener éxito. Al invertir en activos que generan ingresos o aprecian su valor, los negocios pueden aumentar sus ganancias y flujo de caja, lo que permite expandir sus operaciones, desarrollar nuevos productos o servicios o adquirir otros negocios.

 

Para realizar inversiones asertivas y de buenos resultados es importante que:

 

👉 Hagas una investigación. Antes de realizar cualquier inversión, es importante investigar y comprender el activo en el que estás invirtiendo. Esto incluye comprender el potencial de ingresos o apreciación del activo, así como los riesgos involucrados.

 

👉 Establezcas objetivos claros. Antes de realizar cualquier inversión, es importante establecer objetivos claros de lo que esperas lograr con la inversión. Esto te ayudará a elegir el activo adecuado y a medir el éxito de tu inversión.

 

👉 Diversifique tu cartera. Es importante diversificar tu cartera de inversiones para reducir su riesgo. Esto significa invertir en una variedad de activos, de modo que, si un activo pierde valor, es de esperar que los demás compensen la pérdida.

 

👉 Reequilibres tu cartera con regularidad. A medida que tu negocio crezca y cambie, debes reequilibrar tu cartera de inversiones para asegurarte de que aún satisfaga tus necesidades. Esto significa vender algunos activos y comprar otros, para que tu cartera permanezca diversificada y alineada con tus objetivos.

 

Algunos ejemplos prácticos de inversiones empresariales son:

 

Invertir en bienes raíces.  Podrías invertir en bienes raíces comprando un edificio para usarlo como sede o comprando un terreno para convertirlo en un nuevo espacio comercial.

 

Invertir en equipos. Podrías invertir en equipos comprando nueva maquinaria para mejorar tu proceso de producción o comprando nuevas computadoras para mejorar la eficiencia.

 

Invertir en propiedad intelectual. Podrías invertir en propiedad intelectual comprando una patente para un nuevo producto o comprando los derechos de autor de un libro o una canción.

 

Invertir en acciones. Podrías invertir en acciones comprando acciones de otras organizaciones o creando un fondo mutuo o un fondo cotizado para invertir en una variedad de acciones.

¿Qué es el control de costos en gestión financiera?

El control de costos es el proceso de identificar y reducir los gastos innecesarios en un negocio. Es una parte importante de la gestión financiera, ya que puede ayudarte a mejorar la rentabilidad y el flujo de caja.

 

Hay varias formas de llevar a cabo el control de costos dentro de la gestión financiera. Algunos de los métodos más comunes incluyen:

 

👉 Establecimiento de presupuestos. Como sabes, los presupuestos pueden ayudarte a realizar un seguimiento de tus gastos e identificar áreas en las que puedes reducir costos.

 

👉 Análisis de gastos. Puedes analizar tus gastos para identificar áreas en las que es posible ahorrar dinero. Esto se hace a partir del análisis del costo de los materiales, la mano de obra y los gastos generales.

 

👉 Negociación de mejores condiciones con los proveedores. Puedes negociar mejores condiciones con los proveedores para ahorrar dinero en cosas como suministros y servicios.

 

👉 Reducción de residuos. Puedes reducir los residuos implementando procesos más eficientes y utilizando menos materiales.

 

👉 Aumento de la productividad. Puedes aumentar la productividad capacitando a tus empleados, proporcionando mejores herramientas y creando un entorno de trabajo más eficiente.

 

Beneficios del control de costos

 

El control de costos es importante por varias razones. En primer lugar, puede ayudarte a mejorar la rentabilidad. Al reducir los gastos, puedes aumentar tus ganancias.

 

En segundo lugar, mejora el flujo de efectivo. Al reducir los gastos, se libera efectivo que puedes utilizar para invertir en nuevos productos o servicios, o para pagar deudas.

 

En tercer lugar, optimiza la posición competitiva de una organización. Al reducir los costos, tu negocio será más competitivo en precios y atraer a más clientes.

 

Recuerda que para llevar a cabo el control de costos dentro de la gestión financiera de tu organización es importante:

 

Ser proactivo. No esperes a que los costos se salgan de control para tomar medidas.

 

Ser sistemático. Utiliza un enfoque sistemático para identificar y reducir los costos.

 

Ser creativo. Busca formas innovadoras de ahorrar dinero.

 

Ser persistente. No renuncies al control de costos. Se necesita tiempo y esfuerzo para ver los resultados.

Consejos para una gestión financiera eficiente

👉 Establece metas financieras. ¿Qué quieres lograr con tu negocio? Una vez que conozca tus objetivos, puedes crear un plan para alcanzarlos.

 

👉 Realiza seguimiento de tus gastos. Esto te ayudará a identificar áreas en las que puedes reducir costos.

 

👉 Crea un presupuesto. Un presupuesto te ayudará a mantenerte al día con tus gastos y alcanzar tus metas financieras.

 

👉 Invierte sabiamente. Investiga e invierte en activos que sean apropiados para tu tolerancia al riesgo y tus objetivos financieros.

 

👉 Controla tus costos. Identifica y reduce los gastos innecesarios.

 

👉 Involucra a tus empleados en la gestión financiera. Ellos conocen muy bien las operaciones diarias y pueden ayudarte a identificar áreas en las que se pueden reducir los costos o aumentar la eficiencia.

 

👉 Usa la tecnología a tu favor. Hay varios programas de software de administración financiera disponibles que pueden ayudarte a realizar un seguimiento de tus gastos, administrar tu presupuesto y tomar decisiones financieras informadas.

 

👉 Actualízate en tendencias financieras. El panorama financiero cambia constantemente, por lo que es importante mantenerse informado sobre las últimas tendencias para que puedas tomar decisiones financieras asertivas.

 

👉 No tengas miedo de pedir ayuda. Si no estás seguro de cómo administrar tus finanzas, hay varios recursos disponibles para ayudarte, como asesores financieros, contadores y calculadoras financieras en línea.

Recursos disponibles para la gestión financiera

 

Algunos programas de administración financiera que pueden ser útiles a la hora realizar un seguimiento de tus gastos, administrar tu presupuesto y tomar decisiones financieras informadas para tu negocio son:

 

Mint. Este es un programa gratuito muy popular para el seguimiento de gastos y presupuestos. Ofrece una variedad de herramientas, como el seguimiento de gastos, la creación de presupuestos, la monitorización del crédito y más.

 

Quicken. Es un programa de software de finanzas personales muy completo. Permite hacer un seguimiento de tus gastos y administrar tus inversiones.

 

YNAB. Este software está diseñado para ayudarte a crear un presupuesto y hacer un seguimiento de tus gastos.

 

Personal Capital. Esta es otra gran opción que proporciona una serie de herramientas para seguir tus gastos, tu presupuesto y tus inversiones. Personal Capital también proporciona herramientas para el seguimiento de tu patrimonio neto.

 

Microsoft Money. Aunque no se actualiza con nuevas características, Microsoft Money sigue siendo una opción popular para aquellos que prefieren un software de escritorio para administrar sus finanzas.

Ideas para comer en el camino

La gestión financiera efectiva es fundamental en cualquier negocio por su capacidad para facilitar decisiones estratégicas, prever tendencias futuras, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la credibilidad de la organización.

 

Permite tener una visión clara del rendimiento financiero, lo cual es imprescindible para la expansión, inversión y manejo de deudas, además de mantener la transparencia financiera y cumplir con las obligaciones fiscales.

 

A pesar de que este proceso pueda parecer intimidante, existen numerosas herramientas de gestión financiera que simplifican estas tareas.

 

Programas como los mencionado anteriormente, te ofrecen diversas funciones, desde la presupuestación y seguimiento de gastos hasta la gestión de la nómina e inventario.

 

Gracias a su facilidad de uso y automatización, estas herramientas te permitirán como organización tomar el control de tu situación financiera, liberando tiempo y recursos para enfocarte en las actividades principales del negocio, fomentando así su crecimiento y éxito sostenido.

 

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¡Nos vemos en breve!

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